Archives Portal Europe
in Nederland
Vorig jaar besteedde het Archievenblad voor het eerst aandacht aan het Archives Portal Europe. Op deze
website worden archiefinventarissen uit bijna heel Europa verzameld en doorzoekbaar aangeboden.
Nederlandse archiefinventarissen worden daarbij natuurlijk niet overgeslagen.
'Impuls geven'
Erik Visscher (Schiedam): 'Wij willen
meedoen omdat het Gemeentearchief
Schiedam geen goede mogelijkheid
heeft om toegangen te presenteren en
doorzoekbaar te maken. Verder willen
we door mee te doen ons werk met EAD
een impuls geven. Zo vergroten we onze
kennis. Dat is ook nodig omdat we
meedoen met een Europees project:
'Training the trainers. Dissemination of
knowledge on digitisation'. Het Gemeente-
archief Schiedam organiseert daarvoor
het onderdeel 'toegankelijkheid via
internet', met uiteraard aandacht voor
EAD.' Een vergelijkbaar argument geeft
Caroline de Hart uit Heusden: 'Voor het
Streekarchief zijn met name de zoek
mogelijkheden die het Archievenportaal
biedt van belang. Op de website van het
Streekarchief is het niet mogelijk de
inventarissen integraal te doorzoeken.
Via het Archievenportaal kan dat wel.
Daarnaast speelt uiteraard een rol dat
onze inventarissen op deze manier via
een breder platform vindbaar zijn.'
'Makkelijk in onderhoud'
Behalve functionaliteit die de eigen
website niet biedt, is dus ook een
breder platform van belang. Etienne van
den Hombergh (Zutphen) geeft echter
prioriteit aan zijn eigen website en ziet
portals als 'secundair'. 'Immers, regel
matig worden archiefdiensten - en dus
ook RAZ - gevraagd deel te nemen aan
portals, waarbij best wel veel input
wordt gevraagd. Ik heb daar moeite
mee, want wie onderhoudt dat allemaal?
Wie zorgt ervoor dat op die portal de
meeste actuele inventarissen worden
gepresenteerd? Bij het APE-project zag
ik echter meer en betere kansen. Met de
EAD-uitwisseling zou onderhoud vrij
makkelijk moeten kunnen. Bovendien is
er voor historici in het buitenland best
wel belangstelling voor het oude Zutphen
(Hanzestad!).' En een portaal boort
wellicht een ander publiek aan dan hij
met zijn eigen website probeert te
bereiken: 'Ik vind de gebruikerskant van
APE erg uitgebreid. Als je weet hoe een
archief in elkaar steekt, kun je ontzet
tend gericht zoeken.'
Onderhoud van de informatie zou dus
'vrij makkelijk' moeten kunnen. Maar
hoe werkt dat dan? En is dat zo
makkelijk? Deelnemende archiefdiensten
kunnen hun informatie rechtstreeks naar
het portaal uploaden via een eigen
account voor het online beheerdersinter
face van het portaal, genaamd het
Dashboard. Maar er is ook aanvullend
gereedschap ontwikkeld: de Data
Preparatie Tool (DPT). De DPT kan
worden geïnstalleerd op een willekeu
rige computer en stelt de beheerder in
staat om de informatie vooraf te testen.
Vervolgens kan het daadwerkelijke
uploaden en publiceren van informatie
worden georganiseerd via het Dash
board. De informatie kan daarbij ook
worden verwijderd of verbeterd.
'Eén druk op de knop'
Caroline de Hart (Heusden) gebruikt de
software met veel succes: 'Het Streek
archief had voor deelname aan het
Archieven Portaal Europa reeds alle
inventarissen beschikbaar in EAD-
formaat. Met behulp van het archief
beheersysteem van het Streekarchief is
het namelijk mogelijk om met één druk
op de knop EAD-bestanden te genereren.
Alvorens deze in het Archievenportaal te
kunnen plaatsen, moesten de bestanden
worden omgezet naar het EAD-formaat
van APE. Dit kan met behulp van een
conversieprogramma [de DPT, IZ] dat op
de website van het Archievenportaal
kan worden gedownload. Doordat de
EAD-bestanden van het Streekarchief op
Wim van Dongen van het Nationaal
Archief was technisch coördinator
gedurende de eerste fase van de
ontwikkeling van dit portaal en is nu
'country manager' voor Nederland. Dat
houdt in dat hij archiefdiensten in
Nederland begeleidt om hun archief
inventarissen op dit portaal te publiceren.
Eerder dit jaar verzorgde hij een workshop
voor de eerste archiefinstellingen die
bereid waren gevonden om aan het
portaal bij te dragen. Hierin legde hij de
werking uit van de software waarmee
archiefdiensten zelfstandig in Encoded
Archival Description (EAD) opgeslagen
archiefinventarissen in het portaal
kunnen opnemen. Bij deze introductie
waren medewerkers aanwezig van vier
archiefdiensten: Regionaal Archief
Zutphen, Gemeentearchief Schiedam,
Erfgoed Leiden en omstreken, Streek
archief Langstraat Heusden Altena.
Interesse is er ook bij het Regionaal
Archief Alkmaar. In september zullen zij
een vergelijkbare introductie krijgen en
ook hun inventarissen beschikbaar
stellen. Vanwaar deze interesse?
32 2013 nummer 7
