De pilot
De afgelopen maanden zijn zes archieven
met de QuickScan en het Kwaliteits
handboek aan de slag gegaan. Dat
waren twee kleinere archieven (Streek-
archivariaat De Liemers en Doesburg en
Streekarchief Gemert-Bakel), twee
middelgrote (Regionaal Archief Alkmaar
en Historisch Centrum Leeuwarden) en
twee grote (Stadsarchief Rotterdam en
Tresoar). Uit deze pilot bleek dat de
ervaringen doorgaans positief waren.
Het invullen van de QuickScan stimu
leerde de meeste deelnemers om het
handboek te raadplegen en na te lezen
wat de achtergrond van de vragen was.
Soms gingen medewerkers, bijvoorbeeld
als zij nog niet zo lang in dienst waren,
juist door de QuickScan allerlei docu
menten lezen. Ook werd door de Quick-
Scan vaak helder dat er meer in de
organisatie gebeurde dan individuele
medewerkers zich realiseerden ('Oh,
doen wij dat al?'). Sommigen vonden
dat het gehele team of zelfs de OR (een
deel van) de vragen zou moeten
beantwoorden, om dan de scores te
vergelijken met die van het MT.
De test leverde een grote hoeveelheid
verbeteringssuggesties op, die zoveel
mogelijk zijn verwerkt in de definitieve
Hoe nu verder?
Archieven kunnen zo zelf aan de slag
met het in kaart brengen van de
kwaliteit van de eigen organisatie. In
november zal BRAIN haar leden vragen
de (gemiddelde) scores op de QuickScan
in te vullen in een landelijke database.
Anonimiteit wordt hierbij gegarandeerd.
Zo kan BRAIN ontdekken welke kwaliteits
aspecten binnen de archiefsector als
geheel extra aandacht behoeven.
De landelijke vergelijking wordt zo
opgezet dat afzonderlijke archieven
hun scores kunnen afzetten tegen het
gemiddelde van alle archieven met min
of meer dezelfde kenmerken (klein,
middelgroot of groot). Zo kan men de
eigen scores in perspectief plaatsen en
beslissen aan welke verbeteringen men
de komende jaren gaat werken. Door de
exercitie elke twee jaar te herhalen
kunnen de uitkomsten, zowel landelijk
als voor elk afzonderlijk archief, tevens
in de tijd worden vergeleken. Zo kan
worden beoordeeld of met behulp van
deze nieuwe instrumenten de kwaliteit
van de archiefinstellingen inderdaad
toeneemt.
vertaling naar de archiefsector is vooral
gebruikgemaakt van bestaande normen,
zoals het 'Handvest normering dienst
verlening' van DIVA en de kwaliteitseisen
voor e-depots van het LOPAI.
Om het gebruik van het Kwaliteitshand
boek te stimuleren is de QuickScan
samengesteld, een lijst van zo'n 35
vragen waarmee archieven snel de
belangrijkste kwaliteitsaspecten in kaart
kunnen brengen. De vragen hebben de
vorm van stellingen, waarop met een
vijfpuntschaal kan worden gescoord.
Doordat de QuickScan en het Kwaliteits
handboek digitaal zijn gekoppeld, kan
men bij elke stelling desgewenst kijken
wat de norm in het handboek is. Zo zijn
er stellingen over onderwerpen als
Strategie, Klanttevredenheid, Medewerkers
tevredenheid, Leiderschap en Partner
schap. In een Excel-bestand worden de
scores automatisch in totaalscores per
aspect omgerekend, zodat in één
oogopslag duidelijk wordt welke
aspecten eventueel verbetering
behoeven. Ook de QuickScan is te
downloaden van de site van BRAIN:
www.archiefbrain.nl/QuickScan.
versie van de QuickScan. Zo bleek er
behoefte aan meer uitleg van de gehan
teerde begrippen ('wie worden er
bedoeld met leiding?'). Sommige
archieven vonden het lastig de term
aantoonbaar te interpreteren. Hoe strikt
moet dit worden opgevat? Moet alles
schriftelijk worden gedocumenteerd of
mag er ook 'in de geest van' worden
gehandeld?
De zes archieven constateerden terecht
dat in het Kwaliteitshandboek en de
QuickScan het accent ligt op de dienst
verlening en niet zozeer op het beheer
(die immers al door de KPI's worden
afgedekt). Ook ligt het accent bij kwaliteits
modellen nu eenmaal altijd op het
proces en niet op de inhoud. Een archief
kan bijvoorbeeld zeer tevreden mede
werkers hebben, ook als deze niet
regelmatig een medewerkerstevreden-
B n. rn hei err n i ui n [j
Krdfrijad
heidsonderzoek houdt (een van de
criteria uit het Kwaliteitshandboek).
Of men kan in de praktijk mails dezelfde
dag beantwoorden, maar niet over een
mailregistratiesysteem beschikken waar
mee men kan aantonen dat elke mail
inderdaad binnen 48 uur wordt beant
woord. Zeker voor kleinere archieven
kan dit een probleem vormen. Maar ook
hiervoor geldt dat het niet om 'de letter'
maar om 'de geest' gaat. Zo blijken
medewerkers van sommige kleinere
archieven dagelijks koffie te drinken met
bezoekers, om zo reacties van hun klanten
te inventariseren. Dat is misschien niet
geheel conform de richtlijnen van het
kwaliteitsmodel, maar wel een
uitstekende manier om klantcontacten
te onderhouden en meteen desgewenst
verbeteringen aan te brengen.
Het Kwaliteitshandboek en (een voor
lopige versie van) de QuickScan zijn
tijdens vier regionale bijeenkomsten in
Tiel, Delft, Leeuwarden en Roosendaal
gepresenteerd aan geïnteresseerde
archieven. In september zullen het
Kwaliteitshandboek en de definitieve
QuickScan zowel in een papieren versie
als digitaal naar alle leden van BRAIN
worden gezonden. Archiefinstellingen
die geen lid van BRAIN zijn, kunnen
tegen een vergoeding gebruik maken
van de kwaliteitsinstrumenten.
Peter van der Zant Bureau ART.
nummer 7 2013 31
