Waar staat mijn archief?
BRAIN test instrumenten
kwaliteitszorg
Binnen de archiefsector vormt de kwaliteit van de organisatie een steeds belangrijker aandachtspunt.
De sectie Kwaliteitszorg heeft instrumenten ontwikkeld waarmee elke archiefinstelling de kwaliteit van
de eigen organisatie in kaart kan brengen. Deze instrumenten zijn onlangs door zes archieven in een
pilot getest en op grond daarvan bijgesteld. In september zal elk lid van BRAIN deze instrumenten zowel
digitaal als op papier ontvangen, met het verzoek de kwaliteit van de organisatie te evalueren.
t mijn
Het belang van kwaliteitszorg
De ontwikkelde instrumenten
De sectie Kwaliteitszorg van BRAIN heeft
de afgelopen jaren een aantal instru
menten ontwikkeld. In 2010 werden de
Servicenormen gepubliceerd, in een kort
en overzichtelijk document. Bovendien
kent BRAIN sinds enige tijd de Kwaliteits
monitor, een tweejaarlijks onderzoek
naar het oordeel van individuele klanten
over de producten en diensten van
archieven.
De afgelopen twee jaar is veel tijd
gestoken in de samenstelling van het
Peter van der Zant
'De instrumenten houden je een spiegel voor Je leert kritisch kijken naar je eigen organisatie.
De aandacht voor kwaliteitszorg past bij
de ontwikkeling waarbij overheidsdien
sten steeds meer wordt gevraagd zich te
verantwoorden over de kwaliteit van de
geleverde producten en diensten. Zo zijn
veel gemeentelijke archiefdiensten
reeds vertrouwd met de Kritische Prestatie
Indicatoren (KPI's), waarmee men zich
kan verantwoorden naar de externe
toezichthouder en de burgers. Ook in
andere, enigszins vergelijkbare sectoren
wordt de laatste jaren meer aandacht
aan kwaliteitszorg besteed, zoals bij de
openbare bibliotheken (waar een
certificeringssysteem is ontwikkeld) en
bij de musea (het museumregister).
Bij de instrumenten die BRAIN heeft
ontwikkeld ligt het accent op zelfevaluatie.
Dat betekent dat de instrumenten vooral
bedoeld zijn om binnen de eigen
archiefinstelling een discussie op gang
te brengen over de huidige kwaliteit van
de organisatie en de aspecten die de
komende jaren verdere verbetering
behoeven. Zo vertelde een van de deel
nemers aan de pilot: 'De instrumenten
houden je een spiegel voor. Je leert
kritisch te kijken naar je eigen organisatie.
Je ziet wat sterke en zwakke punten
zijn.' Een andere deelnemer: 'Door de
interne discussies ontdek je waar mogelijk
efficiencyvoordelen zijn te halen.
Daardoor sta je bestuurlijk sterker.'
Kwaliteitshandboek voor de Nederlandse
archieven. Dit handboek is nu definitief
gereed en te downloaden van de site
van BRAIN: www.archiefbrain.nl/
handboek. Het handboek is afgeleid van
een Europees kwaliteitsmodel voor
overheidsdiensten: Common Assessment
Framework (CAF). De normen uit dit
CAF-model zijn vertaald naar de archief
sector. Daarbij is onder andere gekeken
naar de manier waarop openbare
bibliotheken in Nederland het model
hebben toepast op hun sector. Bij de
30 2013 nummer 7
