'Geen plannen om te stoppen'
'Stoppen doen we niet,
want vrijwilligers voegen
iets toe' (Gemeentearchief
Venlo).
lke vrijwilliger een begeleider
'Geen duidelijk omschreven
bel
leid'
plichten zijn vastgesteld. De vrijwilligers
zijn verzekerd via een collectieve vrij-
willigersverzekering van de gemeente
Rotterdam. Een medewerker besteedt
ongeveer 200 uur per jaar aan de
coördinatie van het vrijwilligerswerk.
Intern begeleiden medewerkers van
de betreffende afdeling vrijwilligers
inhoudelijk. Als het vrijwilligerswerk
meer digitaal vormgegeven gaat worden,
zal de begeleiding er ook anders uit
gaan zien. Het werken met communities
zou hierin kunnen voorzien. Sinds een
jaar of vijf worden ook exitgesprekken
gehouden. Dit is belangrijk omdat hier
adviezen aan de organisatie uit kunnen
voortvloeien. De afgelopen jaren is dit
goed bijgehouden. Inmiddels heeft het
Stadsarchief veel ervaring met vrij
willigers en de benadering ervan.
Voor de toekomst zie ik vooralsnog twee
bewegingen. Nieuwe projecten kunnen
beter online gedaan worden, maar toch
zal er voorlopig nog steeds vrijwilligers
werk zijn, bijvoorbeeld voor stagiaires
en mensen in diverse regelingen. Het
Stadsarchief is binnen de gemeente
Rotterdam de organisatie met de meeste
vrijwilligers. De werving van nieuwe
vrijwilligers wordt niet meer actief
gedaan. Oorzaak is vooral het gebrek
aan begeleidingstijd vanwege andere
prioriteiten, inderdaad door bezuini
gingen ingegeven.'
'Ook het Nationaal Archief werkt met
vrijwilligers, zowel binnenshuis als op
afstand', aldus Ruud Yap. 'Vrijwilligers
ondersteunen het Nationaal Archief bij
de ontsluiting van archieven en er zijn
vrijwilligers die assisteren in ons bezoekers
centrum. De hulp van vrijwilligers wordt
gevraagd voor taken die niet onder
betaald werk vallen of kunnen vallen
(anders zou het een soort brood
roof zijn). Om dat mogelijk te maken
voorziet het Nationaal Archief in de nood
zakelijke instrumenten: er wordt voor
gezorgd dat de vrijwilligers in staat zijn
om binnen de muren van het Nationaal
Archief hun bijdragen te leveren of er
wordt gezorgd voor middelen om dat
op afstand te kunnen doen. Er zijn geen
plannen om met vrijwilligers te stoppen.
Verre van dat: er worden nu (zomer
2013) nieuwe gastvrouwen en -heren
geworven in verband met de aanstaande
heropening van het nieuwe publieks-
centrum medio oktober.'
I
Kees de Ridder namens het Zeeuws
Archief: 'We werken met ongeveer
50 vrijwilligers die verdeeld zijn over
een aantal vrijwilligersgroepen. Het
voormalige rijksarchief in Zeeland is in
de jaren negentig begonnen met het
invoeren van gegevens uit de akten van
de burgerlijke stand. Later is een start
gemaakt met andere bronnen en dit
werk, de nadere ontsluiting van bronnen,
vindt nog steeds plaats. Daarnaast zijn
er vrijwilligers actief in groepen die zich
bezighouden met onder meer eenvoudige
behoudswerkzaamheden, het beschrijven
en scannen van beeldmateriaal en
educatieve activiteiten. Wat dit laatste
betreft: sinds ongeveer een jaar hebben
we vier vrijwilligers (allen afkomstig uit
het onderwijs) die in het kader van het
Cultuurmenu Walcheren archieflessen
verzorgen voor basisschoolleerlingen.
Een archiefles bestaat uit een studiezaal
introductie en een bezoek aan onze
depots. Het vrijwilligersbeleid is momen
teel in ontwikkeling. Een aantal jaren
geleden zijn we begonnen om vrijwilligers
op één manier binnen te halen. Dit
gebeurt door middel van een startgesprek
waarbij ik zelf altijd aanwezig ben, zodat
ik weet wat de (mogelijke) kwaliteiten
van de betreffende vrijwilliger zijn en
waar zijn of haar interesses liggen.
Voorafgaand aan dit gesprek heeft hij of
zij al een formulier opgestuurd zodat we
reeds het nodige weten. Op basis hiervan
kijken we in welke groep hij of zij het
beste past. De potentiële begeleider zit
ook bij dit gesprek. Vrijwilligers worden
aangenomen voor de duur van een
project. Tijdens dit project wordt er
gekeken naar zijn of haar kwaliteiten.
Na afloop kijken we of er mogelijkheden
zijn voor een vervolgproject, hetzij in de
huidige hetzij in een andere vrijwilligers-
groep. Ook de wensen van de vrijwilliger
spelen hierbij een rol. Op deze wijze
proberen we kwalitatief goede mensen
aan ons te binden. Elke vrijwilliger heeft
een vaste dagelijkse begeleider die hem
inwerkt en waar hij terecht kan voor
vragen. Verder proberen we vrijwilligers
nog meer aan ons te binden door hen
zoveel mogelijk bij de organisatie te
betrekken. Ook de verdere ontwikkeling
en professionalisering van het vrijwilligers-
beleid heeft op dit moment de nodige
aandacht. Er zijn geen plannen om te
stoppen met onze vrijwilligers. Wel kan
het voorkomen dat we door bijvoorbeeld
drukte of ziekte van begeleiders tijdelijk
geen nieuwe vrijwilligers aannemen.'
Nico Vriend vertelt ons over de stand van
zaken bij het Noord-Hollands Archief:
'Het Noord-Hollands Archief heeft zo'n
120 vrijwilligers. Hiervan ongeveer 100
virtueel, de overige 20 inpandig (fysiek).
Virtueel gaat het vooral om nadere
ontsluiting op genealogisch gebied
(WieWasWie). Fysiek ook veel op dit
gebied, maar daarnaast zijn zo'n zes
vrijwilligers bezig met een notarieel
project en zijn vrijwilligers bezig met
beeldmateriaal (het invoeren van
gegevens vanaf fotokaarten). Grofweg
gaat het in alle gevallen om data-entry.
Er is overigens geen duidelijk omschreven
beleid. Mogelijk wordt dit in de komende
periode uitgewerkt in het meerjaren-
beleidsplan 2013-2016: wat laten we de
vrijwilligers doen, is er geen sprake van
een 'verdringend werk' et cetera. Op dit
moment ondertekenen de fysiek aan
wezige vrijwilligers wel al een contract.
Daarin wordt duidelijk gemaakt dat het
niet gaat om een arbeidscontract. Er
staan afspraken in over de werkzaam
heden, wie de begeleiding doet en wat
de globale tijdsbesteding is. De vrijwilligers
worden ieder jaar uitgenodigd voor een
(drukbezocht) vrijwilligersuitje, en zij
ontvangen een kerstattentie (kerstpak
ketje). Er zijn geen plannen om met
vrijwilligers te stoppen. Met het oog op
de bezuinigingen wordt er in de toekomst
wellicht juist meer gebruikgemaakt van
vrijwilligers. Er zijn namelijk genoeg
werkzaamheden. Wel krijgt het mogelijk
een andere vorm: (nog) meer virtueel
en minder fysiek. Ook qua organisatie
zou dit anders kunnen gaan lopen, kijk
naar constructies als Vele Handen. Dat
roept wel vragen op: wiens vrijwilligers
zijn het dan? Hoe houd je contact met je
community
nummer 7 2013 15
