Steun
Kwaliteit
zaamheden onder de knie moeten hebben.
De werkzaamheden zijn duidelijker
gesplitst in productie (sorteren, scannen),
regie (controle) en beheer.
Voor het toepassen van deze werkwijze is
toestemming verkregen om alle papieren
bescheiden volgens bepaalde richtlijnen
te vervangen door digitale bestanden. Dat
was een proces op zich dat veel inspan
ning heeft gekost. Er is veel denk- en
ontwikkelwerk aan vooraf gegaan,
bijvoorbeeld inzake controle op invoering
van gegevens in de systemen, het af
stemmen van systemen op elkaar, het
terugbrengen van de doorlooptijden, het
inrichten van de ICT, het sluiten van
dienstverleningsovereenkomsten, het
opleiden van mensen et cetera. Daarbij
moest rekening gehouden worden met
de wettelijke normen en 'Rodin' eisen.
Daarnaast moest 'de winkel' gewoon
open blijven. We hebben in dit proces
gebruik gemaakt van de expertise van
archiefinspecteur dhr. H. Huitsing
(Regionaal Archief Rivierenland) en van
dhr. Van Bussel (Van Bussel Document
Services). Beiden hebben op de achter
grond mee gekeken en gefungeerd als
klankbord. In december 2012 hebben we
succesvol de audit doorlopen waarmee de
toestemming tot substitutie thans een feit
is. Ook is - zoals gezegd - een pilot van
een jaar gestart met Karmac, die alle
nabewerkingen en registraties van de te
digitaliseren archiefdocumenten verzorgt.
p°stverwerkmg
De kwaliteit van de registraties is vooruit
gegaan. Het juist koppelen van docu
menten aan (reeds bestaande) zaken
gaat goed en er zijn dus minder mensen
nodig voor de verwerking. De doorloop
tijden zijn korter waardoor je minder
kwetsbaar wordt bij de uitvoering van de
werkzaamheden. Maar ook de kosten zijn
nu inzichtelijker. Door benchmarking
(vergelijking begin- en eindsituatie)
hebben we de kosten van verwerking
inzichtelijk gemaakt. Er zijn nu geen
medewerkers DIV meer die alle werk-
De steun vanuit het management wordt
steeds groter om digitaal en zaaksgewijs
te werken. De noodzaak ervan wordt voor
hen steeds duidelijker. Op deze manier
zijn we nu als het ware van de achterkant
naar de voorkant van het primaire proces
gegaan. We hopen op deze manier het
'zaaksgewijs archiveren' te transformeren
naar 'zaaksgewijs werken'. Voor een
aantal primaire processen gebeurt dit al.
Onze manier van werken is niet onopge
merkt gebleven. De gemeente Tiel is
gevraagd om mee te werken aan een
onderzoek van de Hogeschool van
Amsterdam en vanuit andere gemeenten
worden wij benaderd om uit te leggen
hoe wij het doen.
Gerda Stolk projectleider, gstolk@tiel.nl.
Vieren van het behaalde resultaat.
eigen manier blijven werken; DIV kan de
collega-ambtenaren niet dwingen op een
bepaalde voorgeschreven manier te
werken. Dit kan alleen als het manage
ment daarop stuurt, maar dit is (nog) niet
het geval. Om volledig digitaal te archi
veren is het essentieel dat er volledig
digitaal gewerkt wordt. Bijvoorbeeld het
feit dat er op dit moment nog niet digitaal
ondertekend kan worden, is daarbij een
lastig struikelblok. De transformatie is als
volgt verlopen.
Volgens strakke en vaste procedures zijn
we het sorteer-, scan- en registratieproces
gaan ordenen. Daarnaast zijn er meerdere
controlemomenten ingebouwd, waardoor
de kwaliteit van de registraties met
sprongen vooruit is gegaan. Een deel van
de gelijksoortige werkzaamheden hebben
we uitbesteed aan een extern bedrijf. We
voeren daar één-op-één controle op uit.
De nabewerking (recht zetten, lege
pagina's verwijderen, registreren) gebeurt
in een beveiligde omgeving op een server
die binnen onze organisatie is geplaatst.
Het importeren in ons systeem gebeurt
los van de registraties. Voor de import is
Karmac verantwoordelijk (gedurende een
pilot van een jaar). Zo hebben we bereikt
dat de werkzaamheden beter inzichtelijk
zijn geworden, waardoor ze ook beter te
managen zijn. En dit heeft weer als voor
deel dat het aanvragen van substitutie
makkelijker wordt omdat er volgens vaste
procedures en controles gewerkt wordt.
Het 'loggen' van al deze werkzaamheden
maakt de cirkel rond.
Bij archivering wordt er ook volgens vaste
procedures gewerkt. De hybride situatie
(papier en digitaal) die ontstaan is tijdens
de behandeling van een primair proces,
wordt bij de gemeente Tiel omgezet naar
een digitale situatie. De papieren docu
menten worden gedigitaliseerd en samen
gevoegd met de digitale documenten die
bij de zaak horen. Hiervoor is programma
tuur ontwikkeld die gegevens haalt uit
ons postarchiefsysteem en na verwerking
weer opslaat in het 'beheersysteem'. We
kunnen daardoor veel informatie geauto
matiseerd en gestandaardiseerd ver
werken. De documenten worden aan
reeds bestaande zaken gekoppeld. Bij het
ontbreken van een zaak wordt door het
systeem automatisch een nieuwe zaak
aangemaakt, die vervolgens beperkt
wordt geregistreerd. Na controle van
de documenten worden de (digitale)
reproducties opgeslagen en de papieren
documenten worden volgens vaste
procedures vernietigd.
nummer 6 2013
25
