Substitutie van papieren
documenten door digitale
documenten
in de gemeente Tiel
f
Per 1 januari 2013 is in de gemeente Tiel toestemming verkregen voor de vervanging van papieren
documenten door digitale documenten. Dit betekent dat de papieren documenten na digitalisering
worden vernietigd. Wat betekent dat in de praktijk?
Zaaksgewijs
Gerda Stolk I
De Archiefwet omschrijft vervanging als
de bevoegdheid van de zorgdrager om
archiefbescheiden te vervangen door repro
ducties, waarna de vervangen bescheiden
worden vernietigd. De verplichting voor
gemeenten om bij de provincie een
machtiging voor het vervangen van
archiefbescheiden aan te vragen, is per
1 januari 2013 komen te vervallen.
Gemeenten kunnen nu zelf een besluit
ter vervanging nemen. Burgemeester en
wethouders dragen er in Tiel zorg voor
dat de vervaardiging en bewaring van de
archiefbescheiden op zodanige wijze
geschieden, dat het behoud van deze
bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Uitgangspunt bij het verkrijgen van deze
'toestemming voor vervanging' in Tiel is
dat er zaaksgewijs en volgens vaste
procedures wordt gewerkt. Een zaak
wordt in zijn geheel digitaal afgehandeld.
In de praktijk blijkt dit evenwel niet zo
eenvoudig. De software die dit proces
ondersteunt is vaak 'post- en archiefsoft-
ware' en voor de gebruiker van het werk
proces niet zo gebruikersvriendelijk. Aan
koppelingen met 'workflowsoftware' en
'archiefsoftware' (opslag) kleeft een
behoorlijk kostenaspect. Vaak is dat een
overweging om opslag buiten beschou
wing te laten. Naast deze praktische
bezwaren geldt dat het veranderen van
werkwijze in een organisatie sowieso een
moeizaam proces is. Nadat we boven
staande werkwijze in 2008 vanuit de
afdeling Documentenbeheer hebben
Schema van post- en archiefverwerking volgens substitutienormen.
geprobeerd in te voeren - en de mede
werking van de organisatie lastig bleek -
hebben we besloten onze ondersteuning
op een andere manier te organiseren.
Uitgangspunten zijn dat de organisatie
digitaal documenten wil kunnen inzien,
informatie digitaal wil kunnen verwerken
en qua werkproces het liefst op de eigen
manier wil blijven werken. Deze aspecten
en het feitelijk mislukken van het invoeren
van zaaksgewijs werken, hebben ons
genoodzaakt naar een andere oplossing
te zoeken. Een oplossing waarbij we aan
de wensen van onze 'klanten', in dit geval
de gemeentelijke organisatie, voldoen en
tegelijkertijd ons archief digitaal kunnen
beheren.
Binnen de gemeente Tiel is voor de
volgende werkwijze gekozen. De orga
nisatie levert de documenten aan DIV aan
(dit kan zowel digitaal als in papier). Wij
maken vervolgens automatisch (met een
eigen ontworpen systeem) de koppeling
met reeds geregistreerde documenten en
voegen dit toe aan een reeds bestaande
zaak (of indien nodig maakt DIV een
nieuwe zaak aan). Daarna worden de
documenten gedigitaliseerd en als
definitief en onmuteerbaar document
opgeslagen in een gecontroleerde digitale
omgeving.
We zijn gestart met het transformeren
van de DIV-eenheid naar een informatie
verwerkingseenheid. Deze eenheid
verzorgt het zaaksgewijs archiveren. We
richten ons op het digitaliseren van de
documenten aan de voor- en achterkant
van de primaire processen. De start is op
die plaats waar wij ons als DIV-medewer-
kers het beste thuis voelen: het ontvangen,
registreren en beschikbaar stellen van
inkomende post, het organiseren van het
archief en het archiveren van documenten.
De gemeentelijke organisatie kan op haar
24 2013 nummer 6
