r
In het project draait alles om samenwer
king. Het idee achter een gemeenschap
pelijk e-depot is tweeledig. Door bun
deling van kennis en ervaring kan de
kwaliteit van de dienst voor alle deel
nemers op peil worden gehouden, en
dat uiteraard tegen veel lagere kosten
dan voor 10 of zelfs 25 afzonderlijke
e-depots per gemeente of waterschap.
De manier waarop die gemeenschappe
lijkheid vorm krijgt en welke gevolgen
aan welke keuze verbonden zijn, is een
van de punten die in het project moeten
worden uitgezocht. Er wordt niet op
voorhand voor een bepaalde vorm
gekozen. Is er straks één Overijssels
e-depot - al of niet als tenant van het
Nationaal Archief - of komt er een
netwerk van onderling verbonden
e-depots? Het is immers geen 'Wet van
Meden en Perzen' dat fysiek, intellec
tueel en logistiek beheer op één en
dezelfde locatie moeten plaatsvinden.
Positief is dat diverse gemeenten al
Voor de meeste
gemeenten is dit
onderwerp niet sexy.
Niet sexy?
de lange termijn, zijn meestal uitzonder
lijke omstandigheden als reorganisaties,
verhuizingen, fusies en samenwerking
tussen instellingen. Soms is er sprake
van een persoonlijke drive van mede
werkers of een enkele bestuurder.
Om die reden is gekozen voor een
pragmatische aanpak waarbij van onder
op wordt gestart met opzet en uitvoering
van een paar pilots, met instemming van
een enkele betrokken bestuurder. Via
concrete stappen en gerichte communi
catie daarover en over de resultaten,
hopen we de medewerking en
betrokkenheid te verbreden en
(bestuurlijk) draagvlak voor een
gemeenschappelijke e-depotvoorziening
te vergroten.
Hoopvolle ontwikkeling
hebben aangegeven het initiatief op
prijs te stellen en het HCO als dé aan
gewezen instelling te zien voor het
beheer van een gemeenschappelijke
e-depotvoorziening. We zijn er dan ook
van overtuigd dat goede resultaten ertoe
zullen leiden dat gemeenten zich bij ons
netwerk zullen aansluiten. Een gemeen
schappelijke e-depotvoorziening zal ook
financieel door alle partners worden
gefinancierd.
Uiteraard beperken we de samenwerking
niet tot de provincie Overijssel.
Inmiddels is binnen de 'doorgestarte'
WVI afgesproken dat het Noord-Hollands
Archief, Het Utrechts Archief en het HCO
een werkverband gaan vormen. Ook in
Haarlem en Utrecht zijn namelijk interes
sante pilots met lokale en regionale
overheden gestart. Wat ligt meer voor
de hand dan deze pilots onderling af te
stemmen en elkaars ervaringen te delen
en ervan te leren? Uiteraard zijn ook
andere provincies welkom! We gaan
sowieso ook praten met natuurlijke
bondgenoten als de VNG. Andersom
zullen we de ervaringen in Overijssel
'Het systeem moet zo eenvoudig, doelmatig en
efficiënt mogelijk zijn' (foto part. coll.).
actief delen met anderen, bijvoorbeeld
via een website en seminars.
Waarom vindt het HCO het zo belangrijk
om een actieve rol te spelen bij de
ontwikkeling van een provinciale e-depot-
voorziening? In de eerste plaats is het
van groot belang dat dit initiatief
gedragen wordt door een brede laag
van overheidsorganisaties. Als archief
bewaarplaats van zowel Rijk, provincie
als een aantal gemeenten en water
schappen, kan een regionaal historisch
centrum een spilfunctie vervullen. Als
(toekomstig) beheerder van digitale
archieven is het belangrijk om nu al een
initiërende rol te spelen. Anders wordt
het HCO straks wellicht geconfronteerd
met aanbod van digitale bestanden die
niet aan de eisen van duurzame opslag
en toegankelijkheid voldoen, met alle
moeilijkheden die dat weer oplevert.
Tegelijk kan hierdoor voorkomen
worden dat overheden langs elkaar
heen werken en allemaal hun eigen
e-depot bouwen. Of dat juist nalaten,
omdat zij ervan uitgaan dat ze het wel
geregeld hebben door het document
managementsysteem in de 'cloud' weg
te zetten. Kwaliteitsbewaking speelt dus
eveneens een rol.
De ontwikkeling van een gemeenschap
pelijke e-depotvoorziening vraagt om
een ontwikkelproces waarbij wordt
samengewerkt met de toekomstige
gebruikers, gemeenten en waterschappen.
Zij zullen de diensten niet afnemen als
die niet aan hun behoeften voldoen.
Voor de meeste gemeenten is dit
onderwerp niet sexy, zeker niet in een
tijd dat er flink bezuinigd wordt.
Er heerst, zeker bestuurlijk, nog steeds
geen gevoel van urgentie. Zelfs kleine
rampen, als blijkt dat bepaalde infor
matie niet meer te vinden is, brengen
nauwelijks verandering in deze houding.
'Triggers' om meer aandacht te schenken
aan goed digitaal informatiebeheer op
Het is te hopen dat andere provincies en
overheden het voorbeeld van Overijssel
zullen volgen en ook middelen ter
beschikking stellen voor een e-depot-
voorziening. In een aantal provincies
vinden daarover al oriënterende
gesprekken plaats. Dat is een hoopvolle
ontwikkeling.
Bert de Vries directeur Historisch
Centrum Overijssel.
Vincent Sleebe relatiebeheerder
Historisch Centrum Overijssel.
22 2013 nummer 6
