r
De verwachting is dat
een gemeenschappelijke
aanpak de deelnemers
veel tijd en geld zal
besparen.
Proefopstelling
Naar verwachting lopen we tijdens dit
project tegen de nodige problemen aan.
Zo zijn we benieuwd hoeveel moeite het
straks zal kosten om de data vanuit de
diverse documentmanagementsystemen
naar het e-depot over te hevelen, en
andersom om de informatie vanuit het
e-depot bij de gebruiker te krijgen.
Daarnaast maakt het veel uit waar de
digitale informatie vandaan komt.
Documenten uit een documentmanage
mentsysteem zullen met relatief weinig
moeite naar het e-depot over te hevelen
zijn, mits voorzien van de juiste meta
data. Maar dat geldt niet voor zaak
systemen en complexe databases.
Gelukkig hoeven we niet zelf het wiel
uit te vinden. Daarvoor kunnen we
aansluiten bij NORA (Nederlandse
Overheid Referentie Architectuur) en
de daarop gebaseerde GEMeentelijke
Model Architectuur (GEMMA), waarin
de principes en standaarden van een
digitaal werkende overheid zijn vast
gelegd. De uitdaging is dan wel om te
zorgen dat het e-depot aansluit op deze
referentiearchitectuur. Het door de WVI
vastgelegde handboek werkprocessen
kan daarbij een belangrijke steun
vormen. Voor de metadatering biedt het
door de WVI opgeleverde Toepassings
profiel Lokale Overheden een goede
basis. Maar zoals gezegd, het primaire
doel is om te zien hoe deze principes
in de praktijk werken.
Gemeenschappelijk betekent
samenwerken
een werkende, gemeenschappelijke
e-depotvoorziening waar alle overheden
in principe gebruik van kunnen en willen
maken.
Het doel van de pilots is om van de deel
nemers in kaart te brengen hoe hun
digitale administratie eruit ziet en welk
materiaal met welke eigenschappen
overgedragen zou kunnen worden.
Daarvoor moet een protocol worden
opgesteld waarin vastgelegd is wat een
deelnemer moet weten en doen om aan
te kunnen sluiten bij één of meer
bestaande e-depots. Dit proces en de
verschillen tussen de bestaande e-depots
in Nederland, geven inzicht in wat er
nodig is voor een operationele gemeen
schappelijke e-depotvoorziening in
Overijssel.
Concreet willen we dat het HCO op
1 januari 2015 een proefopstelling van
een e-depotvoorziening (hardware,
software, organisatie) heeft. Daarin
moeten een aantal gemeenten en water
schappen digitaal materiaal hebben
ondergebracht, dusdanig dat de infor
matie ook weer terug te halen is. Op die
manier hopen we inzicht te krijgen in
wat nodig is (in termen van organisatie,
geld, techniek) om de gemeenschappe
lijke e-depotvoorziening door te
ontwikkelen en te beheren. Daarnaast
willen we zo inzicht krijgen in de rand
voorwaarden voor gemeenten en
waterschappen om van deze voorziening
gebruik te kunnen maken. Ook moet er
dan binnen de provincie overeenstem
ming zijn over de vorm van het gemeen
schappelijk e-depot en over de metadata.
Het is op het moment van schrijven nog
niet duidelijk hoeveel pilots er precies
gaan komen. Een aantal gemeenten en
een waterschap hebben belangstelling
om mee te doen, maar een en ander
moet nog bestuurlijk worden verankerd.
De pilots worden zo praktisch mogelijk
ingestoken. Dus geen uitgebreide overleg
structuur en theoretische exercities. Die
Het Historisch Centrum Overijssel, beheerder van de gemeenschappelijke e-depotvoorziening (foto HCO).
zijn er intussen voldoende en daar zullen
we met graagte gebruik van maken.
De nadruk komt te liggen op praktische
problemen en de oplossing daarvan.
De pilots zullen dan ook een hoog gehalte
'trial-and-error' hebben, waarbij hopelijk
het aandeel van de error steeds kleiner
zal worden.
Bij de opzet van het e-depot zijn een
aantal uitgangspunten geformuleerd.
Het systeem moet zo eenvoudig, doel
matig en efficiënt mogelijk zijn, en ook
voldoen aan de ED3-normen. Het moet
geschikt zijn voor zoveel mogelijk
databestanden van grote en kleine
gemeenten, waterschappen en de
provincie zelf. Het moet kunnen worden
opgezet volgens een blokkendoosmodel
dat naar gelang de behoeften en
mogelijkheden verder kan worden
uitgebreid.
Het belangrijkste uitgangspunt is dat
we zoveel mogelijk voortbouwen op
bestaande initiatieven. Denk daarbij
bijvoorbeeld aan de producten van de
WVI, die een uitstekende basis bieden
als het gaat om technologie en architectuur,
organisatorische aspecten, werkprocessen
voor opname, beheer en beschikbaar
stelling en, last but not least, noodzakelijke
metadata.
Verder dient een gemeenschappelijk
e-depot in principe systeemonafhankelijk
te zijn. Dat wil zeggen dat het zo wordt
geconstrueerd dat de gangbare document
managementsystemen, databases en
andere digitale systemen die overheden
gebruiken, hierop kunnen aansluiten.
Tenslotte zijn toegankelijkheid en
beschikbaarstelling wezenlijke voor
waarden. Dat zal in de ontwikkeling van
het Overijsselse e-depot vanaf het begin
worden meegenomen. Overijssel heeft
de ambitie niet slechts een e-depot te
creëren, maar tot een e-archiefvoorzie-
ning (e-archive) te komen waar al vanaf
het begin nadrukkelijk is voorzien in
toegankelijkheid en beschikbaarheid van
het te bewaren materiaal.
nummer 6 2013 21
