E-depot in de provincie
een gemeenschappelijk
iening in Overijssel
Naar
voorziening
De afgelopen jaren is er flinke vooruitgang geboekt op het terrein van het e-depot. De pioniers
Stadsarchief Amsterdam en Stadsarchief Rotterdam hebben al enkele jaren een werkend e-depot,
maar ook in de provincie worden stappen gezet. Overijssel neemt het voortouw.
Meer dan een server
Pilots
Bert de Vries en Vincent Sleebe I
Het Nationaal Archief en de gezamen
lijke Regionaal Historische Centra zijn de
afgelopen jaren in de Werkgroep
Voorbereiding Implementatie E-depot
(WVI) druk bezig geweest om het
geheel van benodigde techniek, orga
nisatie, processen en procedures op een
rijtje te zetten. E-depot is immers meer
dan alleen een server die volgeladen
wordt met digitale bestanden. Het gaat
om het geheel van processen en
procedures, organisatie, ICT en een
bijbehorende organisatie voor beheer en
beschikbaarstelling van digitale
archiefbescheiden voor een duurzame
periode en een breed publiek. Daarnaast
zijn er ook buiten de archiefwereld de
nodige initiatieven, zowel op rijksniveau
(Justitiële Informatiedienst) als op
regionaal en lokaal niveau.
Dat regionale en lokale niveau krijgt in
Overijssel nu een nieuwe stimulans.
De provincie Overijssel heeft onlangs de
aanzet gegeven tot de vorming van een
gemeenschappelijke e-depotvoorzie-
ning. Het Historisch Centrum Overijssel
(HCO) heeft van de provincie 500.000
gekregen om deze ambitie te realiseren.
Het HCO doet dit in het verband van de
Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaam
heid (OCDD), in navolging van de nationale
coalitie (NCDD) en de archiefcoalitie
(ACDD). Een gemeenschappelijke depot
voorziening heeft als doel dat alle over
heden in de provincie gebruik kunnen
maken van de voorziening die het HCO
gaat beheren. De provincie heeft het
E-depot is immers meer dan alleen een server die volgeladen wordt met digitale bestanden' foto part. coll.).
HCO gevraagd om deze voorziening in
te richten. Het HCO streeft ernaar de
gemeenschappelijke e-depotvoorziening
per 1 januari 2015 operationeel te
hebben. Aanleiding voor deze ambitie is
dat een groeiend aantal gemeenten in
Overijssel de doelstelling heeft om op
die datum geheel of grotendeels digitaal
te werken. Langdurige bewaring van
digitale documenten en bestanden
vraagt een forse investering in hard
ware, software en organisatie. De
verwachting is dat een gemeenschap
pelijke aanpak de deelnemers veel tijd
en geld zal besparen, omdat kennis en
ervaring gebundeld kunnen worden.
Het HCO heeft deze opdracht aanvaard
in de wetenschap dat zowel het geld als
de tijd onvoldoende zullen zijn om alle
gemeenten en waterschappen in 2015
geheel op een e-depot te laten
aansluiten. Daarom is besloten om 'klein'
te beginnen met een aantal pilots, zodat
zowel het HCO als de betrokken gemeenten
ervaring kunnen opdoen. Tegelijkertijd
wil het HCO het e-depot ontwikkelen en
inrichten in directe samenwerking met
gemeenten en waterschappen, zodat de
voorziening past bij hun mogelijkheden
en behoeften. Doel van het project is om
als overheden binnen de provincie
samen concrete stappen te zetten naar
20 2013 nummer 6
