Risico's
Drie fases
Informatieberg
Noten
3 Kamerstuk 29 362, nr. 211
4 http://www.rijksoverheid.nl/
documenten-en-publicaties/kamer-
stukken/2012/10/26/kamerbrief-over-
bevriezen-fusie-koninklijke-bibliotheek-
en- nationaal-archief.html
Mark Morgan Trinidad A, Creative Commons.
Erfgoedinspectie en op de bevindingen
uit inspecties bij 23 overheidsorganisa
ties, waaronder agentschappen, een
Hoge College van Staat en een forensisch
psychiatrisch centrum. Belangrijke
thema's in die inspecties zijn beleid, visie,
architectuur, besturing, personeel en
organisatie, toegankelijkheid en selectie
en vernietiging.
De inspecties beperken zich nadrukkelijk
niet tot de documentmanagement
systemen. Eén van de bevindingen uit
het rapport is dat digitale informatie in
bijvoorbeeld bedrijfsapplicaties, in
CAD-systemen, de e-mailomgeving en
het domein van de persoonlijke- en
groepsschijf buiten beeld blijft voor wat
betreft duurzame toegankelijkheid. Dat
heeft ook te maken met het begrip
'archiefbescheiden', het voornaamste
object in de Archiefwet, dat nog altijd
een goede toepassing van de wet in een
digitale omgeving belemmert. Zowel het
gehanteerde begrip als de bijbehorende
definitie zijn in een digitale context niet
goed bruikbaar en bieden veel
interpretatieruimte.
Het gevolg is dat de eisen voor duurzame
toegankelijkheid op een groot deel van
de digitale archiefbescheiden niet
worden toegepast. Andere factoren die
aan de beperkte houdbaarheid van
digitale archiefbescheiden bijdragen, zijn
het gebrek aan specifieke kennis bij de
zorgdrager over duurzame toegankelijk
heid, het niet automatisch meenemen
van de duurzame toegankelijkheidseisen
in de architectuur en bij het ontwikkelen
van applicaties en het ontbreken van
voor alle zorgdragers toepasbare
richtlijnen en instrumenten.
De kans dat digitale informatie hierdoor
verloren raakt is groot, met alle risico's
van dien voor de openbaarheid van
informatie, een goede en rechtmatige
bedrijfsvoering en de verantwoordings
mogelijkheden over het gevoerde beleid.
Ook de collectievorming van toekomstig
archief van cultuurhistorisch belang kan
in het gedrang komen. Paradoxaal
genoeg raakt er niet alleen informatie
ontijdig verloren, maar wordt digitale
informatie ook te lang bewaard. Dit is
vooral risicovol als de digitale informatie
persoonsgegevens en -dossiers of
anderszins vertrouwelijke gegevens
betreft. Denk bij het laatste aan actuele
voorbeelden als de dossiers in de
jeugdzorg, waarbij zorgvuldig bewaard
én vernietigd moet worden.
In Beperkt houdbaar? zijn aanbevelingen
gedaan aan de zorgdragers en aan de
verantwoordelijke ministers van OCW en
BZK. Als reactie op vragen van leden van
de vaste commissie voor Onderwijs,
Cultuur en Wetenschap van de Tweede
Kamer over het rapport antwoordt de
Minister3 van OCW te willen bevorderen
dat bestaande instrumenten, zoals de
Baseline Informatiehuishouding en de
nieuwe selectiemethodiek in de praktijk
worden vertaald en dat daaruit voort
vloeiende eisen daadwerkelijk worden
gerespecteerd en geïmplementeerd.
Voorts wordt een brede verkenning
gestart naar de toekomst van de digitale
informatiehuishouding, zoals aangekon
digd in de brief aan de Tweede Kamer
over het bevriezen van de fusie Konink
lijke Bibliotheek en Nationaal Archief.4 In
deze verkenning wordt de gehele
informatieketen doorgelicht, zowel ten
aanzien van technische voorzieningen als
voor de sturingsrelaties en de archief-
wettelijke verantwoordelijkheden.
De eerste fase van het inspectiepro
gramma is nu afgesloten. In de tweede
fase van het programma ligt de focus van
de Erfgoedinspectie op de bestuursdepar
tementen en de onder de departe
menten ressorterende diensten. Een
actueel en urgent thema nu het
merendeel van de bestuursdeparte
menten digitaal werkt en alle departe
menten uiterlijk in 2015 volledig digitaal
zullen zijn. Na de zomer verschijnt het
tweede rapport, waarin over thema's als
sturing en zorgdragerschap, kwaliteits
systemen en de reikwijdte en gebruiks
vriendelijkheid van de document
managementsystemen zal worden
gerapporteerd. Vooral het laatste thema
is interessant omdat de departementen
de invoering van het documentmanage
mentsysteem zien als sluitstuk van de
digitalisering en de duurzame toeganke
lijkheid voor een belangrijk deel
afhankelijk is van de kwaliteit van de
inrichting van het documentmanage
mentsysteem. In het najaar begint de
Erfgoedinspectie aan deel drie. Er worden
opnieuw overheidsorganisaties op
duurzame digitale toegankelijkheid
geïnspecteerd, met dit keer de nadruk op
de digitale overbrenging.
25 jaar is al bekend welke risico's in een
digitale informatie-omgeving kunnen
ontstaan. Desondanks is duurzame
toegankelijkheid in de digitale omgeving
voor een belangrijk deel nog terra
incognita. Gerichte actie is broodnodig
anders ontstaat er een slecht toeganke
lijke digitale informatieberg die achteraf
bewerkt moet worden en waarvan nu al
bekend is dat er informatie ontbreekt.
De Algemene Rekenkamer publiceerde
in 2010 opnieuw een rapport over de
informatiehuishouding van het Rijk.5
Ze constateerde dat het op orde brengen
van de informatiehuishouding een taai
probleem vormt. Het inspectiepro
gramma van de Erfgoedinspectie is er
mede op gericht om duurzame toeganke
lijkheid blijvend op de agenda's van alle
betrokkenen te krijgen en te houden.
Het rapportBeperkt houdbaar?' is te
vinden op www.erfgoedinspectie.nl
1 Kamerstuk 29 362, nr. 208
2 Archiefbeheer en behoud van het
Rijk. Een rapport van de Algemene
Rekenkamer, Kamerstuk 20 665, nr. 2.
5 http://www.rekenkamer.nl/
Publicaties/Onderzoeksrapporten/
Introducties/2010/02/
Informatiehuishouding_va n_het_Rij k
Nick Chapel senior adviseur
Erfgoedinspectie.
Manja Koomen senior adviseur
Erfgoedinspectie.
32 2013 nummer 5
