Beperkt houdbaar?
Een rapport van de
Erfgoedinspectie
In 2012 is het rapport Beperkt houdbaar? uitgebracht en met de beleidsreactie van de Minister van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschap toegezonden aan de Tweede Kamer.1 Algemene conclusies zijn: met
de digitalisering gaat het goed, digitaal werken is de norm. De andere kant is, daar opent het rapport
mee, dat het digitale geheugen van de centrale overheid nog niet op orde is. Als de bevindingen uit
beide inspectie-onderzoeken naast elkaar worden gelegd, zijn bijna alle bevindingen en conclusies uit
Een dementerende overheid? ook nu nog actueel.
Inspectie
Urgent
Nu zijn de diskette en de magneetband
al uit beeld, maar is de duurzame
toegankelijkheid van digitale informatie
nog onverkort actueel. Het kabinetsvoor
nemen dat uiterlijk in 2017 burgers en
bedrijven digitaal zaken moeten kunnen
doen met de overheid bevestigt nog
eens dat de overheid over niet al te
lange tijd volledig digitaal zal werken.
Deze volledige digitalisering maakt een
oplossing voor het vraagstuk van de
duurzame toegankelijkheid van digitale
informatie urgenter dan ooit, vooral ook
omdat er dan geen papieren 'reserve'
Nick Chapel en Manja Koomen
meer zal zijn.
Voor de Erfgoedinspectie is deze
transformatie naar 'volledig digitaal' wel
aanleiding om een meerjarig inspectie
programma op de duurzame toeganke
lijkheid uit te voeren. Uitgangspunt is dat
toezicht tijdens deze transitieperiode
effectiever is dan achteraf constateren
dat in het digitaliseringsgeweld de
duurzame toegankelijkheid is vergeten.
Doelstelling van het inspectieprogramma
is dan ook om een bijdrage te leveren
aan een duurzaam toegankelijke digitale
rijksoverheid in 2020. Voor alle duidelijk
heid; in de optiek van de Erfgoedinspectie
is duurzame digitale toegankelijkheid
niet alleen van belang voor de blijvend te
bewaren digitale archiefbescheiden,
maar zeker ook voor de op termijn te
vernietigen archiefbescheiden.
In het inspectieprogramma wordt
gekeken naar alle facetten van duurzame
digitale toegankelijkheid, zoals overbren
ging, selectie en vernietiging in een
digitale omgeving, kwaliteitsmanagement
en ketenautomatisering. Begonnen is
met duurzame digitale toegankelijkheid
in brede zin, met als hoofdvraag: is de
situatie de afgelopen tien jaar verbeterd
en zijn er nu voldoende waarborgen voor
John Morris, Creative Commons.
het digitale geheugen van de centrale
overheid? Het antwoord is nee: alle
bevindingen en conclusies uit Een
dementerende overheid?zijn ook nu
nog actueel.
IJkpunt is 2005, het jaar waarin de
Erfgoedinspectie eerder rapporteerde
over de digitale duurzaamheid van
overheidsinformatie. De voornaamste
conclusie uit het rapport Een demente
rende overheid? was toen, dat als er niet
snel maatregelen getroffen zouden
worden, een deel van de overheidsinfor
matie voorgoed verloren zou raken.
De bevindingen in het rapport zijn
gebaseerd op gegevens afkomstig uit de
periodieke online monitor van de
Al 25 jaar geleden zette de Algemene
Rekenkamer de duurzame toegankelijk
heid van digitale overheidsinformatie op
de agenda. In het rapport Archiefbeheer
en behoud van het Rijk2 signaleerde de
Rekenkamer onder andere dat er nog
geen beleid was voor de status, over
dracht en opslag van 'geautomatiseerde
bestanden' en dat geautomatiseerde
bestanden een beperkte levensduur
hebben. De Rekenkamer sprak van
'bescheiden die op magneetband,
diskette en dergelijke worden opge
slagen of zijn opgemaakt'.
nummer 5 2013 31
