Quickscan als plaatsbepaling
Kijken en vergelijken
Noten
Bekijk het op http://vimeo.
com/8116898, wachtwoord brain.
De generieke normen die de basis
vormen van dit handboek, zijn primair
ontleend aan het CAF. Werkt de archief
instelling al met een ander kwaliteits
systeem, zoals het INK-model, dan kan
dat systeem zonder enig probleem
gehandhaafd blijven en gebruikt worden
in plaats van de generieke CAF-normen.
De specifieke normen zijn tweeledig:
1. reeds bestaande normen, ontleend aan
de archiefwetgeving en andersoortige, in
de branche algemeen geaccepteerde
normen zoals ED3 (kwaliteitseisen
e-depot van LOPAI) en het Handvest
normering dienstverlening (2004) van
v/h DIVA, nu BRAIN. Ook relevante
overheidsnormen zoals de Webricht
lijnen en Antwoord@ zijn verwerkt,
voor zover ze op archief-instellingen
van toepassing zijn en nog niet gedekt
worden door andere al in het
handboek verwerkte normen.
2. nieuwe normen, ontwikkeld door
BRAIN in samenspraak met de leden,
gericht op de realisatie van de
Servicenormen.
Om te kunnen bepalen waar een
instelling staat ten opzichte van de
normen in het handboek, is een
zelfevaluatie-instrument ontwikkeld.
Deze Quickscan Kwaliteitshandboek
Archieven is een compacte vragenlijst.
Ook deze lijst is uitvoerig getest door
leden van BRAIN, tijdens de bijeenkomst
'Waar staat mijn archief?' op 4 maart
2013 in Leiden. Naar aanleiding van de
opmerkingen die in deze sessie gemaakt
zijn, is de Quickscan aangepast. Zo is bij
iedere vraag een verwijzing naar de
relevante paragraaf van het handboek
gezet. De komende maanden gaan zes
archiefinstellingen (twee kleine, twee
middelgrote en twee grote) de Quickscan
bij wijze van pilot invullen. Ook daarvan
zullen we te zijner tijd uiteraard verslag
doen. Leerpunten uit de pilot worden
meegenomen in de definitieve versie van
de Quickscan, waarna deze landelijk
beschikbaar komt.
De meerwaarde van de Quickscan ligt
voor een groot deel in het op gang
brengen van de discussie over kwaliteit:
wat is het, waardoor wordt het bepaald,
hoe wordt er in de instelling mee
omgegaan? Daarom wordt aangeraden
de Quickscan gezamenlijk door het MT of
door (een) groepje(s) medewerkers in te
laten vullen. Het invullen kan, inclusief
discussie, in circa twee uur gebeuren.
Iedere instelling krijgt zo een beeld van
de kwaliteit van zijn eigen processen en
producten. De geaggregeerde (geanoni
miseerde) rapportage van de Quickscans
geeft een idee waar de zwakke plekken
zitten in het Nederlandse archiefwezen
en wat we goed doen.
Parallel aan de afronding van de
Quickscan als instrument voor kwaliteits
meting per instelling, werkt de sectie
Kwaliteit van BRAIN het komende jaar
aan het ontwikkelen van een Benchmark
voor archieven. Benchmarking is
'systematisch onderzoek naar de
prestaties en de onderliggende processen
en methoden van een of meer leidende
referentie-organisaties op een bepaald
gebied en de vergelijking van de eigen
prestaties en werkmethoden met deze
"best practice", met het doel om de eigen
prestaties te plaatsen en te verbeteren'.2
Iedere instelling krijgt met enige
regelmaat te maken met benchmark-
achtige onderzoeken die meestal zijn
bedoeld om bezuinigingen te legiti
meren. Archieven moeten dan altijd op
andermans cijfers reageren en dat is
nooit een sterke positie. De wens om een
eigen benchmark op te zetten bestaat al
sinds het CBS stopte met het verzamelen
van kerngegevens van archiefinstel
lingen. Het blijkt echter makkelijker
gezegd dan gedaan om archieven in
cijfers te vangen. De uiteenlopende
posities van archieven maken vergelijken
lastig. Dat geldt met name voor overheids
archieven, die soms zo nauw verweven
zijn met de overheidsorganisatie
waarvan zij deel uitmaken dat specifieke
kengetallen over de archiefinstellingen
nauwelijks vast te stellen zijn.
De sectie Kwaliteitszorg gaat de
uitdaging niettemin aan. Een eerste
voorstel voor deze benchmark zal zoals
gewoonlijk eerst uitvoerig getoetst
worden bij de leden van BRAIN voordat
hij in gebruik wordt genomen.
Meer weten? BRAIN organiseert begin juli
en eind augustus vier regionale bijeenkom
sten voor archiefinstellingen verspreid door
het land. In deze bijeenkomsten wordt
meer uitleg gegeven over de instrumenten
voor kwaliteitszorg die BRAIN voor u heeft
ontwikkeld. De bijeenkomsten staan
gepland op 8 juli in Tiel, 11 juli in Delft, 22
augustus in Roosendaal en 26 augustus in
Leeuwarden. Alle archiefinstellingen
krijgen een uitnodiging voor de bijeen
komst in hun regio. De instrumenten
bekijken? Op www.archiefbrain.nlhoudt de
sectie Kwaliteitszorg je op de hoogte van
alle ontwikkelingen.
1 Het gefilmde verslag van deze
gesprekken is verplichte kost voor elke
dienstverlener in de archiefbranche.
2 Camp, R.C. (1989), Benchmarking:
the search for industry best practices that
lead to superior performance (Milwaukee,
Wisconsin: Quality press for the American
society for quality control).
Ariela Netiv voorzitter sectie Kwaliteit
BRAIN.
6. Citizen/
Customer-oriented
Results
7. People Results
8. Social
Responsibility
Results
2. Stategy
Planning
3. People
4. Partnerships
Resources
9. Key Performance
Results
5. Processes
1. Leadership
ENABLERS
INNOVATION AND LEARNING
The CAF Model
RESULTS
Het CAF-model vormt de basis van het Kwaliteitshandboek voor de Nederlandse archieven (uit: 'The
Common Assessment Framework, Improving Public Organisations through Self-Assessment', 2013).
nummer 5 2013 23
