Meten is weten
BRAIN zet volgende
stap in kwaliteitszo
archiefinstellingen
Eind 2012 rondde BRAIN na jaren van voorbereiden, consulteren en fijn slijpen, het Kwaliteitshandboek
voor de Nederlandse archieven af. De generieke en specifieke normen uit dit handboek vormen een
belangrijke richtlijn voor archiefinstellingen in hun continue streven naar kwaliteit en professionaliteit.
Van voor- naar achterkant
Sinds 2000 wordt tweejaarlijks de
kwaliteit van de dienstverlening gemeten
door middel van de Kwaliteitsmonitor
Dienstverlening Archieven. Deze door
DIVA ontwikkelde monitor is door BRAIN
na 2007 meermalen aangepast aan de
veranderingen in de branche. Met name
de snel voortschrijdende digitalisering
van de publieksbenadering en de
Door en voor de branche
BRAIN hebben zich vervolgens kunnen
uitspreken over dit concept. Een
veelgehoorde opmerking was, dat het
Kwaliteitshandboek teveel van het goede
zou kunnen worden. Veel overheden, en
ook de daarbij behorende archiefinstel
lingen, werken immers al met een
generiek kwaliteitssysteem. Men vreesde
voor dubbel werk en voor conflicterende
modellen. Daarop is besloten de
aansluiting van het handboek op
generieke kwaliteitszorgmodellen zoals
het INK-kwaliteitsmodel te verbeteren.
Tijdens dit proces is tevens gekeken naar
andere kwaliteitsmodellen, zoals het
EFQM-model van de European Foundation
for Quality Management en het Common
Assessment Framework (CAF) voor
overheden en de publieke sector van de
Europese Unie.
Kwaliteitshandboek
Ariela Netiv I
Kwaliteitszorg is een belangrijk speerpunt
van BRAIN. De vereniging wil de
zelfregulering en professionalisering van
instellingen in de branche bevorderen en
ondersteunen. Aanpalende sectoren zoals
de openbare bibliotheken en de musea
gingen de archieven op dit gebied voor.
De Vereniging van Openbare Bibliotheken
werkt met een certificeringssysteem en
de musea kennen het Museumregister.
Zo ver is het in de archiefbranche nog
niet. De afgelopen jaren is, voortbou
wend op de activiteiten binnen DIVA, een
begin gemaakt met het opstellen en
invoeren van instrumenten die de
kwaliteitszorg ondersteunen. De
komende jaren staan in het teken van
het doorontwikkelen en uitbouwen van
het instrumentarium, wellicht als opmaat
naar de certificering van instellingen. Met
de versterking van de kwaliteit en
professionaliteit van het Nederlandse
archiefwezen dienen we een publiek
belang.
dienstverlening vroegen om aanpassing
van het instrument.
In 2009 onderzocht BRAIN met behulp
van focusgroepen wat de klanten nu echt
belangrijk vinden.1 De resultaten werden
verwerkt in een nieuw vereenvoudigd
Handvest Dienstverlening Archieven: de
Servicenormen, waarin omschreven staat
wat iedere (digitale) bezoeker van een
Nederlandse archiefinstelling mag
verwachten. Om de Servicenormen waar
te maken is er achter de schermen in de
archiefinstellingen echter nog veel te
doen. Het Kwaliteitshandboek voor
Nederlandse archieven is opgesteld om
instellingen te helpen gestructureerd en
structureel te werken aan de optimali
sering van de kwaliteit.
Tijdens een studiedag in december 2010
gaven archiefmedewerkers in een open
space bijeenkomst input over wat er
allemaal georganiseerd en gerealiseerd
moet zijn om de Servicenormen te halen.
In de sectie Kwaliteitszorg, onder
voorzitterschap van Martin Jochems, zijn
deze resultaten besproken. Een werk
groep heeft vervolgens een eerste
conceptversie van een normenset met
een toelichting opgesteld. Daarbij is ook
gekeken naar de normen die het
bibliotheekwezen zichzelf heeft
opgelegd.
De leden van de sectie Kwaliteit van
Het eindresultaat is het Kwaliteitshand
boek voor de Nederlandse archieven.
Het handboek bevat normen op negen
terreinen die samen het volledige
functioneren van een instelling dekken:
leiderschap, strategie en planning,
management van medewerkers,
partnerschappen en middelen, manage
ment van processen, tevredenheid van
klanten en partners, tevredenheid van
medewerkers, waardering door de
samenleving, en sleutelactiviteiten en
speerpunten.
22 2013 nummer 5
