r
Openbaarheid versus privacy
Wordt informatie
professional de
gemeenschappelijke
noemer voor
archivarissen, records
managers, inspecteurs,
bibliothecarissen?
Positionering: zelfstandig of
ingebed?
Overheden willen een kleiner en
slagvaardiger apparaat, een regie
organisatie waarop de burger een
beroep kan doen. Bedrijfsvoering wordt
gecentraliseerd (shared services),
onderdelen van de gemeente (of het
Rijk) worden geclusterd, mede in het
licht van de noodzaak tot bezuinigen.
Het Stadsarchief Rotterdam bijvoorbeeld,
is sinds 1 juli 2012 - na 155 jaar - geen
zelfstandige dienst meer, maar vormt
met Publiekszaken en de Belasting
dienst het cluster Dienstverlening. Van
elk onderdeel wordt in Rotterdam
bekeken wat het concern eraan heeft.
Mede omdat het Stadsarchief al geruime
tijd bezig is met de ontwikkeling van het
e-depot, krijgt het een belangrijke rol in
de organisatie van de informatiehuis
houding van de gemeente. Een te grote
'erfgoedpet' had wellicht geleid tot
verzelfstandiging met bijvoorbeeld de
Bibliotheek of Museum Rotterdam. Het
Stadsarchief is en blijft betrokken bij het
'verhaal van de stad' en werkt nauw
samen met erfgoedpartners in de stad,
maar qua formatie ligt de nadruk sterk
op informatiebeheer en -behoud.
RHC's staan door de bank genomen op
ruimere afstand van de informatiehuis
houding en hebben zich meer en meer
begeven op erfgoedterrein. Het
Nationaal Archief, of nauwkeuriger
gezegd de Rijksarchiefdienst, heeft juist
intensieve bemoeienis met de informatie
huishouding van het Rijk. Zo zie je
binnen het openbare archiefwezen
instellingen met verschillende petten.
Het bestel raakt versnipperd. Twee
ankers hebben we evenwel gemeen
schappelijk: het beroep (de opleiding,
diploma, beroepscode) en de wet.
Buiten het veld van het openbare
archiefwezen zijn er natuurlijk ook krachten
werkzaam, zowel wat betreft informatie
beheer als wat betreft erfgoed. Denk aan
het bibliotheekwezen, maar ook aan
hogescholen, universiteiten, categoriale
instellingen en particuliere bedrijven.
Hoe bepalen deze ontwikkelingen
de toekomst van de archivaris?
'De wens of opdracht om een breder publiek te
bereiken en de vorming van RHC's hebben een
sterke impuls gegeven aan de profilering van
archiefinstellingen als erfgoedinstellingen.
toegevoegde waarden ziet voor
ontsluiting, verrijking en nader toegan
kelijk maken van informatie, heb je het
dan alleen over burgers of kun je ook je
collega-ambtenaren beschouwen en
gebruiken als 'crowd'? Op intranet,
afgesloten voor de buitenwereld, zet je
een onvolledig digitaal dossier met het
verzoek aan betrokken collega's om de
zaak te verrijken, hetzij met ontbre
kende stukken, hetzij met toevoegingen
uit het geheugen? Je moet wel duiden
wat latere toevoegingen zijn en
afkomstig van wie.
Wat fysiek betreft: we hebben slechts
een fractie van onze bronnen gedigitali
seerd en de burger heeft recht op
inzage. Onze studiezalen blijven open,
maar je kunt bezoek wel enigszins
kanaliseren door, naast gewone
dienstverlening, service op afspraak te
bieden voor mensen die behoefte
hebben aan wat diepere dienstverlening
door een deskundige. Wellicht maatwerk
tegen betaling, want we worden mede
onder druk van de bezuinigingen ook
gedwongen om na te denken over
cultureel ondernemerschap. Laten we
ons betalen voor onze diensten of doen
we zoveel mogelijk gratis? De burger
betaalt immers al belastingen? Inzage is
in elk geval gratis, reproducties kosten
geld, maar wel tegen kostendekkende
tarieven (zonder winstoogmerk).
Vervroegde overbrenging, verkorting
van de omloopsnelheid van de
informatiestromen, moet wel een
gunstige invloed hebben op actieve
openbaarmaking. De overheid wordt
transparanter of niet? Affaires als
'WikiLeaks' doen ook of juist overheden
beseffen dat archivering een serieuze
zaak is. Niemand wil dat alle beleids
overwegingen, rijp en groen, of alle
persoonlijke kwalificaties (ambassadeur
x is een onbenul) meteen op straat
komen te liggen.
Bij particulieren is eveneens een
kentering gaande. Facebook is leuk,
maar wie gaat er eigenlijk over jouw
persoonlijke informatie en hoe verwijder
je ongewenste informatie? In Europa is
verscherpte privacy wetgeving op komst
die nadelig kan uitpakken (minder
beschikbaar stellen, zelfs vernietigen
van bestanden) voor het archiefwezen.
Je kunt ook zeggen dat hier een
uitdaging ligt voor de archivaris: hoeder
van betrouwbare informatie, in staat om
gegevens indien nodig (tijdelijk) af te
schermen. Tot voor kort riepen we
enthousiast: 'We hebben informatie over
uw huis, uw straat, uw buurt, uw
familie.' Dat begint sommige mensen te
benauwen. Wat hebben we dan?
Waarom bewaren we die informatie?
Kan iedereen daarbij?
Deze problematiek raakt ook het
acquisitiebeleid. Om de bezoeker in
staat te stellen zich een beeld te vormen
van de samenleving in een bepaalde
periode, bewaren we niet alleen
overheidsarchieven maar ook particu
liere archieven. Als we door digitalise
ring gedwongen worden om de regie te
voeren over de inrichting van de
informatiehuishouding van de overheid,
hoe doen we dat dan bij particuliere
instellingen of personen? Bieden we de
Kamer van Koophandel software/tools
voor de zorgvuldige digitale archivering
van bedrijfsadministraties? Begeven we
ons op platforms (sociale media) voor
acquisitie/archivering van persoons
bestanden, foto's en dergelijke, of geeft
dat de burger een ongewenst Big
Brother-gevoel?
Een papieren correspondentie met
interessante inhoud kan na pakweg 75
jaar op zolder worden gevonden en
alsnog worden overgedragen aan een
archiefinstelling ('mijn opa was me er
een'). Hoe verwerf je iemand zijn
e-mails? Gaat privacy een belemmering
vormen voor acquisitie, zoals auteurs-
rechten in toenemende mate een
belemmering vormen voor
beschikbaarstelling?
Van 'papier hier' tot 'archiefvorming doe
je zo', van passief naar actief, dat wordt
14 2013 nummer 5
