bevoegdheden
gemeenteraad
vaststellen
burgemeester college
dagelijks
ïerneert^flKrieeft
opdrachten
it^iervienteri schepenen
Modelverordeningen
Vrijwel alle verordeningen zijn
gebaseerd op de modelverordeningen
van het LOPAI, waarvan de eerste versie
in 1996 verscheen.8 Met het overnemen
van een model is niets mis maar het
Gemeentearchivaris
Verslaglegging
Naamgeving
"If-: *f!ppi IfiffllfPHI
Via het college brengt de archivaris verslag uit
aan de gemeenteraad. De frequentie daarvan
verschilt sterk: van twee keer per jaar tot één
maal per vijfjaar.
gericht op de nog niet overgebrachte
archiefbescheiden. Dat raakt dus de
interne bedrijfsvoering. Daarmee lijkt
mij de aard van deze bevoegdheid, als
het gaat om de verordening, zich te
verzetten tegen overdracht aan een
gemeenschappelijke regeling.
Sommige gemeenten die geen
gemeentearchivaris hebben benoemd,
hebben een toezichtsparagraaf. Ze
benoemen dan de gemeentesecretaris
als toezichthouder. Juridisch kan dat wel
maar om nu toezicht te houden op je
eigen werk maakt het tot een loze
paragraaf. Deze kan dus mijns inzien
dus zonder meer worden geschrapt.
Al sinds de eerste Archiefwet (1918)
wordt gebruik gemaakt van een
zogenaamde modelverordening. Dit
biedt gemeenten een leidraad om de
verordening naar eigen behoefte in te
richten. Het model voor de Archiefwet
1918 kwam van de KVAN, het model
voor de Archiefwet 1962 was samen
gesteld door de VNG7 en tenslotte is er
voor de nieuwste Archiefwet een
modelverordening opgesteld door het
LOPAI, welk model in de afgelopen jaren
enkele malen is gewijzigd.
De oudste nog geldende verordening is
die van de gemeente Leeuwarderadeel
die op 27 februari 1969 is vastgesteld. Er
zijn vier verordeningen die nog geba
seerd zijn op de Archiefwet 1962. De
oudste verordening gebaseerd op de
Archiefwet 1995 is die van de gemeente
Papendrecht die op 30 mei 1996 is
vastgesteld.
verdient wel aanbeveling ze naar
behoefte aan te passen. Zo is in 41
archiefverordeningen letterlijk de
keuzemogelijkheid in de regelmaat van
de verslaglegging van het college aan
de gemeenteraad overgenomen, dus
'één (twee) jaar'.
De aanpassing van de Archiefwet op 8
maart 2006 aan de dualisering van het
gemeentebestuur maakte het ook
noodzakelijk de gemeentelijke archief
verordeningen aan te passen. Dat wil
overigens niet zeggen dat de veror
deningen die na die datum zijn aan
genomen al zuiver duaal zijn. In 2012
zijn maar liefst 27 nieuwe verorde
ningen vastgesteld. Aanleiding is veelal
de Wet revitalisering toezicht. Goede
ontwikkeling is dat daarin wel de
jaarlijkse verslaglegging is opgenomen.
299 gemeenten (72%) hebben een
gemeentearchivaris aangesteld. Dat
betekent dat 116 (28%) gemeenten
dat nog niet hebben gedaan. Deze
gemeenten bevinden zich overwegend
in de provincies Friesland, Groningen,
Drenthe en Overijssel. Van de 87
gemeenten in deze provincies hebben
er slechts 10 een gemeentearchivaris
benoemd. Inmiddels is bijna 82% van
de Nederlanders voorzien van een
gemeentearchivaris. Emmen is de enige
100.000+ gemeente zonder archivaris.
Enkele gemeenten hebben, hoewel ze
officieel geen archivaris hebben benoemd,
het beheer van het overgebrachte archief
met een dienstverleningsovereenkomst
(DVO) ondergebracht bij een instelling
met een archivaris, maar hebben deze
archivaris formeel - een besluit van het
college - niet tot hun gemeente
archivaris benoemd. Zo heeft de
gemeente Boxtel in haar verordening
(2008) niet in een gemeentearchivaris
voorzien. Echter, in de inmiddels afge
sloten DVO (een privaatrechtelijke
overeenkomst) met het BHIC is vast
gelegd dat hun archivaris optreedt als
gemeentearchivaris van Boxtel. Dit is
niet voldoende en betekent dat er ten
aanzien van bevoegdheden9 nog een en
ander in mandaat door de gemeente
secretaris geregeld moet worden.
Een belangrijk instrument voor de
uitoefening van de controletaak van de
gemeenteraad is de informatieplicht die
het college jegens hen heeft. In de
modelverordening is die dan ook
opgenomen. Dat gaat in een twee
trapsraket. De archivaris levert een
verslag over het beheer en het toezicht,
dat als basis dient voor het verslag van
het college. Dit verslag bevat dus meer
dan er van de overgebrachte archief
bescheiden valt te vertellen. Ook dient
er verslag te worden uitgebracht over
het beheer van de het nog niet over
gebrachte archief. Maar liefst 37
gemeenten (9%) hebben het advies
over de verslaglegging uit de model
verordening niet overgenomen. Door 41
gemeenten (10%) is het advies letterlijk
overgenomen dus is er geen keuze
tussen één of twee jaar gemaakt. Het
college van 182 gemeenten (44%) doet
eens in de twee jaar verslag aan de
gemeenteraad over het archiefbeheer
en bij 132 gemeenten (32%) is het de
bedoeling dat elk jaar een verslag wordt
uitgebracht. Er komen ook heel
wonderlijke varianten voor, zoals één
maal per vijf jaar (twee gemeenten).
In de gemeente Lelystad brengt niet de
gemeentearchivaris verslag uit, maar
het bestuur van Nieuwland Erfgoed
centrum. Volgens mijn oordeel is dit in
strijd met de Archiefwet aangezien
beheer en toezicht zijn neergelegd bij
de gemeentearchivaris en niet bij het
bestuur van de gemeenschappelijke
regeling. In negen gemeenten (rondom
Eindhoven) is het college niets meer dan
een doorgeefluik van het verslag van de
archivaris dat in het kader van het
toezicht is opgemaakt.
Of er nu feitelijk in de praktijk ook wordt
voldaan aan deze informatieplicht is
maar zeer de vraag. Van slechts enkele
gemeenten10 heb ik op internet ver
slagen kunnen ontdekken. Bij het
nieuwe generieke toezicht dat de
provincie op gemeenten gaat doen, zal
het verslag een belangrijk instrument
worden om inzicht te krijgen of het
archiefbeheer bij gemeenten op orde is.
Het beestje moet ook een naam
hebben, een verwijstitel zeg maar. In de
modelverordening wordt deze in het
laatste artikel meegegeven. Er blijkt
allerminst eenduidigheid. De ene
gemeente noemt hem strak 'Archief
verordening [naam gemeente] [jaar]',
de ander noemt hem 'Archiefveror
dening (van de) gemeente [naam
14 2013 nummer 2
