\informeren
\debatteren
y^besluit!
regels herindeling. Per 1 januari 2014
moet deze nieuwe gemeente zelf iets
doen. Dat kan zijn één regeling van
kracht laten worden voor het gehele
gebied, of het vaststellen van een
nieuwe verordening. Aangezien de
archiefverordening met name interne
werking heeft, is het lastig om met vier
verordeningen te werken. Het was
daarom beter geweest een en ander te
regelen in de wet waarin deze her
indeling is vastgesteld.1
Belang
Openbaarheid
Bevoegdheid tot vaststelling
Toezicht
299 gemeenten (72%) hebben een
gemeentearchivaris aangesteld. 116 (28%)
gemeenten hebben dat (nog) niet gedaan.
Een archiefverordening is van belang. In
een gedualiseerd gemeentebestuur
heeft de gemeenteraad, naast haar
volksvertegenwoordigende taak, een
kaderstellende en controlerende taak. In
de archiefverordening geeft de gemeente
raad dus de kaders aan het college mee
voor de uitvoering van zijn wettelijke
taak, de zorg voor de gemeentelijke
archiefbescheiden (art. 30 lid 1 Aw).
Daarnaast geeft ze aan binnen welke
kaders ze de controlerende taak door de
gemeentearchivaris wil laten vervullen
(art. 32 lid 2 Aw). Op welke wijze uit
voering wordt gegeven aan deze taken
is een vervolgvraag. Een archief
verordening is geen eindpunt maar juist
een beginpunt voor de gemeenteraad
om zijn taken omtrent archief- en
informatiebeheer serieus uit te voeren.
De archiefverordening is er niet alleen
om kwaliteit te geven aan het
'overgebrachte' historisch archief, maar
is er ook voor kwaliteit van het archief-
en informatiebeheer in de lopende orga
nisatie, en daarmee samenhangend dus
een belangrijke randvoorwaarde voor
handen en voeten aan openbaarheid
van bestuur.
Regelmatig merk ik dat aspecten van
gebrekkig archiefbeheer in andere
documenten tevoorschijn komen en in
sommige gevallen bijvoorbeeld de
rechtmatigheid van een jaarrekening in
gevaar kunnen brengen of een
belemmering vormen voor een goed
onderzoek van een toezichthouder. Zie
bijvoorbeeld het recente rekenkamer-
onderzoek van de gemeente Nijmegen2
of het onderzoek door TNO naar de
problematiek rondom winkelcentrum
Het Loon.3
Sinds 1 januari 2011 dienen alle
gemeenten hun geconsolideerde
algemeen verbindende voorschriften via
een centrale voorziening aan decentrale
overheden (CVDR) beschikbaar te stellen.
Onlangs is door het Kennis- en Exploitatie
centrum Officiële Overheidspublicaties
vastgesteld dat veel decentrale overheden
zich niet houden aan deze nieuwe
regelgeving.4 Als het gaat om de
archiefverordening valt het redelijk mee.
Reeds 362 gemeenten (87%) hebben
inderdaad via http://decentrale.
regelgeving.overheid.nl/cvdr hun
verordening gepubliceerd. 35 (8%)
hebben hun archiefverordening op de
eigen website staan en 17 (4%) hebben
de verordening niet gepubliceerd. Bij
laatstgenoemden kon ik veelal wel
achterhalen wanneer deze was vast
gesteld via een op de website beschik
baar raadsinformatiesysteem of via
andere documenten. Sommige heb ik
moeten benaderen met het verzoek de
verordening aan mij toe te sturen en heb
ik de tip gegeven om de archief
verordening op te nemen in de CVDR. De
reacties waren uiteenlopend. Sommige
gemeenten reageerden snel en positief
op mijn verzoek de verordening op te
nemen in hun verordeningencollectie.
Anderen vroegen waarom ik de
verordening nodig had. De gemeente
Leerdam had de verordening wel in 2006
in de gemeenteraad vastgesteld maar
beweerde, omdat deze nog niet bekend
was gemaakt, dat ze deze nog niet kon
toesturen. Echter, raadsvoorstellen en
-besluiten genomen in een openbare
vergadering zijn per definitie openbaar,
ook als ze nog niet bekendgemaakt zijn.
De begrippen 'openbaar' en 'bekend
making' staan los van elkaar. Deze
verordening is uiteindelijk alsnog
toegezonden. Van één gemeente,
Zwijndrecht, heb ik totaal geen reactie
gehad op mijn herhaald verzoek de
archiefverordening toe te zenden. Ik heb
uiteindelijk via andere weg de benodigde
informatie kunnen achterhalen.
Conform de Archiefwet is de archief
verordening in vrijwel alle gevallen (411)
vastgesteld door de gemeenteraad. Bij
drie gemeenten is de bevoegdheid
gedelegeerd aan de raad van de
centrumgemeente. Het gaat hier om de
bepaling in art. 6 lid 2 van de gemeen
schappelijke regeling. Het bestuur van
het Regionaal Historisch Centrum Vecht
en Venen (voorheen Streekarchivariaat
Vecht en Venen) heeft op 21 december
1999 een archiefverordening vastgesteld.
Het lijkt te gaan om de archiefveror
dening van het RHC zelf, maar dat kan
niet omdat deze gemeenschappelijke
regeling geen rechtspersoonlijkheid
toekent en er sprake is van een centrum
gemeente: er is dus geen zelfstandige
zorgdrager. Het gaat hier om een
regeling die van toepassing zou zijn voor
alle aangesloten gemeenten en die is
vastgesteld door de raad van de centrum
gemeente. Kunnen de raden deze
bevoegdheid overdragen? De Wet
gemeenschappelijke regeling is geen
grondslag voor delegatie.5 Daarmee
concludeer ik dat deze constructie dus
niet kan.
Een ander opkomend gebruik bij
gemeenschappelijke regelingen, is het
achterwege laten van het hoofdstuk
over het toezicht (art. 32 lid 2 Aw)
indien een archivaris is benoemd. Er is
een modelregeling uit 2006 van het
LOPAI die dit propageert.6 Het toezicht
wordt onder bevel van het college
uitgevoerd door de gemeentearchivaris.
Het idee is nu dat het college van B&W,
omdat de gemeentearchivaris niet meer
door hen benoemd wordt, geen bevelen
van de archivaris zou kunnen opvolgen.
Maar wat dan met de kaders die de
gemeenteraad moet stellen volgens de
Archiefwet? Indien het louter gaat om
een collegeregeling kan de gemeen
schappelijke regeling deze bevoegdheid
van de raad niet overnemen. Het wordt
nog lastiger als het zou gaan om een
regeling waarin ook de raad deelneemt
(bijvoorbeeld Valkenswaard, Oirschot en
andere gemeenten die in SRE-verband
samenwerken). Theoretisch zou de raad
de bevoegdheid kunnen overdragen
omdat de Wet gemeenschappelijke
regeling daarin voorziet, maar de
archiefverordening heeft voornamelijk
interne werking en het toezicht is ook
nummer 2 2013 13
