Requirements View
Eindoordeel
Samenwerking op landelijk niveau is van
groot belang bij de verdere ontwikkeling
van e-depots in Nederland.
Conclusies:
- door het invullen van een auditlijst
zoals die van ED3 ontstaat een goed
overzicht en bewustzijn bij de
organisatie van hetgeen geregeld
moet zijn;
- reken een doorlooptijd van ongeveer
een jaar voor het auditen en
aanpassen in de diverse fasen;
- naast de auditlijst geven interviews en
een demonstratie van de werkwijze
belangrijke aanvullende informatie.
Documentatie alleen is niet voldoende;
Noten
1 Een jaar eerder, 2010, werd het
plan voor de bouw van de serverruimte
van het gemeentearchief Rotterdam
goedgekeurd als archiefbewaarplaats
door de provincie Zuid-Holland.
2 ED3 versie 1.0 uit 2008. Deze eerste
versie was gebaseerd op 'OAIS en
Trustworthy Repositories Audit
Certification: Criteria and Checklist'
(TRAC), versie 1.0 (februari 2007),
inmiddels vastgesteld als ISO
16363:2012. Inmiddels is er ook een in
versie 2.0. Beide versies zijn te vinden
op www.lopai.nl.
3 In versie 2.0 van ED3 wordt geen
onderscheid meer gemaakt tussen eisen
van normaal en van doorslaggevend
belang. Alle eisen zijn daarin doorslag
gevend, wel zijn zij met ongeveer de
helft ingekort vergeleken met de eerste
versie.
Documents View
nummer 9 2012 25
WH I4MI
ptKAriuMtt
OVWKMH,
Opron#: Grotto
Dmiantrstoghi
ÖfHbs tHtwor
vanÜCA
InfcfTTwtefTaniigemert:
TaesHOfptKNKir
DcxAg^fl
(financiële) continuïteit realiseren, en
daarmee de continuïteit van het e-depot.
Daarnaast viel de betrokkenheid van het
management op bij het kwaliteits
denken, dat praktisch wordt ingevuld,
en bij de verdere professionalisering van
de organisatie, inclusief e-depot.
Dergelijke achtergrondinformatie is
belangrijk geweest in de uiteindelijke
oordeelsvorming door het auditteam.
Vervolgens werden door de demonstratie
van de inname- en uitnameprocedures
vele vragen van het auditteam in één
keer beantwoord, meer dan mogelijk
was via het lezen van documentatie.
De aanbevelingen die na de derde fase
werden gedaan, zorgden voor een
compleet Handboek Soldaat waarin de
procedures en instrumenten, waaronder
het metadataschema, beschreven zijn.
In februari 2012 kon het geheel door het
auditteam positief beoordeeld worden.
Hiervoor was het niet nodig dat alle
punten van de checklist met een 'ja'
werden beoordeeld. Van de 75 eisen uit
ED3 versie 1 werden er 65 met 'ja'
beoordeeld en 7 met 'deels'; drie
werden niet beoordeeld. Dat waren
bijvoorbeeld de (juridische geldigheid
van de) klachtenprocedure. Omdat het
e-depot nog zo jong is, konden de
preserveringsprocedures nog niet in de
praktijk worden getoetst en kregen zij
een 'deels'. Alle punten die in ED3
versie 1 als 'doorslaggevend' werden
aangeduid, kregen wel een 'ja'.3
Dat het e-depot als positief is beoordeeld,
ervaren alle partijen natuurlijk als een
heel mooi resultaat. Tegelijkertijd is het
besef aanwezig dat deze goedkeuring
niet het einde is, maar juist het begin.
Het e-depot zal blijven groeien. Om de
toevertrouwde archieven aantoonbaar
langdurig en betrouwbaar te bewaren
en toegankelijk te houden, zullen
regelmatige in- en externe audits deze
groei moeten begeleiden.
- betrokkenheid en externe strategie
van het management zijn erg
belangrijk voor de (financiële)
continuïteit van een e-depot;
- de ervaring opgedaan in deze audit
kon worden gebruikt bij het inkorten
en verbeteren van ED3 in versie 2.0;
- een positief oordeel is geen eindpunt,
maar juist een begin.
Met dank aan Chris Wauters, Maarten
de Roos en Wendie Sonneveld van
PBLQ/Het Expertise Centrum.
Marianne Loef provinciaal archief
inspecteur, Provincie Noord-Holland.
Orville Mac Donald medewerker
Standaarden en Richtlijnen, Stadsarchief
Amsterdam.
Chantal Menting adjunct provinciaal
archiefinspecteur, Provincie Zeeland.
Sander Ujzanovitch sectiehoofd Digitaal
Beheer, Stadsarchief Amsterdam.
rnfafTTUrëMön tectspJ au
2&lCh 2014
BuüüTOI* CönöiïuïUiüs piafv
DttfriUUl PiC tt-TYMHtUÏ
G-ÏFrtiantQitcpafi
IT egvfmBfK*
Inpsat
RkftOjn Btralin
MaslerteslpJjn
