Hoe toets je een e-depot
Amsterdamse ervaringen
Begin 2011 gaf het Stadsarchief Amsterdam aan, dat zijn e-depot werkte en dat zij klaar waren voor
een toets door de provincie.1 Hoewel e-depots inmiddels de kinderschoenen zijn ontgroeid, is er
landelijk nog weinig praktijkkennis over hoe je zo'n toets eigenlijk aanpakt. Noch de inspectie, noch
het Stadsarchief hadden met zo'n audit routine. Gesteund door de auditervaring en de specifieke
ICT-kennis van Het Expertise Centrum (HEC) werd de toets door de Randstedelijke provinciale
archiefinspectie ondernomen.
Zelftoets
Handboek Soldaat
Verdieping
Marianne Loef, Orville Mac Donald, Chantal Menting en Sander Ujzanovitch
De audit werd een gezamenlijke
zoektocht naar de juiste interpretatie
van de eisen op de werkvloer. Aan beide
kanten zijn we enthousiast geworden
over het resultaat. We hebben de
zoektocht zelf als inspirerend en
spannend ervaren. Met dit artikel hopen
wij collega's enkele handreikingen te
kunnen doen voor de aanpak van een
zelftoets of externe toets op een
e-depot. Zo'n toets is een belangrijk
instrument waarmee we als archief
wezen kunnen aantonen dat we ook in
het digitale tijdperk in control zijn, en
dat digitale archieven rustig aan ons
toevertrouwd kunnen worden. Zo
kunnen we de overheid helpen de stap
naar digitaal werken en archiveren
verantwoord te maken.
Het gezamenlijke vertrekpunt was de
OAIS-definitie van een e-depot:
het geheel van apparatuur,
programmatuur, procedures, methoden,
kennis en vaardigheden waarmee
inname, het beheer, behoud en
beschikbaar stellen van digitale
objecten en metadata duurzaam kan
worden gegarandeerd
Al deze aspecten, zoals uitgewerkt in ED3,
kwamen aan de orde. De audit verliep in
drie fasen. In de eerste fase heeft het
Stadsarchief de auditlijst ED3, ingevuld.2
Dat was in het voorjaar van 2011.
Bij de eerste bespreking van de
ingevulde lijst bleek dat aan veel eisen
in praktijk werd voldaan, maar dat dit
niet was vastgelegd in procedures en
verantwoordelijkheden. Bijvoorbeeld
aan de eis: het vastleggen van missie
en organisatiedoelen met daarin het
langetermijnbeheer van digitaal archief,
voldeed de Strategienota van het
Stadsarchief goed. De nadere uitwerking
in een IT Governance plan en Digitaal
Preserveringsbeleidsplan moest echter
nog verder worden vormgegeven. Ook
een personeels- en opleidingsplan voor
de medewerkers aan het e-depot
ontbrak nog, hoewel aan dit onderwerp
wel de nodige aandacht werd besteed.
Het is logisch dat een organisatie eerst
aan de slag gaat met het opzetten van
een e-depot, de nodige procedures
bedenkt en alle randvoorwaarden in
orde maakt, en daarna pas toekomt aan
het (beter) documenteren ervan. Mede
door het invullen van de checklist werd
het Stadsarchief zich hiervan bewust.
Dit paste ook in de kwaliteitsslag die de
organisatie op dat moment al maakte.
De tweede fase bestond uit het ordenen
van de procedures, het vastleggen
daarvan en het laten vaststellen op
MT-niveau. In verschillende stadia en na
diverse overleggen met het auditteam
groeide zo het 'Handboek Soldaat'. Het
Handboek Soldaat is een overzicht waar
per onderdeel van de ED3 eisenset
wordt verwezen naar de bijbehorende
documentatie (administratieve
organisatie) van het Stadsarchief. Het
Handboek is een eenvoudig middel
gebaseerd op het management
dashboard principe waar alles in één
samenhangend overzicht te zien is. Dit
was vooral belangrijk tijdens de audit
voor de voortgang en de ontwikkeling
van het Stadsarchief. De documentatie,
die aanvankelijk bestond uit 'losse'
beschrijvingen, kon worden gestroom
lijnd en op elkaar afgestemd door
middel van het Handboek. Verandering
in één document kon effect hebben op
een ander document. In de praktijk
betekende dit in sommige gevallen dat
de proceseigenaren hun werkprocessen
moesten aanpassen. De documentatie is
in feite niet meer dan de neerslag van
de verschillende werkprocessen. Het
Handboek fungeerde tijdens de audit als
communicatiemiddel en als beheertool
voor zowel de provinciale archief
inspectie als het Stadsarchief.
De derde fase bestond uit interviews
door het auditteam en een demonstratie
van de inname- en uitnameprocedures
van het e-depot. Daardoor kreeg het
beeld dat oprees uit de documentatie,
context en kleur. Uit de gesprekken met
het management van het Stadsarchief
bleek dat men met het e-depot de stad
iets heeft te bieden, namelijk een
oplossing voor de digitale beheer-
problemen. Daarmee kan het Stads
archief ook voor de toekomst de nodige
24 2012 nummer 9
