w
M
IIII
De ervaringen van het SAA
Ter ondersteuning van de discussie heeft
het SAA een vergelijking gemaakt
tussen de NEN ISO 23081, het
Toepassingsprofiel Rijksoverheid, de
concept metadatastandaard (2009),
onze eigen interne regelgeving genaamd
de Minotaurus, en de uitkomsten van de
brainstormsessies van het multi
disciplinair team. Er is gekeken naar de
overeenkomsten tussen de verschillende
schema's met als basis de concept
metadatastandaard uit 2009. De
overeenkomsten werden waar nodig
toegevoegd aan de concept metadata-
standaard (2009) en de als overbodig
beschouwde zaken werden eruit
gefilterd.
Onderzoek
Aansluitend op deze grondige analyse
heeft er nog een uitgebreid onderzoek
plaatsgevonden, ditmaal in het concern
zelf. Samen met een aantal concern
onderdelen is gekeken naar de set van
meta elementen, om te onderzoeken of
deze elementen in de praktijk toepas
baar zijn in, en leverbaar vanuit de
systemen van de concernonderdelen. Uit
dit onderzoek bleek onder meer dat de
verschillende concernonderdelen niet
dezelfde taal spreken. Zij hanteren
verschillende hiërarchische lagen
(aggregatieniveaus) binnen hun
systemen, met als gevolg dat niet op elk
aggregatieniveau dezelfde meta
elementen worden bijgehouden. In de
metadatastandaard is daarom toegelicht
hoe om te gaan met het toekennen van
meta elementen op verschillende
aggregatieniveaus.
De beslismomenten
Het SAA heeft besloten een pragmatische
minimale set van metadata te hanteren
waarmee informatieobjecten op de
langere termijn duurzaam worden
bewaard en beheerd. Bij elk besluit,
bijvoorbeeld bij de keuze van de meta
elementen, heeft het SAA gekeken naar
de haalbaarheid en toepasbaarheid in
het concern. Een belangrijk leermoment
achteraf voor het SAA was de noodzaak
om de gevoerde discussies en met
name de besluiten en beweegredenen
daarvoor goed te documenteren in een
logboek. Want tijdens het ontwikkelings
proces werden nut en noodzaak van
bepaalde meta elementen blijvend ter
discussie gesteld.
Op zoek naar samenwerking
De metadatastandaard komt voort uit de
wet- en regelgeving, normen, kennis en
ervaringen van de verschillende
disciplines binnen het SAA en het
onderzoek bij de concernonderdelen. De
praktijk moet uitwijzen of deze
metadatastandaard toegepast kan
worden door alle concernonderdelen en
ons voldoende gegevens verschaft om
een duurzaam digitaal beheer uit te
voeren.
Het SAA wil de bewustwording
vergroten bij de concernonderdelen over
de metadatastandaard. Daarnaast wil
het SAA ook feedback ontvangen over de
metadatastandaard en de implementatie
daarvan. Om dit te bereiken organiseert
het SAA een metadata seminar waarin
de concernonderdelen de mogelijkheid
krijgen om een inhoudelijke dialoog met
het SAA aan te gaan. Hier wordt de
problematiek rondom de metadata-
standaard in de praktijk besproken.
Soms zijn oplossingen niet direct
technisch van aard, maar zijn deze
eerder te vinden op het organisatorisch
vlak. Het SAA zoekt daarom de oplossing
in het onderling beter samenwerken en
communiceren met de concern
onderdelen.
Ter afsluiting
Als archiefinstelling is het belangrijk dat
de beschikbaarheid van informatie
objecten in de juiste context wordt
gegarandeerd op langere termijn. Dit
vraagt van elke archiefinstelling om de
juiste maatregelen toe te passen in het
beheerproces. Een metadatastandaard is
één van de vele middelen waarmee dit
moet worden bereikt. Het SAA wil met
de metadatastandaard het overbrengen
van archieven door concernonderdelen
zo effectief mogelijk faciliteren.
De metadatastandaard zorgt voor
eenheid binnen de wereld van digitale
informatie waarin een variëteit aan
complexe dan wel niet-complexe
informatieobjecten hun opwachting
maken, vanaf het moment van creatie
tot in het eeuwige bestaan.
Noten
druk die het invoeren van extra gegevens
kan geven op het werkproces.
De metadatastandaard is niet zonder
slag of stoot tot stand gekomen. Pas na
heftige discussies is interne afstemming
bereikt over de keuze van de elementen
en de benaming en definities van de
meta elementen. Voor de ontwikkeling
van de standaard werd een multi
disciplinair team samengesteld, waarin
de deelnemers vanuit hun eigen
gezichtspunt de rol verdedigden die de
metadatastandaard moest vervullen. Dit
leidde tot waardevolle discussies over
nut en noodzaak van ieder afzonderlijk
element.
De Bazel (foto Dorian Kransberg).
Een speciale dank aan Sander
Ujzanovitch, Sectiehoofd Digitaal
Beheer, en Emmy Ferbeek, Afdelings
hoofd Archief- en Collectiebeheer.
1 Een informatieobject is een aantal
onderling met elkaar samenhangende
gegevens/items of een enkel digitaal
gegeven/item welke door een computer
en mens kan/kunnen worden
geïnterpreteerd, zoals een document,
een dossier of digitale map, een
database, een website.
Orville Mac Donald medewerker
Standaarden en Richtlijnen, Stadsarchief
Amsterdam.
nummer 9 2012
23
