Geboren:
de Amsterdamse
metadatastandaard
informatie
SnAriistèrdam
standaards^
metadótastandaard
getrcËErd
mettiodc
Het Stadsarchief Amsterdam (SAA) heeft onlangs zijn metadata
standaard vastgesteld en gepubliceerd. Met deze metadatastandaard
heeft het SAA een uniforme methode gecreëerd waarmee
stadsdelen en diensten (concernonderdelen) informatie op
een gestandaardiseerde manier opslaan, zodat onder meer de
contextinformatie en de authenticiteit zijn geborgd.
informaiiema^emefil
gestandwrdisMtde
.unffinondffd^en
■*ï"n,stsdsdel«n
Metadata zijn gegevens over gegevens.
Dit begrip is tegenwoordig niet meer
weg te denken uit de wereld van
informatiemanagement. De metadata-
standaard die is opgesteld door het SAA
ondersteunt het proces waarmee
archieven in een goede en toegankelijke
staat kunnen worden overgebracht naar
het SAA ten behoeve van langetermijn-
bewaring.
Doel
De metadatastandaard heeft als
voornaamste doel het duurzaam
beheren van informatieobjecten, om
onder meer metadata vast te leggen
voor het waarborgen van de context
informatie en authenticiteit. Daarmee
maakt de standaard het permanent
beschikbaar stellen van informatie
objecten1 mogelijk. Het bewaren van
informatieobjecten binnen hun context
zorgt ervoor dat informatieobjecten
kunnen worden gereconstrueerd in de
situatie waarin zij oorspronkelijk zijn
Totstandkoming
De metadatastandaard (2012) is
gebaseerd op het eerder door het SAA
uitgebrachte metadatastandaard concept
uit 2009, de Archiefregeling 2010
(AR'10) en NEN-ISO 23081 (Beheren van
metagegevens voor archiefbescheiden).
De AR'10 bevat randvoorwaarden vanuit
de wet- en regelgeving (Archiefwet
1995) waaraan informatieobjecten
moeten voldoen. De NEN-ISO 23081
norm bevat een entiteitenmodel waar
de metadatastandaard op kan worden
gebaseerd.
Ook heeft het SAA voor verdere
Waarom heeft het SAA gekozen voor
een eigen metadatastandaard? Tenslotte
zijn er door het Nationaal Archief en het
Stadsarchief Rotterdam ook standaarden
opgesteld. Het voornaamste bezwaar
van deze standaarden is het grote aantal
verplicht vast te leggen metadata. Het
SAA acht de kans klein dat een zo
uitgebreide standaard ook daadwerkelijk
wordt toegepast door de Amsterdamse
concernonderdelen. De standaardisatie
van systemen, waaronder een DMS
(Document Management Systeem), is in
Amsterdam nog niet doorgevoerd. De
diversiteit van systemen zorgt ervoor
dat, willen wij de metadatastandaard
geïmplementeerd krijgen, de set met
meta elementen niet te groot moet zijn.
Anders bestaat het risico dat concern
onderdelen niet kunnen voldoen aan de
standaard, bijvoorbeeld vanwege de
Orville Mac Donald I
Het opstellen van de metadatastandaard
was een lastig maar dynamisch proces
dat gepaard ging met leerzame
uitdagingen. Toepassing van de meta
datastandaard is verplicht voor informatie
die voor langdurige en blijvende
bewaring in het e-depot wordt
opgeslagen.
Wat zijn metadata nu eigenlijk?
vastgelegd of ontstaan. Wanneer elk
concernonderdeel metadata over
informatieobjecten op gelijke wijze
vastlegt, kan overbrenging en
beschikbaarstelling sneller en met
minder kosten plaatsvinden. Met de
metadatastandaard geeft het SAA
duidelijkheid aan de concernonderdelen
over de minimaal benodigde set aan
gegevens die nodig is om het beheer op
lange termijn mogelijk te maken. Het
SAA hanteerde als uitgangspunt om een
zo beknopt mogelijke set met meta
elementen te gebruiken. Concern
onderdelen kunnen dan met minimale
inspanning en kosten informatieobjecten
vastleggen en later overbrengen voor
langdurige bewaring en beheer.
aansluiting met de archiefwereld het
Toepassingsprofiel Rijksoverheid als bron
gebruikt. Dit bevat de afspraken over
welke metagegevens minimaal nodig
zijn en de manier waarop deze
metagegevens binnen de Rijksoverheid
worden vastgelegd. Het SAA heeft de
metadatastandaard afgestemd met de
provinciale archiefinspectie Noord
Holland in het kader van haar audit op
het e-depot op basis van de ED3
eisenset (Eisen Duurzaam Digitaal
Depot).
22 2012 nummer 9
