bezoek aan de gemeentesecretarie van
Eindhoven het Eindhovense
registratuurstelsel in meerdere opzichten
prees. Desondanks kon het systeem het
razende ontwikkelingstempo van de
gemeente niet bijbenen. De gemeente
Eindhoven is per 1 januari 1934
overgegaan naar het registratuurstelsel
van VNG.
De gebruikte ordening
De Eindhovense stelsels waren
gebaseerd op dossiervorming. De
dossieromslagen vervulden de functie
van indicateur. Het succes van een
stelsel is echter niet gelegen in de
vorming van de dossiers, maar in de
gelijktijdige invoering van een
doordachte methode voor de ordening
van de dossiers. De dossiers waren in de
periode 1914-1920 opgeborgen per
afdeling op volgnummer. In de periode
1921-1933 zorgde het gebruik van het
registratuurplan voor het systematisch
opbergen en terugvinden van de
dossiers. Het systeem werd jaarlijks
opnieuw aangelegd; dat wil zeggen dat
de dossiers in jaarmappen opgeborgen
werden. Stukken betreffende één zaak
die over meerdere jaren liep, zitten in
en kunnen verspreid zijn over
verschillende dossier- en/of rubriek
mappen. Bij het opzoeken van alle
stukken van zo'n zaak moesten de
dossierinventarissen van elk daarop
volgend jaar geraadpleegd worden, om
vast te stellen of een zaak in de
Navolging
Het Eindhovense registratuursysteem
vond ook buiten de grenzen van de
gemeente Eindhoven ingang. De
gemeente Woensdrecht baseerde haar
registratuursysteem erop, ook al werd
het niet integraal overgenomen. Het
langst was dit systeem in gebruik bij de
gemeentesecretarie van Bergen op
Zoom, namelijk tot het jaar 1971. Een
vraag die zich hierbij aandient: in
hoeverre werd het Eindhovense systeem
een Noord-Brabants verschijnsel? Dit is
interessant om te onderzoeken.
Het belang van contextkennis
hedendaagse archiefpraktijk om inzicht
te krijgen in de wijze waarop mensen
archieven vormen en gebruiken, aldus
F.C.J. Ketelaar.4 Fouten bij het
inventariseren, herordenen en vernietigen
in de archieven worden zo vermeden.
De archieven zijn het beste toegankelijk
in hun oorspronkelijke systeem. Het is
zaak om over de kennis te beschikken
hoe deze stelsels functioneerden. In een
digitale omgeving zijn de archieven met
hun oorspronkelijke systemen
makkelijker te ontsluiten en doorzoek
baar te maken. Onvoldoende kennis
over de context van archieven kan
namelijk tot onjuiste beslissingen bij de
selectie, vernietiging en inventarisatie
van archiefmateriaal leiden. Het belang
van deze contextkennis omschrijft Millar
als "to be more accountable for our own
actions and more transparent about the
management of the records in our
care".5
Noten
1 T. Thomassen, Het resolutiestelsel
voor gebruikers (Den Haag:
Rijksarchiefschool, 1997). Van Schie,
H.A.J. van. Registratuur van de
Nederlandse overheidsadministratie in
de negentiende eeuw (Den Haag: Rijks
Archiefschool, 1992).
2 F.J. de Zee, Gemeentelijke
registratuur door F.J. de Zee, secretaris
der gemeente Rauwerderhem. Een
nieuw registratuurstelsel voor de
gemeente-administratie (Grouw: Firma
van der Spoel co, 1907) 7.
3 RHCe, Archief van het gemeente
bestuur Eindhoven, Invoering
registratuurstelsel gemeentesecretarie
1929/1933, classificatienummer
2.07.353.221.
4 F. Ketelaar, 'Levend archief' in:
Waalwijk, H., Weterings, J. (red.),
Spreken is goud. Oraties en colleges van
hoogleraren... en de archivistiek,
Jaarboek 2008 (Den Haag: Stichting
Archiefpublicaties, 2008) 18.
5 L. Millar, 'The Death of the Fonds
and the Resurrection of Provenance:
Archival Context in Space and Time',
Archivaria 53 (Spring 2002) 14.
daaropvolgende jaren een vervolg had.
De enige vaste registratiekenmerken zijn
rubriekonderwerp en -volgnummer. De
onderwerpen en de codes zijn vrij
willekeurig aan de subrubrieken en
dossiers toegekend, afhankelijk van de
behandelde zaken. De codes van
dezelfde of soortgelijke zaken kunnen
dus elk jaar verschillend zijn. Als
hulpmiddel werd bij de administratie
een verwijzingssysteem gebruikt, dat uit
aantekeningen op de rubriek- en
dossieromslagen en afdelings
inventarissen bestond.
De kennis van de registratuursystemen
met behulp waarvan de archieven
gevormd werden, is essentieel voor
archivarissen bij de inventarisatie en
bewerking van archieven.
Archiefgeschiedenis is nodig voor de
Sancta Ursula, het gemeentehuis van Eindhoven in de jaren 1930 tot 1952.
Miriam Lengova archivaris op
projectbasis bij een onderwijsinstelling in
Eindhoven auteur op het gebied van
geschiedenis en archivistiek.
nummer 9 2012 21
