bestuur van Eindhoven, werd al snel
duidelijk dat de oriëntatie in het archief
moeizaam verliep. De toegangen waren
onvoldoende en de aangetroffen
systemen waren ook niet te koppelen
aan de bekende registratuurstelsels. Het
stelsel leek logisch maar het
terugvinden van stukken verliep niet
zonder moeite. Dat had alles te maken
met het pionierswerk op het gebied van
de registratuur, archiefherordeningen en
archivering van twee Eindhovense
gemeentesecretariemedewerkers.
De heren in kwestie zijn gemeente
secretaris Johan Mathias Sanders en
gemeentearchivaris Matthijs van der
Waerden. In nauwe samenwerking
ontwikkelden zij twee elkaar
opvolgende Eindhovense registratuur
systemen, die bij de gemeentesecretarie
van Eindhoven in gebruik waren in de
periode van 1914 tot 1934. Door het
archief te bekijken door de ogen van de
ontwikkelaars, bleken de puzzelstukjes
langzaam in elkaar te vallen.
Zaaksgewijs
Vanuit Tilburg, via Gemert naar
Eindhoven
Als hoofdcommies bij de gemeente
secretarie van Tilburg (1908-1910), deed
Sanders ervaring op met zaaksgewijs
werken. Dat wil zeggen de
dossiervorming en het gebruik van de
dossieromslagen voor de registratie van
stukken. Op 18 juli 1910 werd hij
benoemd tot gemeentesecretaris van
Gemert. Bij zijn beëdiging kondigde
Sanders zijn streven aan om een
modeladministratie op te zetten. Per
direct veranderde hij de werkwijze, de
behandeling, de registratie en de
archivering van de documenten bij de
gemeentesecretarie. Het is echter geen
toepassing van het Tilburgse systeem.
De gemeente Gemert was klein, de
administratie bescheiden, de
documentenstroom beperkt. Een
complex systeem als het Tilburgse was
in Gemert niet noodzakelijk. Aan de
andere kant maakte de bescheiden
omvang van de administratie
experimenten met het systeem
mogelijk. Gedurende de vier jaar van
zijn ambtsperiode in Gemert werkte
Sanders zijn eigen dossierstelsel uit.
De Gemertse periode kan daarom
experimenteel genoemd worden.
Dit in Gemert uitgewerkte stelsel werd
aangepast aan de lokale omstandigheden
in de gemeente Eindhoven. In Eindhoven
is het stelsel zeker niet stabiel en
statisch gebleven, maar werd in
samenwerking met gemeentearchivaris
Van der Waerden doorontwikkeld en
verbeterd. Dit is bijvoorbeeld te zien aan
Visie van Sanders
Sanders merkt op: "Het doel van de
registratuur is voor de behandeling,
ordening en opberging van de stukken
bepaalde voorschriften te regelen, die
een effectieve afhandeling van de zaken
en besluitvorming van de bestuurs
organen mogelijk maken. De registratuur
systemen hebben alle dezelfde
componenten, zij verschillen alleen in
de uitvoering van de regels, in de
werkwijze, betrouwbaarheid van het
systeem. De registratuursystemen zijn
uitgegroeid door en uit den aard en
omvang van de administratie, waarbij
wel of niet vaststaande regels voor het
geheel werden gegeven."3 De regels
met betrekking tot de organisatie van
de administratie, de registratuur en de
stelsels waren ingebed in de Secretarie
voorschriften: de eerste regeling trad
per 1 september 1914 en de tweede per
1 januari 1922 in werking.
De gemeente Eindhoven onderging in
de eerste helft van de twintigste eeuw
veel veranderingen. De belangrijkste zijn
de opkomst van de industrie (o.a. Philips)
en de annexatie van vijf omliggende
buurgemeenten per 1 januari 1920. Het
ontstaan van Groot-Eindhoven maakte
de overgang naar een complexer
registratuurstelsel noodzakelijk. Door de
enorme groei van de administratie en
de toename van het aantal ambtenaren
barstte de secretarie uit haar voegen.
De technologische vooruitgang
(introductie van de schrijfmachine en
het carbonpapier, cyclostyle et cetera)
speelde hierbij een belangrijke rol.
Anticiperend op de annexatieplannen
werd al vanaf 1919 de organisatie van
de nieuwe secretarie voorbereid. Het
bestaande registratuursysteem werd
geleidelijk verbeterd en uitgewerkt tot
een rubriekenstelsel met een
registratuurplan, gebaseerd op vaste
rubrieken en een min of meer
systematische rangschikking van
verwante onderwerpen. Over hun eigen
stelsel correspondeerden Sanders en Van
der Waerden met Zaalberg en later met
Noordenbos. Waarbij de laatste na een
Gemeentesecretaris J.M. Sanders.
Per 27 mei 1914 is de gemeente
secretarie in Eindhoven overgegaan naar
het zaaksgewijs behandelen en ordenen
van de stukken. Het nieuwe registratuur
stelsel werd per direct ingevoerd door
de in dienst tredende gemeente
secretaris J.M. Sanders en bleef zes jaar
in gebruik. Het daarop voortbouwende
systeem, in gebruik van 1 januari 1921
tot 1934, is door Van der Waerden
beschreven in een handleiding onder de
titel Registratuur van de administratie
der gemeente Eindhoven en
oorspronkelijk intern uitgegeven in
1920. Sanders en Van der Waerden
baseerden de ontwikkeling van het
Eindhovense registratuursysteem op
eigen ervaringen, maar ook op
theoretische en methodologische
publicaties over de registratuur uit de
eerste helft van de twintigste eeuw. Hun
interesse ging ook uit naar het werk van
collega's. Een soort van netwerken avant
la lettre. Sanders wilde expliciet zijn
bijdrage leveren aan de evolutie die zich
aan het begin van de twintigste eeuw
op het terrein van de registratuur
voltrok. Door het volgen van zijn
loopbaan in de diverse gemeentelijke
organisaties is een duidelijke voortgang
te herkennen bij de ontwikkeling van
het Eindhovense registratuurstelsel.
de rol van de indicateur, de plaats van
de agenda's ter voorbereiding van de
vergaderingen, de boeking van de
stukken, de ontwikkeling van een
registratuurplan voor de ordening van
de dossiers en de centralisering van de
registratuur.
20 2012 nummer 9
