Eerst waarderen,
an pas digitaliseren
Archiefinstellingen zien het anno 2012 als één van hun kerntaken om archieven niet alleen fysiek,
maar juist ook digitaal beschikbaar te stellen. Digitalisering van cultureel erfgoed is de afgelopen jaren
rijkelijk ondersteund door verschillende initiatieven van de overheid. Zowel nationaal als internationaal
zijn de ambities hoog. Des te meer reden om goed na te denken over hoe men in dit proces om wil
en/of moet gaan met de te digitaliseren originele stukken.
Gabriëlle Beentjes, senior adviseur
conservering bij het Nationaal Archief,
heeft daarom met haar collega's een
'beslismodel conserveren/digitaliseren'
ontwikkeld. Hiermee kan systematisch
en relatief snel bepaald worden wat een
gewenste en realistische voorbereiding
is. Het model begint bij het moment dat
een archief is geselecteerd voor
digitalisering. De verschillende stappen
representeren steeds beslissings
momenten die zich in de praktijk van
een digitaliseringproject aan kunnen
dienen. Mogelijke uitkomsten zijn: 'niet
digitaliseren (te hoge kosten)',
'digitaliseren, de vorm mag aangepast
Maar om welke waarden gaat het
precies? Op dit gebied vraagt het model
om toelichting en ondersteuning.
Voorbereiding van de originele
stukken
dat de stukken voor digitalisering niet
worden behandeld. Waardeverandering/
-verlies van de stukken kan dan het
gevolg zijn.
Problemen dienen zich aan wanneer
archiefstukken fysiek niet direct geschikt
zijn om te digitaliseren. Bij stukken die
te strak ingebonden zijn, moet men zich
bijvoorbeeld afvragen of de vorm ter
voorbereiding op digitaliseren (tijdelijk)
aangepast kan en mag worden.1
Digitaliseren gaat dan gepaard met
aantasting van de originele objecten.
Waarde(n)verandering of -vermindering
van de stukken is in dat geval reëel. In
sommige gevallen is het echter mogelijk
om als alternatief de manier van
digitaliseren aan de vorm aan te passen,
of om informatieverlies op de digitale
kopie te accepteren.
Raadpleegbaarheid is bij archieven van
groot belang: dat is immers de reden
dat ze bewaard worden. Door het
Nationaal Archief wordt raadpleegbaar
heid voorop gesteld, desnoods ten koste
van bepaalde waarden van de stukken.2
De vraag blijft echter spelen of het
ethisch verantwoord is om unieke
objecten (wat archiefstukken per
definitie zijn) als beherende instelling
aan waardevermindering bloot te stellen.
Digitalisering
Ilse Korthagen l
De manier waarop daarmee wordt
omgegaan, is van verschillende factoren
afhankelijk: de vorm en conditie van de
stukken, het doel van de digitalisering
(dit kan digitale beschikbaarstelling van
de collectie zijn, conservering van de
originele stukken of juist de vernietiging
daarvan), het beschikbare budget en de
verantwoordelijkheden en belangen van
stakeholders ten opzichte van de
originele objecten. Omdat steeds met
deze factoren rekening gehouden moet
worden, is het bepalen van de geschikte
voorbereiding voor veel instellingen een
lastige en tijdrovende klus. Bovendien
ligt voor stakeholders onverantwoord
waardeverlies op de loer, wanneer
belangen niet goed worden afgewogen
bij het nemen van beslissingen.
worden' of 'digitalisering heeft
waardeverlies tot gevolg'.
In het model staan vijf vragen waarin
waarden direct een rol spelen:
1. H eeft het object andere waarden
dan puur tekstuele informatie-
waarde?
2. Wordt/worden deze waarde(n)
aangetast als de vorm van het
object aangepast wordt aan de
digitaliseringsmethode?
3. Wordt verlies van informatie(waarde)
op de digitale kopie geaccepteerd?
4. Wordt verandering van de eerder
gedefinieerde waarde(n)
geaccepteerd?
5. Hunnen de waarde(n) hersteld
worden door de vorm te herstellen
na digitalisering?
De voorbereiding van archiefstukken op
digitalisering kan twee vormen
aannemen. Als de conditie van de stukken
niet direct geschikt is voor digitalisering,
dan kan de voorbereiding bestaan uit
conservering en/of restauratie. De
conditie van de stukken bepaalt in deze
gevallen wat de voorbereiding precies
inhoudt: de behandeling verschilt per
schadebeeld. Ook kan besloten worden
Digitaliseren van gebonden stukken kan
op verschillende manieren: op de meest
nummer 9 2012 17
