Richtlijnen voor digitalisering
praktijk en ook meteen wat het gevolg
ervan is: de techniek is erop gericht
tekst zo plat en duidelijk mogelijk weer
te geven, maar dat betekent tegelijk dat
driedimensionale (authenticiteits-)
kenmerken, zoals zegels met een
juridische waarde, vrijwel verdwijnen in
het digitale beeld. Om betrouwbare
kopieën te maken, moeten alle
authentieke aspecten van het object
leesbaar zijn op de digitale kopie. Als
zulke details niet leesbaar gedigitaliseerd
worden, betekent dit dat de digitale
kopie alleen een representatie van
tekstuele content is en zal een bezoeker
het originele object moeten raadplegen
voor bewijs van de betrouwbaarheid
ervan.
Ons eigen Metamorfoze beschouwt
geschreven en gedrukt materiaal als
tweedimensionaal en betrekt een
weergave van de fysieke vorm niet bij
de richtlijnen voor digitalisering. Toch
stelt Metamorfoze dat de digitale versie
de originelen moet kunnen vervangen
(Metamorfoze 2012).
Ethiek
nummer 9 2012 13
Eén van de eerste Turkse documenten waarin Latijns schrift is gebruikt in plaats van Arabisch, niet
alleen in de tekst maar ook in het zegel. Helaas is de blinddruk op deze digitale weergave nauwelijks
leesbaar (Nationaal Archief, Den Haag: ministerie van Buitenlandse Zaken, nummer toegang 2.05.02,
inventarisnummer 545).
van technologie en archiefvorming. Zie
bijvoorbeeld het Journal of American
Archivists (32:1, 2011), met een aantal
essays over dit onderwerp.
Samenstelling, gebruikte materialen,
structuur of versiering van een archief
stuk of -band kunnen mogelijk iets
zeggen over de status van het archief of
de archiefvormende instelling, vergelijk
baar met hoe boekbanden bestudeerd
kunnen worden (Foot 2006). Aan de
hand van specifieke schade en gebruiks
sporen kan de geschiedenis van een
enkel object afgelezen worden (Rekrut
2006).
Wat deze voorbeelden duidelijk maken,
is dat digitalisering zonder aandacht
voor de oorspronkelijke vorm, of dat nou
in de beschrijving (metadata) of in het
beeld is, kan betekenen dat informatie
ontbreekt die nodig is om de tekst goed
te kunnen interpreteren of bredere
verbanden te zien - omdat de
verschijningsvorm informatie geeft over
de relevantie of betekenis van de inhoud.
Bovendien wordt op die manier de
verschijningsvorm als bron van
informatie op zichzelf tekort gedaan.
Om volgens vaste kwaliteitsstandaarden
te kunnen werken, hebben veel
instellingen de laatste jaren richtlijnen
opgesteld voor het digitaliseren van
archieven. Veelal ontbreken hierin echter
aanwijzingen voor het digitaliseren van
de fysieke kenmerken van een archief
stuk. Het volgende citaat komt uit de
Technical Guidelines for Digitizing
Cultural Heritage Materials, in 2010
vastgesteld door de Federal Agencies
Digitization Guidelines Initiative (FADGI),
Still Image Working Group:
Some documents have embossed
seals, such as notarized documents, or
wax seals that are an intrinsic Legal
aspect of the documents. Most scanners
are designed with lighting to minimize
the three dimensional aspects of the
original documents being scanned, in
order to emphasize the legibility of the
text or writing. In most cases, embossed
seals or the imprint on a wax seal will
not be visible and/or legible in digital
images from these scanners, and this
raises questions about the authenticity
of the digital representation of the
documents(FADGI 2010, 51).
Dit fragment laat zien wat het uitgangs
punt is van de huidige digitaliserings-
Waar inmiddels, althans binnen
Metamorfoze, meer aandacht voor is,
is de fysieke voorbereiding van
archiefstukken op digitalisering met de
Richtlijnen Conservering (2011). Hierin
staat nadrukkelijk dat bij aanpassing van
de vorm de projectbegeleider geraad
pleegd moet worden. Dit in tegen
stelling tot de IFLA Unesco Guidelines
voor digitalisering:
Once the selection process has been
finalized, a further ongoing cost is that
of preparation. An estimate of staff time
should take into consideration the
retrieval of materials for digitization and
their return to the shelf. This function
should therefore include the cost of
preservation and conservation required
to protect integrity of source materials,
including documentation, microfilming,
flattening, cleaning, repair of minor
tears, or the disbinding of volumes and
possible subsequent rebinding or
protective enclosure of source material"
(IFLA Unesco 2002, 38).
Opvallend in dit citaat: preservering en
conservering is nodig om de integriteit
van het object te beschermen.
Tegelijkertijd mag datzelfde object uit de
band genomen worden en hoeft niet
per se weer te worden ingebonden, als
het maar goed geborgen is. Dat betekent
dat een deel van de (fysieke) informatie
in het originele object wordt opgeofferd
voor meer (tekstuele) informatie op de
digitale kopie. Kennelijk is er nog geen
eensluidende opvatting over wat wel en
wat niet gedaan mag worden met het
origineel om het te kunnen digitaliseren.
De artikelen 1, 3 en 4 van de Beroeps
code voor Archivarissen bevatten de
volgende voorschriften met betrekking
tot hoe archiefstukken behandeld
dienen te worden:
"De archivaris dient de integriteit van
het archiefmateriaal te beschermen en
