van de RHC's en het Nationaal Archief
zijn verenigd in het werkprogramma;
een mooi voorbeeld van landelijke
samenwerking en gezamenlijk
optrekken. De producten zijn in eerste
instantie bedoeld voor de eigen
voorbereiding maar kunnen ook van
belang zijn voor andere archieforgani
saties en lokale overheden. Het gaat om:
- een handboek met beschrijvingen van
de drie centrale bedrijfsprocessen van
een RHC: verwerven, beheren en
beschikbaar stellen. Om de
organisatie goed te laten werken met
het e-Depot zijn beschreven
werkprocessen onontkoombaar;
- een beschrijving van de bestaande
informatie-architectuur bij de RHC's en
het Nationaal Archief, een beschrijving
van de noodzakelijke informatie
architectuur en een plan hoe de
verbinding tussen beiden gelegd kan
worden;
- één toepassingsprofiel voor
metagegevens ten behoeve van
lokale overheden. Dit bevordert een
soepele uitwisseling van informatie
tussen de overheidsorganisaties en
een soepele aansluiting op het
e-Depot. Vanuit de WVI wordt gewerkt
aan een toepassingsprofiel voor het
eigen werkingsgebied;
- een beschrijving van de rollen, taken,
verantwoordelijkheden en
competentieprofielen die horen bij de
centrale bedrijfsprocessen. Met het
hieraan gekoppelde opleidingstraject
zijn medewerkers van RHC's
voorbereid op het digitale archiveren.
In de WVI, stuurgroep, werkgroep en
secties zijn vertegenwoordigers van alle
RHC's en het Nationaal Archief actief. De
werkgroep, waarin de sectievoorzitters
zitten, zorgt voor de onderlinge afstem
ming en informeert de stuurgroep en het
convent. Het convent bestaat uit directeu
ren van de RHC's en het Nationaal Archief.
De stuurgroep vertegenwoordigt het
convent en wordt gevormd door Saskia
van Dockum (Het Utrechts Archief), Eddy
de Jonge (Groninger Archieven), Hannie
Kool (Zeeuws Archief), Martin Berendse
(voorzitter, Nationaal Archief) en Lieuwe
Zoodsma (Noord-Hollands Archief).
Op hun beurt worden zij ondersteund
door de werkgroep en de secties onder
leiding van Klaartje Pompe, Kaj van Vliet
Open!
Verwachte resultaten
Roadshow Haarlem (foto part. coll.).
(Het Utrechts Archief), Hanneke van
Aalst (Zeeuws Archief), Andrieke Ollefers
(Gelders Archief) en Roland Bisscheroux
(Noord-Hollands Archief).
De WVI is in mei 2011 gestart vanuit een
onderkennen van de noodzaak
gezamenlijk op te trekken rond het
duurzaam digitaal archiveren. Het is een
bijzonder traject om met collega's van
twaalf organisaties uit alle provincies
van het land samen te werken aan één
doel. Het Nationaal Archief levert kennis
en ervaring aan de RHC's. De betrokke
nen bij de WVI zijn de ambassadeurs van
het e-Depot in de eigen organisatie. Het
gaat bij de WVI maar voor een deel om
de techniek van het e-Depot; het gaat
om organisaties. De organisatie van het
RHC is met beschreven werkprocessen
rond het verwerven, beheren en
beschikbaar stellen, een eenduidige
informatiearchitectuur en opgeleide
medewerkers, straks voorbereid voor de
implementatiefase. En de organisaties
van de ketenpartners zullen een
toepassingsprofiel voor de
metagegevens in gebruik nemen om
aan te kunnen sluiten bij het e-Depot.
Voor de ketenpartners biedt het e-Depot
belangrijke voordelen. Het meedoen in
het gezamenlijk e-Depot, en daarmee
digitale informatie na het afdoen van
een zaak duurzaam kunnen opslaan,
betekent kostenbesparing op de
ontwikkel- en beheerkosten van de
eigen omgeving. Elk RHC brengt naar
vermogen deze boodschap en de
noodzaak voor duurzame toegankelijk
heid van digitale informatie onder de
aandacht van de lokale partners. De
dialoog met de ketenpartners,
gemeentesecretarissen en andere
verantwoordelijken voor het informatie
beheer bij provincie, gemeente en
waterschap, vindt plaats bij roadshows,
zoals al in Haarlem (10 oktober 2011:
'Informatie duurzaam digitaal
toegankelijk') en Middelburg (5 maart
2012: 'Voor een duurzame overheid!')
zijn gehouden.
Ook de dialoog met vertegenwoordigers
van VNG, IPO en de Unie van Water
schappen vindt plaats, onder meer over
het 'Toepassingsprofiel metagegevens'.
Wellicht komt vanuit een gezamenlijke
opdracht een Toepassingsprofiel
metagegevens voor alle lokale
overheden tot stand. Een gezamenlijke
architectuur voor de RHC's heeft de
potentie in zich om een
referentiearchitectuur voor archief
organisaties te worden. Komt zo het
eind aan de spaghetti-architectuur in
zicht?
Los van de inhoudelijke kanten is een
grote verdienste van het voorbereidings
traject de samenwerking die tussen alle
RHC's is ontstaan. Op alle lagen is men
betrokken bij het project: van directeur
tot medewerker tot zorgdrager. De
resultaten zullen daarom niet alleen een
product zijn van samenwerking: het
zullen de voorwaarden zijn waaronder
we ons verbinden.
Zijn we klaar na de WVI? Wanneer is het
e-Depot voor de RHC's 'af'? Wanneer zijn
de RHC's aangesloten op hun eigen
domein in het e-Depot? Hoe verhoudt
het e-Depot van de RHC's zich tot
toetsingskaders zoals ED3 2.0? Ook na
2012 zijn er genoeg vragen en
uitdagingen. De WVI levert producten op
waarmee de implementatiefase vanaf
2013 kan worden uitgevoerd. Een
uitvoering die ook gezamenlijk opgepakt
zal moeten worden.
Meer weten? www.duurzaamtoegankelijk.
blogspot.com of mail naar
duurzaamtoegankelijk@gmail.com.
1 Definitie E-Depot: "Het geheel van
organisatie, beleid, processen en
procedures, financieel beheer, personeel,
databeheer, databeveiliging en aanwezige
hard- en software, dat het duurzaam
beheren van te bewaren digitale
archiefbescheiden mogelijk maakt" (ED3,
2008).
2 De resultaten van deze pilot zijn te
vinden op www.duurzaamtoegankelijk.
blogspot.com.
Klaartje Pompe afdelingsmanager
Beheer bij het Noord-Hollands Archief en
voorzitter van de Werkgroep
Voorbereiding Implementatie e-Depot
Regionale Historische Centra.
Plenaire bijeenkomst sectie Architectuur (foto
part. coll.).
nummer 4 2012 I 13
