Op weg naar een gedeelde
voorziening
De organisatie van digitaal archiveren
bij de Regionale Historische Centra
Open!
In het kader van Open! geeft Klaartje Pompe, voorzitter van de Werkgroep
Voorbereiding Implementatie e-Depot, een overzicht van de stand van zaken rondom een aantal
projecten om digitaal archiveren aan te pakken. Met de kennis en hulp van het Nationaal Archief
bereiden Regionale Historische Centra (RHC's) zich voor om de digitale uitdaging aan te gaan.
Vanaf 2009 werken RHC's met het
Nationaal Archief samen aan de
realisatie van een e-Depot.1 De software
van het e-Depot is geschikt voor
meervoudig gebruik. Geschikt dus om
op alle overheidslagen die behoren tot
het werkingsgebied van de RHC's
- rijksinstellingen in de provincie,
provincie, gemeentes en waterschappen -
in te zetten. Uitgangspunt is dat het
Nationaal Archief met het eigen e-Depot
diensten rond opname, opslag en
preservering kan en wil verlenen aan
anderen. Centraal doen wat centraal kan
en decentraal doen wat decentraal
moet.
Bij de start van de samenwerking is de
aandacht uitgegaan naar de digitaal
depot applicatie, de software waarmee
de digitale informatie duurzaam
opgeslagen en toegankelijk gehouden
wordt. Nadat het Nationaal Archief in de
zomer van 2009 de eerste release van
de e-depot applicatie vrijgegeven heeft,
is in datzelfde jaar een pilot gestart met
de RHC's. Daarbij is onderzocht op welke
manier het Nationaal Archief e-Depot
diensten zou kunnen verlenen aan de
RHC's en daarmee ook aan andere
archief- en overheidsorganisaties. De
pilot was bescheiden in omvang en
betrof de opname van twee digitale
archieven. De 'hands on' ervaring om in
een testomgeving met het e-Depot te
werken, was voor de eigen mede
werkers van de deelnemende RHC's
- Het Utrechts Archief, Noord-Hollands
Archief en Zeeuws Archief - essentieel
om duidelijk te krijgen welke aanvul
lende functionele wensen er waren
vanuit een RHC omgeving. Mede op
basis van de ervaringen is de software
geschikt gemaakt voor 'multi tenants'.
Meerdere afnemers, 'tenants', van de
software gaan in de nabije toekomst
gebruik maken van hun eigen deel in
het e-Depot van het Nationaal Archief.2
Samen optrekken
Eind 2012 levert de WVI producten op
vanuit vier secties: Werkprocessen,
Architectuur, Metagegevens en
Personeel Organisatie. Specialisten
Maurice Lipsch Fotografie.
Klaartje Pompe I
De Regionale Historische Centra (RHC's)
en het Nationaal Archief bereiden zich
gezamenlijk voor op een zorgvuldige en
succesvolle implementatie van duur
zaam digitaal archiveren. In de periode
2011-2012 werken de RHC's intensief
samen aan vier actielijnen rondom het
beheer van archieven in een gezamen
lijk e-Depot. Door afspraken te maken
over procesvoering, technische infra
structuur, gegevensontsluiting en
organisatie wordt de basis gelegd om in
de toekomst al het beschikbare digitale
materiaal van de aangesloten partijen
toegankelijk te houden voor het
publiek.
Met het ondertekenen van een
convenant hebben het Nationaal Archief
en de elf RHC's uitgesproken dat ze de
ambitie hebben om te komen tot een
optimale afstemming van ieders taken
en een optimale inrichting van het
proces gericht op de voorbereiding van
de implementatie van een gemeen
schappelijk e-Depot bij alle deelnemers.
Deze overeenkomst is het startschot
voor de 'Werkgroep Voorbereiding
Implementatie e-Depot (WVI) 2011
2012'. Alle betrokkenen leveren kennis,
capaciteit en middelen die nodig zijn om
te komen tot een viertal essentiële
bouwstenen voor de implementatie van
een e-Depot. Hard- en software worden
vanuit het Nationaal Archief centraal
beheerd en geleverd. De andere
componenten - organisatie, beleid,
processen en procedures, financieel
beheer, personeel, databeheer en
databeveiliging - worden of door de
RHC's zelf of samen met het Nationaal
Archief voorbereid.
12
2012 nummer 4
