Realtime
online digitale
dienstverlening
sf
H
M -Si
3 n
Het afgelopen jaar hebben drie
verschillende interim-directeuren onze
gelederen versterkt. Bij ieder van hen
borrelden dezelfde vragen op:
waarheen, waarvoor? Richting bepalen
voor de toekomst in de wetenschap dat
de gemeente op zoek is naar geld om te
bezuinigen. Dat vraagt om inventiviteit
en toekomstvisie om het beschikbare
geld op de juiste manier te besteden en
investeren.
Het dwong mij om drie keer in relatief
korte tijd gedachten op papier te zetten
over de toekomst van Regionaal Archief
Tilburg. Niet mijn favoriete bezigheid. Ik
laat ideeën liever rondzwerven in mijn
hoofd en daar allerlei vormen
aannemen. Op papier ligt het meteen zo
vast. Het wordt zo definitief. Het blijkt
toch nuttig om ruwe vormen aan het
papier toe te vertrouwen zodat de
scherpslijper, die de geest toch is, de
kans krijgt om er een steeds vastere
vorm aan te geven.
Zo ontstond de titel van deze column. Als
ik nu een naam moet verzinnen voor de
toekomst die ons als archieven te
wachten staat, dan is het 'realtime
online digitale dienstverlening'. Een hele
mondvol, in meerderlei opzicht.
Eén ding is duidelijk: het moet radicaal
anders. Iedereen met een computer/
tablet/smartphone en een internet
verbinding gaat digitaal op zoek naar
antwoorden op vragen. Wij, de
informatieprofessionals, schamperen
nog vaak over de gebrekkige
zoekmethoden en zoektechnieken van
de online bevolking. Dat moet beter
kunnen. Maar zijn we ervan overtuigd
dat onze bezoeker beter de weg wist (en
weet) in onze papieren wereld? Haalt hij
daarin wel de onderste steen boven?
Willen we deze mensen met een digitale
zoekvraag opnieuw gaan leren om naar
ons toe te komen?
Nee. De medewerkers van
archiefdiensten moeten veel meer op
zoek naar de vragen die er zijn. Dat is in
de afgelopen jaren stukken eenvoudiger
geworden door de digitalisering en de
online aanwezigheid van veel
Nederlanders met vragen. De taak van
archieven is dan om aanwezig te zijn op
de digitale plekken waar mensen een
vraag hebben die ze met de informatie
in onze archieven kunnen
beantwoorden. In plaats van veel tijd en
geld steken in het leiden van de vraag
naar onze websites en balies, is het
noodzakelijk om de andere kant op te
gaan werken: twitterstreams op
onderwerp afstruinen, fora doorlichten,
nieuwsgroepen monitoren, alerts
activeren, browsen en surfen; kijken wie
waarnaar zoekt, waar dan ook, en dan
hulp bieden. We moeten af van de balie
waar medewerkers wachten tot er
iemand komt met een vraag. De digitale
pendant straalt hetzelfde uit: wachten
op een vraag per e-mail, wachten tot er
iemand op de chatknop drukt. Eropuit,
op zoek, vind de vragen!
■érzr -x SI
Om dit te realiseren moet er nog heel
veel veranderen. Het vereist een andere
houding van de archiefmedewerker. Het
vraagt om andere competenties. Het
biedt ook een prachtige kans voor de
financiële positie van archiefdiensten.
Deze manier van werken levert op
termijn een bezuiniging op. Deze nieuwe
vorm van klantbenadering kan met
minder ruimte toe. De studiezaal kan
een stuk kleiner. Dat scheelt kubieke
meters huurpenningen en inrichtings
kosten.
Realtime online digitale dienstverlening
kun je namelijk vanuit elke plaats op de
wereld realiseren. Ook vanuit thuis. Daar
scoren we dan meteen op het gebied
van duurzaamheid. Minder verkeer,
geen pc thuis én op het werk.
Vergaderen doe je ergens in een
huurunit, bij een station, of bij een
bedrijf dat regelmatig ruimtes leeg heeft
staan. Of je doet het roulerend bij een
van de collega's thuis. Eigenlijk zijn er
alleen maar voordelen.
Er is wel een belangrijke voorwaarde:
loskomen van het idee dat archief iets
fysieks is, dat informatie alleen op
papier of in PDF bestaat en uitsluitend in
een ruimte geraadpleegd kan worden.
Luud de Brouwer Column
Tot mijn genoegen zag ik een blogpost
van Fred van Kan waarin hij een tipje
van zijn sluier, en die van het Gelders
Archief, oplicht. Hij voorziet
een virtuele studiezaal en
een fysiek bezoek waarvoor
betaald moet worden. Fred,
we moeten eens gaan
praten.
Tekening: Peter Vlot.
nummer 9 2011 27
