Wat blijft nog in de Archiefwet?
Artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en 37.2, de
verplichte melding van de gemeentelijke
en waterschaps- Archiefverordeningen
aan GS, blijft bestaan.
Ook een drietal machtigingen blijft in de
wet:
- artikel 13.3: de machtiging tot
opschorting van overbrenging van
archieven ouder dan 20 jaar door
minister of GS;
- artikel 15.4: de beperking van de
openbaarheid van archieven ouder dan
75 jaar door minister of GS. De
wetgever is van oordeel dat het bij
deze drie niet gaat om goedkeuringen
of vergelijkbare vormen van
interbestuurlijk toezicht, maar om
vergunningen of ontheffingen van de
toezichthouder om in afwijking van
een regel uit de Archiefwet te
handelen.6
Hoe komen de provincies in
het nieuwe stelsel aan hun
informatie?
Om goed toezicht te kunnen houden
heeft de provincie natuurlijk informatie
nodig: hoe doet een gemeente/
waterschap enzovoorts het op het
gebied van de Archiefwet?
Het uitgangspunt is dat deze informatie
door de dagelijkse besturen regelmatig
aan de raden en algemene besturen
wordt gezonden, en dat diezelfde
informatie ook voor de provincie
voldoende moet zijn. Welke informatie
dat op archiefterrein precies is, heeft de
VNG (in samenwerking met de Sectie
Inspectie van BRAIN) na overleg met het
Inter Provinciaal Overleg (IPO) en de
betrokken ministeries vastgelegd in de
zogenaamde Key Performance Indicators
of Kritische Prestatie Indicatoren. In de
KPI's worden in tien hoofdstukken de
eisen neergelegd, waaraan overheden
op het terrein van de Archiefwet moeten
voldoen. De VNG heeft deze KPI's per
ledenbrief van 21 juli jongstleden aan
De reality check
Wanneer en hoe gaan de
provincies ingrijpen?
Wanneer uit de informatie met
betrekking tot de Archiefwet blijkt dat
een gemeente/waterschap/ Wgr-
regeling niet aan de Archiefwet voldoet,
zal de provincie ingrijpen. Sectoraal of,
ook op grond van de Gemeentewet zal
plaatsvinden!5
Artikel 7, de machtiging vervanging door
GS, vervalt zoals nu voorzien pas in 2013
bij Algemene Maatregel van Bestuur,
zodra er een nieuwe landelijke regeling
voor vervanging is vastgesteld.
- artikel 8: de machtiging tot
vervreemding van archieven door de
minister van OCW;
alle gemeenten gestuurd, met de
aanbeveling dat deze in het begin van
elk jaar ingevuld en naar raad en
provincie gezonden zouden moeten
worden.7 De VNG adviseert haar leden
hiervoor een archivaris/archiefinspecteur
aan te stellen, mocht dat nog niet zijn
gebeurd, of tenminste een vaste
aanspreekpersoon met een passende
opleiding. Het is van belang dat de
gemeentelijke inspectie nadere
afspraken maakt met de gemeenten
over de rolverdeling bij het horizontale
toezicht.
Als provinciale toezichthouders hechten
we uiteraard veel waarde aan de
deskundige en onafhankelijke verslagen
van de gemeente-, waterschaps- of
regionale archivaris. Deze verslaglegging
is voorgeschreven in de gemeentelijke
of waterschaps- Archiefverordeningen.
Het professionele oordeel en de
aanbevelingen van de archivaris hebben
een meerwaarde ten opzichte van een
'ja' of 'nee' in een hokje achter elke KPI.
Echter, in grote delen van het land is
geen archivaris benoemd, en de
rapportageverplichting uit de
Archiefverordeningen wordt op veel
plaatsen niet of nauwelijks ingevuld.8
De bedoeling van het nieuwe toezicht is
dat de provincie de KPI's en overige
informatie voor alle sectoren verzamelt,
zodat een totaalbeeld van een
gemeente/waterschap ontstaat.
Bij het nieuwe toezicht gaan we in
principe uit van vertrouwen in mede
overheden. Toch moet worden
voorkomen dat de toezichthouder zich
louter gaat baseren op een papieren/
digitale werkelijkheid, en het contact
met de echte werkelijkheid verliest.
Daarom is het begrip reality check
geïntroduceerd in het nieuwe stelsel
(gebaseerd op artikel 124E van de
nieuwe Gemeentewet). Dit houdt in dat
de toezichthouder - los van het
informatie verstrekken door de
gemeenten en waterschappen en los
van de Interventieladder - "een peilstok
in de werkelijkheid" kan steken. Een
reality check is géén inspectie, kan zich
richten op één of meer sectoren en kan
bestaan uit extra informatie opvragen,
een bezoek afleggen, zaken ter plekke
bekijken en/of gesprekken. Het is niet
de bedoeling dat de toezichthouder
hierbij al te voorspelbaar wordt, dus
wordt dit fenomeen niet precies
ingekaderd in beleidskaders. Ook dit
middel dient sober en proportioneel te
worden ingezet.
Voorbeeld I
Een waterschap heeft geen Archiefverordening aan de provincie toegezonden.
Er is wel een waterschapsarchivaris benoemd, maar deze heeft recent geen
verslagen aan het dagelijks bestuur aangeboden, zoals de eigen verordening
voorschrijft. Er zijn wel KPI's ingevuld en toegezonden. Daaruit blijkt dat bij het
waterschap de papieren archivering aan de normen voldoet, maar de digitale
archivering van vergunningen te wensen overlaat. Hiermee zouden de
Taakverwaarlozingscriteria nrs. 1a, 9 en 10 gelden.
De provinciale toezichthouder pakt de telefoon en verneemt dat er wel degelijk
een Archiefverordening is vastgesteld. Deze wordt alsnog toegezonden. Ook
vraagt de provincie bij de waterschapsarchivaris meer gegevens op over de
digitale archivering. Deze heeft geconstateerd dat alle gegevens uit het digitale
systeem ook nog worden bewaard in de papieren vergunningdossiers, die als het
officiële archief worden beschouwd. Als het waterschap geheel overgaat op het
digitale systeem, onder vernietiging van de papieren stukken, zal het een
machtiging voor vervanging aanvragen. De toezichthouder verwijst naar de
beleidsregel vervanging op de provinciale site en naar de rol van de archivaris
daarin. Hiermee eindigt voor dit moment het contact.
nummer 9 2011
15
