Communiceren en organiseren
Werkgroepnaam
Deelnemers
Beheer
t Publieksdiensten
Mais
PI at form diensten
Atlantis
OpenAilantis
Verschillende onderdelen op de lagen van het MljnStadMljnDorp platform.
Bij de start van het project bleek er toch
nog twijfel te bestaan over het hoe
en waarom van MijnStadMijnDorp, ook
binnen het HCO zelf. Iedereen had een
ander beeld bij het platform en het was
daarom erg belangrijk dat er veel en
goed gecommuniceerd werd, zowel
intern als extern. Er werden verschil
lende activiteiten georganiseerd en
gesprekken gevoerd:
Gesprekken met collega's en collega
archiefinstellingen in Overijssel.
Sommige gesprekken hebben geleid
tot samenwerking binnen het project,
onder andere met Stadsarchief en
Athenaeumbibliotheek (SAB) in
Deventer en de Twentsewelle in
Enschede;
Het bijwonen van bijeenkomsten,
seminars en presentaties waar het
inzetten van Web 2.0-technologie aan
de orde kwam (o.a. DEN conferentie
december 2008);
Presentatie Web 2.0 door Yola de
Lusenet bij het HCO naar aanleiding
van haar publicatie;1
Een tweetal visiebijeenkomsten bij
het HCO, op 16 en 19 maart 2009,
voor de verdere afbakening van de
visie van het project. Dit heeft geleid
tot een visiedocument.2
De activiteiten en gesprekken hebben
een goed beeld gegeven van de ideeën
die belanghebbenden en toekomstige
gebruikers hadden over MijnStadMijnDorp.
Hierdoor werd het mogelijk om te
komen tot een duidelijke omschrijving
van het te bereiken doel. Dat werd
vervolgens op papier gezet en
aangevuld met een schematische
weergave die de structuur van het
toekomstige platform visualiseerde.
Zo kregen medewerkers van het HCO
en andere archiefinstellingen, en
de doelgroepen, hetzelfde beeld over hoe
MijnStadMijnDorp moest gaan werken.
Daarna werden verschillende werk
groepen ingericht, waarin naast
HCO-medewerkers ook andere partijen
zitting hadden. De volgende tabel laat
dit zien:
Technologische verkenningen en
functioneel ontwerp
Opstellen businessplan
Aanbesteding, selectieproces ICT
ontwikkelaars
Ontwikkeling en testen
HCO, HV Tubbergen, HV Ommen, SAB,
Twentsewelle
HCO, HV Wijhe
HCO, HV Wijhe, HV Tubbergen, HV Ommen,
SAB
HCO, SAB, Twentsewelle, HV Hardenberg,
HV Geesteren, HK Dalfsen, Oudheidkamer
Twente, HV Wijhe, HV Ommen, Stichting
Historie Broekland, HV Tubbergen, HV
Denekamp, Gemeentearchief
Steenwijkerland, Stichting Breckelenkamp,
diverse historisch geïnteresseerde
particulieren, HCO gebruikersraad,
Uitgeverij Waanders
Door deze nauwe samenwerking en een
interactief weblog werden de doel
groepen zoveel mogelijk op de hoogte
gehouden van de voortgang van het
project. Met name de input die gegeven
werd, is zoveel mogelijk verwerkt
binnen de verschillende werkgroepen
om te komen tot het gewenste
eindresultaat.
In de komende periode zal op regel
matige basis een gebruikersoverleg
plaatsvinden voor de verdere uitrol
en ontwikkeling van MijnStadMijnDorp.
Deze groep wordt op dit moment
samengesteld en zal weer bestaan uit
verschillende historische verenigingen
en collectiebeherende instellingen uit
Overijssel. Het HCO vindt het belangrijk
dat de doelgroep betrokken blijft en kan
aangeven wat de wensen zijn, zodat
hierop kan worden ingespeeld bij
verdere verbetering en uitbreiding.
MijnStadMijnDorp is een platform dat
bestaat uit verschillende lagen. Maar
MijnStadMijnDorp is ook een
communitywebsite, een onderdeel van
de laag 'publieksdiensten' van dit
platform (zie bijgesloten figuren).
Tijdens de bouw van de communitysite
werd vanuit de historische verenigingen
aangegeven dat het belangrijk is om
zoveel mogelijk Nederlandse termen
te gebruiken. Binnen MijnStadMijnDorp
heet de communitysite dan ook
'groepswebsite'.
De structuur en het beheer van het
platform is als volgt:
1. Het HCO is eigenaar en beheerder van
het platform en de groepswebsite.
Het HCO onderhoudt de infrastructuur
en faciliteert zo andere
collectiebeheerders met de
mogelijkheden die het platform en
de website bieden;
2. Het HCO is tegelijk deelnemer aan
de groepswebsite en heeft zijn eigen
groep. Het HCO is dus zelf ook
onderdeel van de community;
3. Binnen de groepswebsite beheren
de groepsbeheerders de eigen groep.
Een groepsbeheerder kan een
historische vereniging zijn, maar ook
een historisch geïnteresseerde
particulier. Binnen een groep kunnen
artikelen, onderzoeken, foto's en
dergelijk worden geplaatst, waar het
32 2011 nummer 6
