Wat moeten wij doen om
onze informatievoorziening
toekomstbestendig te
krijgen?
Filip Boudrez, archivaris van het Stads
archief Antwerpen, ging hier verder op
in. Hij liet zien hoe het oppakken van
de gezamenlijke verantwoordelijkheid
door archiefvormers en archivarissen in
Antwerpen heeft geleid tot een oplossing
van de problematiek rondom informatie
beheer.
De werkwijze in Antwerpen is als volgt:
Antwerpen kent geen DIV zoals in
Nederland. Hier is geen sprake van twee
Versplinterd en verspreid
Vervolgens nam Gert Zwagerman, hoofd
Concerndienst van het Stadsarchief
Amsterdam, het stokje over en besloot
de middag met de beginvraag: hoe
kunnen we vanuit een gezamenlijke
verantwoordelijkheid informatie
duurzaam borgen en digitale dementie
voorkomen?
Zwagerman schetste kort de geschiedenis
van het Amsterdamse informatiebeheer
van de afgelopen dertig jaar, waarbij
DIV, toen nog Registratuur genaamd,
alleenheerser was inzake proces
informatie. Of men nu iets wilde weten
over een besluit, over de context van
een zaak of enkel een losse brief:
zonder de steun van de Registratuur was
dit onmogelijk. Dertig jaar later is dit
onderdeel van de organisatie op de
meeste plaatsen gemarginaliseerd ten
gevolge van diverse technische middelen.
Inmiddels is het beheer van de informatie
versplinterd en verspreid over mede
werkers van het primaire proces,
afdeling communicatie, ICT en de
afdeling informatiemanagement, naast
DIV en archivarissen. Vervelend voor DIV,
Informatie delen is een
cultuur.
maar ook met grote gevolgen voor
de organisatie die haar geheugen dreigt
kwijt te raken. Met de introductie van
het digitaal depot als technische
voorziening en het informatie
beheersplan als sturingsinstrument
wordt herstel van het kwaliteitsniveau
van de informatievoorziening mogelijk,
mits procesverantwoordelijken,
medewerkers van ondersteunende
afdelingen en archivarissen samen
optrekken.
Conc|usie
doordringen. Normen en kwaliteits
eisen zijn hiervoor vastgelegd in
de NEN norm 2082 en de NEN-ISO
norm 15489. De verantwoordelijkheid
voor de kwaliteit van informatie bij
het Rijk is expliciet bij de inhoudelijk
verantwoordelijken gelegd met
behulp van de zogenaamde Baseline.
Er zijn plannen om dit ook in te
voeren voor gemeenten, zoals bij het
Concern Amsterdam met het Besluit
Informatiebeheer.
3. Het inregelen van Information
Governance levert voor de overheid
veel voordelen op: er is minder
menskracht nodig. Uitstroom van
overheidspersoneel in 2020 door
pensionering kan worden opgevangen
met behoud van en verbetering van
informatiekwaliteit. De digitale
overheid, gepland voor 2010, kan dan
worden doorgevoerd.
4. Automatiseren is organiseren. Zorg
voor een goede toekenning van
metadata, anders weet je niet wat
de geautomatiseerde informatie
behelst. Hierbij wordt het voorbeeld
van de niet-gelabelde blikken
gebruikt; zonder labels heb je geen
idee wat erin zit. En achteraf labelen
is zeer kostbaar.
Kernvragen van de presentatie van Ad
van Heijst: hoe zorgt de overheid ervoor
dat zij weet wie ten behoeve van welke
processen welke informatie heeft?
En hoe zorgen we ervoor dat dit ook op
lange termijn leesbaar en terugvindbaar
blijft?
werelden maar van slechts één wereld,
waarbij het archief het primaire proces
ondersteunt bij haar informatie
huishouding. Hiervoor biedt het
Stadsarchief de functionaliteit van een
geïntegreerd DMS. Voor digitale
archieven met een bewaartermijn langer
dan 10 jaar is er het digitale depot.
Antwerpen had in het verleden te
kampen met dezelfde problematiek die
nu in Nederland speelt. Het archief zat
niet op het juiste moment aan tafel,
men had onvoldoende grip op de
informatie die werd gecreëerd. In 2004
kwam het kantelpunt, waarna het
archief wél aan tafel werd gevraagd om
expertise en ondersteuning te bieden.
Het mandaat werd versterkt door een
verhuizing waarbij gecentraliseerd werd
en flexwerken noodzakelijk, met
maximaal 2 strekkende meter papier
per FTE.
Het archief is nu de enige plek met
een totaalplaatje van alle relevante
processen en bijbehorende informatie
stromen. Het kan vanuit een helikopter
view adviseren en proceseigenaren en
hun informatiestromen verbinden. Dit
verhaal leidde tot enthousiaste reacties:
kan dit niet in Amsterdam gerealiseerd
worden?
Na de verschillende presentaties volgde
een discussie met als eindconclusie:
informatie delen is een cultuur. Er zijn
grote bedrijven en multinationals
waarbij het delen en op orde houden
van informatie en kennis een beoor
delingscriterium is voor medewerkers.
Hoe beter bewaard en hoe effectiever
gedeeld, hoe meer bonus.
In juni is een vervolgbijeenkomst geor
ganiseerd: een zogenaamde expert
meeting waar wederom vertegen
woordigers van de verschillende
disciplines worden uitgenodigd. Dan
gaat het vooral om de mensen die
de doelstellingen die in februari zijn
geformuleerd handen en voeten moeten
geven: informatiemanagers, proces
eigenaren, communicatieverant
woordelijken, hoofden ICT, hoofden DIV
en archivarissen.
Theo Kremer senior medewerker
Stadsarchief Amsterdam.
nummer 6 2011 29
