Wat doe je wel, wat doe je niet?
En waarom dan?
Een beslissingsmodel voor het 'digitaliseringsklaar'
maken van archieven
Digitaliseren gebeurt meestal met een bookscan onder een glasplaat. Daarvoor moet een archiefstuk
een geschikte vorm hebben. Bij een aantal digitaliseringsprojecten binnen het Nationaal Archief
werden de restauratoren - tijdens de voorbereiding op digitalisering van een aantal koloniale
archieven - geconfronteerd met objecten die in hun huidige vorm niet geschikt zijn om met
de bookscan te digitaliseren. Daarom is geprobeerd een model te creëren aan de hand waarvan
besloten kan worden wel of niet iets aan die vorm te doen.
Splitsing
Om te besluiten of de vorm van een
object aangepast mag worden om het te
kunnen digitaliseren, hebben we ons een
aantal vragen gesteld en vooral waardes
afgewogen. Bijvoorbeeld: wat is
de waarde van informatie die niet
toegankelijk is omdat een stuk niet
raadpleegbaar is? Maar ook: wat is de
waarde van de vorm van een object, als
deze goed raadpleegbaar maar niet te
digitaliseren is?
In het beslissingsmodel wordt een
splitsing aangebracht in beslissingen met
betrekking tot stukken waarvan de
materiële staat of conditie wel geschikt is
Maar ook als de materiële staat wel goed
is kan een object niet-raadpleegbaar zijn:
als het bijvoorbeeld heel strak gebonden
is of zelfs gedriegd1, waardoor de tekst
'analoog' niet leesbaar is omdat zij
Gabriëlle Beentjes I
Voor de archivist is op de eerste plaats
de inhoud van een archiefstuk - de
geschreven, getekende of gedrukte tekst -
van belang. Maar die tekst is in een
bepaalde vorm overgeleverd: losbladig,
gebonden, gevouwen, opgerold. De vorm
van een archiefstuk kan iets zeggen over
de (ontstaans)geschiedenis ervan, of over
de gewoonten van de mensen die eraan
of ermee gewerkt hebben. Aantasting
van de vorm zou een aantasting van
de authenticiteit van het object kunnen
betekenen. Daarnaast kan de huidige
vorm van een archiefstuk voor bepaalde
groepen mensen (de oorspronkelijke of
achtergebleven bewoners van de voor
malige koloniën bijvoorbeeld) een grote
emotionele waarde hebben en is zo'n
archief cultureel erfgoed. Koloniale
archieven geven een stuk geschiedenis
weer dat vaak op geen enkele andere
manier aanwezig is in de betreffende
landen en draagt dikwijls gevoelige
informatie in zich. Denk aan documenten
met betrekking tot de slavernij. Dergelijke
stukken haal je niet zomaar uit elkaar om
ze gemakkelijker te kunnen digitaliseren.
om op de meest eenvoudige manier
te digitaliseren, en stukken waar dat niet
het geval is. Als een stuk materieel in
slechte staat is, vragen we ons af of het
ondanks de slechte materiële staat wel
fysiek raadpleegbaar is, in de betekenis
van leesbaar. Als dat ook niet het geval is,
is de oplossing duidelijk:
raadpleegbaarheid en daarmee toeganke
lijkheid van de geschreven informatie gaat
altijd vóór, omdat gebruik immers het
doel van het bewaren van archieven is.
Dus als in zo'n geval de vorm aangetast
moet worden om het object raadpleeg
baar te maken en vervolgens te
digitaliseren, dan wordt dat als verant
woord beschouwd.
14 2011 nummer 4
