VJ
Archieven in het veld
tweedeling praten. Het archief is er voor
allebei, zowel het korte- als het lange-
termijngeheugen. Het archief is het
geheugen." Dat brengt ons op de RHC's
en dus de tweede 'belofte' uit de
Archiefwet 1995.
"De tweede 'belofte' is redelijk
waargemaakt, maar de ontmanteling
van de Rijksarchiefdienst heeft een
grote impact gehad. Allereerst: het
Nationaal Archief is lang bezig geweest
om de eigen positie te bepalen. Qua
naam en bekendheid heeft de instelling
zich goed gepositioneerd. Een geluk was
dat veel mensen met hun kennis bij het
NA gebleven zijn. De rol van kennis
instituut konden we blijven vervullen.
Dat was anders voor de rol in het
archiefbestel. Die zijn we weer aan het
opbouwen. Ik weet wel dat het her
invoeren van de naam 'Rijksarchief
dienst' tijdens de Ketelaarlezing in
De Witte wat losgemaakt heeft. Het
Nationaal Archief voelt zich een beetje
als een hoofd zonder lichaam. Wil je als
'eerste archiefinstelling' in Nederland de
eerstverantwoordelijke in het bestel zijn,
dan moet je je verbonden weten met
het collectief. Toen ik in een gepubliceerd
beleidsstuk het Nationaal Archief 'de
eerste archiefinstelling' noemde, werd
me van diverse kanten gevraagd of dat
wel zo verstandig was, maar ik wilde
het er per se in hebben. Het is waar.
Vanuit die positie kun je het voortouw
nemen. Daar moet ik wel bij zeggen dat
wij daar ook meer middelen voor hebben.
De ontmanteling heeft ook veel van
de RHC's gevraagd. Ze zijn er in het
algemeen sterker uitgekomen. Ik vind
Archieven in het veld
hiervoor is opgenomen in het ACDD-
voorstel [Archiefcoalitie Digitale
Duurzaamheid, HB/RS]. Het gaat dan
om samenwerken in een shared services
model. Een prima strategie, ik noemde
het al eerder, is ook hier die van
de Gemeenschappelijke Regelingen.
Deze waren er voor het ophalen van vuil
en voor zwembaden. Vijftien jaar
geleden is ontdekt dat het ook goed
is voor andere taken. Het 'huis van
Thorbecke' (rijk, provincie, gemeente)
hoeft dus geen belemmering te zijn.
Wat nog het minst voor sharing in
aanmerking komt, is de derde laag.
Dat is aan de kant van de zorgdrager.
Er moet nog veel gebeuren om tot een
gezonde informatiestroom te komen.
Om dit te realiseren moet iedere dienst
haar rol in zijn werkgebied nemen. Dat
is wat diensten nu al moeten doen.
Zorgen dat de informatiestroom op orde
is. De eerste belofte van de Archiefwet
invullen."
De toekomst
Berendse: "We zitten op een kantelpunt"(foto Mirjam van der Hoek).
niet dat ze zich teveel op erfgoed
richten. Daar komt verandering in, dat
zie je. RHC's staan natuurlijk ook niet op
zichzelf. Ze zijn onderdeel van het
collectief. Het hele veld is één collectief.
We zijn onderdeel van een netwerk.
We moeten als bestel functioneren:
generiek waar het generiek kan en
specifiek waar nodig. Instellingen gaan
onderling taken verdelen. Ik zie dat het
die kant al opgaat bij de drie noordelijke
RHC's."
Berendse acht het onvermijdelijk dat
zich in de komende jaren grote
verschuivingen gaan aftekenen in de
sector. De reden daarvoor is eenvoudig.
Veel, zo niet de meeste, van de archief
instellingen zijn te klein om de rol van
beheerder van het kortetermijngeheugen
van de overheden te kunnen vervullen
zonder samenwerking.
"We moeten niet alles zelf doen. Het
e-depot zal daar een mooi voorbeeld
van zijn. Het e-depot vergt samen
werken. Ik zie daarin drie lagen. Ten
eerste het ontwikkelen van een
e-depot. Het gaat dan om software en
preservering. Dat kan geen instelling
alleen; daarvoor is arbeidsdeling nodig.
Internationaal op het gebied van
preservering. Dat doen we in Europees
verband. Nationaal gebeurt dat op het
gebied van software. Daarbinnen zijn
open standaarden van groot belang.
De tweede laag is vooral belangrijk bij
het in gebruik nemen van het e-depot.
Het gaat dan om een diensten- en
relatiebeheerpakket. Een suggestie
Als het gaat om de toekomst van de
sector zit er nog een verschuiving aan
te komen. Archiefinstellingen doen nu
nog vaak alles zelf, het alfa en omega
van verwerven tot presentatie. "Waarom
eigenlijk?", vraagt Berendse zicht hardop
af. "Het Nationaal Archief laat het
digitaliseren van stukken grotendeels
over aan Groningen waar een prachtig
geoutilleerde scanstraat staat, om maar
iets te noemen. Ander voorbeeld?
Waarom nog al het archief beheren op
van die peperdure locaties terwijl de
meeste stukken toch nooit worden
geraadpleegd? Dat kan een stuk
goedkoper in centrale, gemeenschappelijke
depots."
Berendse kijkt wat dat betreft met
bewondering naar het bibliotheekwezen
waar men al heel lang samenwerkt,
bijvoorbeeld door het gebruik van een
gemeenschappelijke systeem voor
beschrijven. "De Koninklijke Bibliotheek,
de universiteitsbibliotheken en
de openbare bibliotheken gaan
samenwerken in de Gemeenschappelijke
Informatie Infrastructuur. Ze hebben
plannen om een landelijke catalogus
te creëren, de Nationale Bibliotheek
Catalogus. Bibliotheken komen ook tot
een werkverdeling, bijvoorbeeld op
provinciaal niveau: niet elke individuele
bibliotheekinstelling doet alles van kop
tot staart. Daar kan het archiefwezen
12 2011 nummer 4
