r
r
Sinds de introductie van de
functionele theorie en de
daarop gebaseerde methode
van macroselectie zijn het
niet langer de documenten
maar de handelingen die het
object van waardering zijn.
De theorie is even eenvoudig als logisch:
de handelingen van de overheid worden
in kaart gebracht en gewaardeerd. De
administratieve neerslag die uit de
handelingen voortvloeit, volgt dezelfde
waardering. Een kind kan de was doen.
De werkelijkheid is echter vaak anders.
Nog afgezien van het feit dat het lang
niet gemakkelijk is om doeltreffende
omschrijvingen van handelingen te
maken, blijkt het ook helemaal niet zo
eenvoudig om de administratieve
neerslag en een handeling met elkaar
te verbinden. De archiveringsstructuur
is lang niet altijd gebaseerd op de
handelingenstructuur. Het waarderen
gaat dan misschien wel een stuk
eenvoudiger en vooral sneller in
vergelijking met vroeger, toen documenten
het object van waardering waren, maar
het grote knelpunt zit in de uitvoering
ofwel de toepassing van de selectie
lijsten die op deze wijze tot stand zijn
gebracht. Selectie is vooral een
identificatieprobleem geworden.
Routekaart voor selectie
nieuwsgierigheid ook de drijfveer voor
dit onderzoek. Nieuwsgierigheid, maar
ook verbazing. Verbazing omdat
de professionele belangstelling van
archivarissen vooral uit lijkt te gaan
naar het proces van waardering van
archieven en veel minder naar het
materiaal dat uiteindelijk wordt
geselecteerd. De Nederlandse overheid
stopt veel geld en energie in het
sturingsproces voor selectie van
archieven, namelijk via het opstellen
en vaststellen van selectielijsten en
de op basis hiervan bewerken van
archieven. Maar de overheid lijkt
betrekkelijk weinig aandacht te hebben
voor de doelmatigheid van dit hele
proces. De selectielijsten zijn het
resultaat van een zorgvuldig,
gedetailleerd en vaak langdurig
onderzoeks- en onderhandelingstraject
waarbij zorgdrager, bewerkingsorganisatie
en Nationaal Archief betrokken zijn.
De Raad voor Cultuur beoordeelt de
concept-selectielijsten en deze worden,
alvorens vaststelling, ter inzage gelegd.
Als ze eenmaal zijn goedgekeurd is het
verder aan de bewerkingsorganisatie
om de routekaart voor de selectie toe
te passen. Daar gebeurt het echte werk.
Iedere dag moeten er lastige afwegingen
worden gemaakt. Dan blijkt in hoeverre
de structuur van de selectielijsten ook
echt past op de archieven die bewerkt
moeten worden.
Iedere dag moeten er
lastige afwegingen worden
gemaakt. Dan blijkt in
hoeverre de structuur van de
selectielijsten ook echt past
op de archieven die bewerkt
moeten worden.
De Erfgoedinspectie rapporteert meestal
in tamelijk algemene termen over de
kwaliteit van de selectie3 en het
Nationaal Archief beoordeelt met name
de kwaliteit van de geproduceerde
archiefbeschrijvingen. Er is nooit op
systematische wijze onderzocht hoe de
uitkomst van de selectie zich verhoudt
tot het sturingsinstrument, de selectie
lijst. Met andere woorden: biedt de
routekaart voor de selectie wat hij
belooft? Of, om met Ian Wilson te
spreken: "But am I getting my records?"
Het onderzoekscollege had niet de
Onderzoeksopzet
In dit onderzoekscollege is ervoor
gekozen om de toepassing van selectie
lijsten door de projectorganisatie
'wegwerken archiefachterstanden'
als uitgangspunt te nemen. Het project
wegwerken archiefachterstanden
(PWAA) was een initiatief van de
departementen om de archieven van
voor 1976 te bewerken. In totaal heeft
deze projectorganisatie in ruim drie jaar
tijd circa 75 kilometer archieven van
de Rijksoverheid bewerkt. 12 kilometer
archiefmateriaal, ofwel 16% van het
totaal, werd geselecteerd voor
overbrenging naar het Nationaal Archief
of naar een RHC.4 Het onderzoek in dit
college was erop gericht om te zien in
hoeverre het resultaat van de selectie
ook daadwerkelijk overeenkwam met
de selectiegrondslagen uit de relevante
basis selectiedocumenten (BSD's).
Methodisch zaten er wel de nodige
haken en ogen aan dit onderzoek. Hoe
kan immers het resultaat van de selectie
(zowel het te bewaren als het te
vernietigen materiaal) nog gerelateerd
worden aan de selectiegrondslag?
De sleutel hiervoor lag bij de wijze
van bewerking. PWAA-selecteurs hebben
bij ieder beschreven bestanddeel in
de archiefinventaris de selectiegrondslag
opgenomen door het nummer van
het BSD en de gebruikte handeling
te vermelden. Op die manier konden
de archiefbestanddelen, de bewaard
gebleven documenten die we in de
omslagen aantreffen, op eenvoudige
wijze gekoppeld worden aan de
gebruikte selectiegrondslag uit het BSD.
Op basis daarvan hebben de studenten
samenhangende analyses kunnen maken
tussen de handelingen, de archief
beschrijvingen en het feitelijk
aangetroffen materiaal in de omslagen.
In de eerste plaats is gekeken naar de
adequaatheid van de archiefbeschrijving
in de inventaris ten opzichte van de
stukken die in de omslagen werden
aangetroffen. Daarnaast is onderzocht
hoe de archiefbeschrijvingen van de
inventaris en de handeling waarop
de selectie was gebaseerd zich tot
elkaar verhielden. Tot slot is ook naar
theorie en de daarop gebaseerde methode
van macroselectie zijn het niet langer de
documenten maar de handelingen die
het object van waardering zijn.
In 2005 publiceerde Brian Beaven -
sinds 1989 werkzaam bij het
'Government Records Appraisal and
Disposition Program' van de Library and
Archives Canada - in Archival Science
een artikel met de veelzeggende titel
'But am I getting my records'.2 Hij besteedt
hierin aandacht aan het vraagstuk van
macroappraisal: hoe kunnen theorie en
methode worden omgezet in een
effectieve selectie van documenten?
Diens artikel vormde de aanleiding en
inspiratie voor een onderzoekscollege
naar de wijze waarop selectielijsten in
Nederland worden toegepast.
Net zoals het meeste onderzoek
geboren wordt uit nieuwsgierigheid
hoe dingen in elkaar steken, was
pretentie om daar een sluitend
antwoord op te formuleren, maar wel
om de onderzoekbaarheid van die vraag
te toetsen en een eerste aanzet voor
het daadwerkelijke onderzoek te geven.
nummer 10 2010 43
