STAPEL PAPIER GEGROEID
TOT EEN AFSTAND VAN
MAASTRICHT-LEEUWARDEN
Tijdig, openbaar en
klantgedreven
De nieuwe praktijk in de
dienstverlening
Ssrm&etm
Ten tweede is er de openbaarheids
procedure, waarin vastgesteld moet
worden of er beperkingen aan de
openbaarheid gesteld moeten worden
voor de over te dragen archieven
en zo ja, welke.
De kabinetsnotitie Informatie op orde van
2009 heeft de stoot gegeven om vooral
het eerste probleem aan te pakken. De
opkomst van de digitale overheid speelde
daarbij natuurlijk een rol, want de nood
zaak van tijdige selectie van overheids
informatie werd alleen maar urgenter.
Bij de ministeries kwamen CIO's, chief
information officers, en met Doc-Direct
werd een nieuwe archiefbewerkings-
organisatie neergezet in Den Haag
en Winschoten.
Blijft het tweede knelpunt over. Bij de
opening van Doc-Direct in januari van dit
jaar memoreerde algemeen rijksarchivaris
Martin Berendse dat er op dit moment
reeds vele kant-en-klaar bewerkte
archiefblokken in de wacht voor over
brenging naar het Nationaal Archief staan,
alleen maar omdat het openbaarheids
regime nog niet is vastgesteld. Dat is
onnodig tijdverlies. Maar hij suggereerde
een praktische oplossing aan alle mede
werkers van Doc-Direct: "Als jullie nou bij
het bewerken van de archieven - in goed
overleg met ons - ook al vast naar
mogelijke openbaarheidskwesties kijken,
kan het Nationaal Archief ervoor zorgen
dat direct bij afronding van de bewerking
het wettelijk verplichte, concreet uitvoer
bare, openbaarheidsadvies er voor het
ministerie ligt. Ieder behoudt zijn bestuur
lijke rol, maar op die manier is de open
baarheid géén moeizaam en tijdrovend
deelproces vlak voor de finish, géén
kopzorg meer voor de departementen,
maar een integraal onderdeel van het
bewerkings- en overdrachtsproces.
Ketenbewustzijn.
En daardoor kan de aandacht van
de departementen beperkt blijven tot
de écht gevoelige kwesties en de gevallen
waarin het departement zou willen
afwijken van mijn advies."
Inmiddels worden de voorbereidingen
getroffen om deze werkwijze te imple
menteren en de departementen waarmee
hierover gesproken wordt, reageren
positief. Maar er zal nog heel wat water
door de Haagse Vliet en het Winschoter-
diep moeten stromen alvorens de file tot
wat acceptabeler omvang zal zijn terug
gebracht. Maar goede wil is er bij
iedereen!
Cartoon uit 1977: de achterstand in het overbrengen van geschoonde en geselecteerde archieven
door de overheidsinstellingen leverde destijds een file van Leeuwarden naar Maastricht op; anno 2010
zou die file zeker 800 kilometer lang zijn.
"Tijdig, openbaar en klantgedreven."
Zo omschreef Martin Berendse de missie
van de archiefbewerkers en archivarissen
in diezelfde Doc-Directbijeenkomst in
januari 2010. Met hem deel ik de mening
dat de archivarissen (in brede zin, dus in
de gehele 'keten') als taak hebben netjes
antwoord te geven op vragen van
parlement of burgers. Zij beschouwen het
echter ook hun beroepseer om actief en
tijdig, maar wel verantwoord, informatie
openbaar te maken.
Om die roeping waar te maken moet
er geïnnoveerd worden. Een efficiëntere
selectieaanpak, prioritering naar relevantie
en tijdige derubricering van de archief
blokken. Weg dus met de gemakzuchtige
praktijk om een compleet inventaris
nummer of een compleet bestand
te sluiten, alleen omdat er een handvol
gevoelige documenten of dossiers tussen
zit. Het is onnodig, het kost tijd, het kost
geld en het draagt niet bij aan onze
roeping om de openbaarheid te dienen.
Mr. Willibrord Davids verbaasde zich in zijn
eerder genoemde lezing ook over
de huidige praktijk: "Ik heb niet kunnen
constateren dat ernst wordt gemaakt met
de uitvoering van het voorschrift dat
na uiterlijk twintig jaar de mogelijkheid
wordt onderzocht om de rubricering
te herzien of te beëindigen van docu
menten waarvan de rubricering niet aan
een tijdsverloop van maximaal tien jaar
is gebonden."
Met enige weemoed kun je kijken naar
de cartoon uit 1977, dus 33 jaar geleden.
Ik ben ervan overtuigd dat over 33 jaar,
in 2043, onze worsteling met honderden
kilometers papier ons een nostalgisch
gevoel van voorbije tijden zal geven.
Van al het archiefmateriaal in het
Nationaal Archief is 96 procent zonder
beperkingen aan de openbaarheid
raadpleegbaar. Bescherming van de
persoonlijke levenssfeer van de resterende
4 procent is de meest voorkomende
grond om de openbaarheid van dossiers
tijdelijk te beperken. Naarmate het
aantal archieven met een openbaar
heidsbeperking stijgt (en dat gebeurt
onvermijdelijk doordat steeds jongere
archieven binnenkomen), neemt
de werkdruk in de dienstverlening toe.
De hierboven al gesignaleerde werkwijze
(of misschien beter: de ingesleten praktijk)
sinds de jaren tachtig had het zicht op de
yjATOZSKT
36 2010 nummer 10
