Noord-Hollands Archief:
bestuur, directie en toezicht
De verschillende rollen van
archivarissen
Dualisme
Met ingang van 8 maart 2006 was
niet langer de gemeenteraad bevoegd
om de archivaris te benoemen en de
archiefbewaarplaats aan te wijzen.
Deze bevoegdheden berusten
sindsdien bij het college van
burgemeester en wethouders. De
gemeentearchivaris rapporteert aan
het college en niet aan de raad.
In het kader van het dualisme
hoort B&W de rapportages aan de
raad voor te leggen. Dit is ook
voorgeschreven in de gemeentelijke
archiefverordening van Haarlem,
artikel 9: het college overlegt bij het
jaarlijks verslag aan de raad de
verslagen die door de archivaris aan
haar zijn uitgebracht in verband met
het beheer en het toezicht.
Wat kan een archivaris doen?
Het bestuur van het Noord-Hollands
Archief bestaat uit burgemeester mr.
B.B. Schneiders en cultuurwethouder
dhr. P. Heiliegers namens de
gemeente Haarlem, cultuurwethouder
dr. W.J. Westerman namens de
gemeente Velsen, en mw. drs.
B.J. Glashouwer, mw. drs. M.L. Pop-
Jansen en mw. dr. B.M.A. de Vries
namens het Rijk. De heer Schneiders
is voorzitter van het bestuur.
De directeur van het Noord-Hollands
Archief, drs. L. Zoodsma, is uit hoofde
van zijn functie tevens secretaris van
het bestuur. In het jaarverslag NHA
2008 staat het volgende: "De
directeur van het Noord-Hollands
Archief is belast met het toezicht op
het beheer van de archiefbescheiden
die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats van de
organisaties die hem als archivaris
hebben benoemd. De
gemeentelijke archiefinspecteur
oefent namens de directeur
[is tevens gemeentearchivaris, red.]
dit toezicht uit."
woording aan de samenleving in gevaar
gebracht. Het zou een motie van
wantrouwen waard geweest kunnen zijn."
Archiefinspecteurs lijken gevoelig voor
het bedrijfseconomisch motief. Loef:
"Het concept van elk rapport wordt
voorbesproken met de gemeente
secretaris of een andere hoge ambtenaar.
Daarna gaat de eindversie naar het
college. We verwachten antwoord van
B&W, maar dat duurt altijd even. Vooral
als er veel moet gebeuren; dan moet er
bijvoorbeeld eerst een bedrag op de
komende begroting worden geclaimd
naar aanleiding van een plan van
aanpak. We geven dus eerst even de
tijd." Met 'we' bedoelt Loef niet alleen
de provinciale, maar ook de gemeentelijke
archiefinspectie. Beide trekken in
Noord-Holland van begin tot eind samen
op. Ook volgens het NHA is het aan het
college het rapport wel of niet te
openbaren. Overigens "zou het effect
van een protest tegen die beperking op
de openbaarheid juist negatief uit kunnen
pakken waardoor de rapportage niet het
gewenste effect zou hebben". Loef wijst
in dit geval op de Wob, die een uitzondering
maakt op het recht op informatie met
betrekking tot inspectie, controle en
toezicht door overheidsorganen (Wob
10.2d), maar geeft tegelijkertijd aan:
"De eindversies van onze uitgegane
rapporten zijn passief openbaar, dus
opvraagbaar voor elke burger."
Bij het Noord-Hollands Archief zijn de rol
én persoon van de directeur van de
archiefdienst (manager) en die van
de gemeentearchivaris (toezichthouder)
gecombineerd (zie kader). Het is Zoodsma
(directeur en eindverantwoordelijk voor
de archiefinspectie) die reageert voor
het NHA: "De gemeentearchivaris heeft
een korte lijn naar het bestuur en het
management van de gemeente. Er vindt
overleg plaats over bestuurlijke zaken
die de archiefdienst betreffen. De
gemeentelijke archiefinspecteur kan druk
op de gemeentearchivaris uitoefenen
om onderwerpen voortvloeiend uit de
toezichtstaak op de agenda te zetten
tijdens het overleg met het bestuur
of ambtenaren van de gemeente.
De bespreking van dergelijke onderwerpen
wordt dan gevoerd vanuit het toezicht
houdersperspectief." Van Zetten ziet die
laatste rol nauwelijks in de praktijk:
"Een archiefdienst heet tegenwoordig
erfgoedcentrum gericht op cultureel
historisch onderzoek. In een mooi gebouw,
een gemeenschappelijke regeling, op
afstand van gemeentehuis en ambtelijke
organisatie. Prima, maar als volks
vertegenwoordiger probeer ik de
belangen van de inwoners van de stad
te dienen. Hoe moet dat als dossiers
onvindbaar zijn, brieven en andere
zaken soms niet geregistreerd? Onze
controlerende taak komt zo in het
geding." De gemeentearchivaris kan
de rol van inspecteur en controleur wel
nemen, maar in de praktijk gebeurt het
weinig.
Indien een gemeente stukken zonder
gegronde reden niet openbaar verklaart,
is er wat uit te leggen, vindt ook Zoodsma.
Wellicht kan de ethische code de
archivaris steunen, hoewel het onduidelijk
is of het bereik van die code verder reikt
dan stukken die onder het beheer van
de archivaris vallen. Maar Zoodsma vindt
het geen taak van de archiefinspectie
om het inspectierapport openbaar te
maken. Hij kijkt in dit geval als eerste
naar het college en vervolgens naar
burgers en dan met name de raadsleden.
Volgens Zoodsma is het aan B&W om
het inspectierapport openbaar te maken
en om hiervoor het juiste moment te
kiezen. Verder hebben de raadsleden
een controlerende rol. Daarmee gaat
Zoodsma trouwens niet in op het
gegeven dat de raad juist niet wist
dat het rapport geheim verklaard was
en dus niet kon weten dat er een
rapport was.
Volgens Loef is de rol van de inspecteur
op het gebied van de openbaarheid van
informatie het handhaven van de wet.
Voor archivarissen is dat de archiefwet.
Loef: "Archivarissen gaan momenteel
niet over de handhaving van de Wob
(en die wordt in Nederland hoogst
terughoudend uitgevoerd, dus een
handhavingsinstantie zou zeker geen
overbodige luxe zijn)."
Van Zetten gaat het verst - wat niet
vreemd is in dit geval: "Als u mij vraagt
wat de rol van de archiefinspectie had
moeten zijn: wat mij betreft actiever,
met meer oog voor overheids
documenten als wezenlijk onderdeel van
onze democratie." Loef vult dit aan:
"Mijn ervaring is dat de geheimhouding
van veel stukken door overheden na een
Wob-aanvraag geen stand zou houden.
Probleem is dat de burger momenteel
niet weet of en wat er geheim wordt
gehouden. Een register van openbare
en geheime stukken zou dus een goed
idee zijn."
Hans Berende hoofdredacteur
Archievenblad.
34 2010 nummer 10
