De Haarlemse casus
De grenzen van de archiefinspectie bij
openbaarmaking van een eigen rapport
lii
Geheim
Passieve openbaarheid
Redenen voor geheimhouding
Geheel niet in control
Hans Berende
In 2005 en 2010 voerden de provinciale
en gemeentelijke archiefinspecteur
gezamenlijk de archiefinspectie uit bij
de gemeente Haarlem. In 2005 brachten
ze samen een kritisch rapport uit over
het informatie- en archiefbeheer bij de
gemeente. Het college van B&W
reageerde daar niet op, ondanks
aandringen van beide inspecties. Op
1 februari 2010 brachten de inspecties
opnieuw samen een kritisch rapport uit.
Dit rapport werd op 21 april 2010 door
het - demissionair - college besproken
en geheim verklaard. Inmiddels is het
rapport openbaar.
D'66-fractievoorzitter Haarlem, Louise
van Zetten, ook oud-archivaris van
Bloemendaal, wilde de reden voor
de geheimhouding weten. In september
2010 vraagt ze zich in de pers hardop af
of het rapport 2005 in een la verdwenen
is. Ze wil van het college uitleg waarom
deze informatie de gemeenteraad nooit
heeft bereikt. De vragen van Van Zetten
pakken gunstig uit. Het Noord-Hollands
Archief (NHA), bij monde van directeur
Lieuwe Zoodsma, geeft aan Van Zetten
dankbaar te zijn: "Door het gebeuren
waren plotseling vele raadsleden
bijzonder geïnteresseerd in het rapport."
De dankbaarheid van het NHA wordt
onderstreept door provinciaal archief
inspecteur Marianne Loef: "Wanneer
Louise van Zetten dus in geval van
Haarlem niet aan de bel had getrokken,
hadden wij het wel gedaan. Een vraag
uit de raad is natuurlijk nog veel mooier!"
De lof is mooi, maar is het geen taak van
archivarissen actief voor de openbaarheid
te streven? Reden genoeg om betrokkenen
nader te bevragen over de geheim
verklaring van een belangrijk rapport:
welke rol kunnen en moeten inspecteurs
en archivarissen spelen? Bijzonder in
dit geval is dat het een rapport is van
de archiefinspecties zelf: wellicht een
uitgelezen mogelijkheid dergelijke
rapporten zelf te openbaren.
Eerste punt is de vraag hoe
belanghebbenden kunnen weten dat
een dergelijk rapport openbaar is.
Archiefinspecteur Loef: "Eens per twee
jaar komen onze verslagen uit, waarin
de prestaties van alle gemeenten,
waterschappen en andere organen
in onze provincies in tekst en tabellen
worden weergegeven. Daaruit kan
iedere geïnteresseerde afleiden in
hoeverre ze aan de wet voldoen."
Nu is de gemeenteraad van Haarlem
niet zomaar een willekeurige
geïnteresseerde die zelf achter stukken
aan moet zitten. Van Zetten: "Het
verhaal in Haarlem begint met te
stellen dat een gemeenteraadslid
moeilijk kan weten dat een rapport
bestaat als daar geen melding van
wordt gemaakt. Al was het maar als
ingekomen stuk op de raadsagenda.
Bij die ingekomen stukken zat wel
het jaarverslag van het Noord-Hollands
Archief met de cryptische zin dat
'in 2009 archiefzorg zowel als archief
beheer van de gemeente Haarlem door
de inspecteurs van de gemeente en
de Provincie waren geïnspecteerd'.
Deze hint leidde naar het archief
inspectierapport dat bij opvraag niet
werd geleverd vanwege de geheim
houding." Kortom, het was niet bij
de raad bekend dat dit rapport er was:
daar moest Van Zetten zelf achteraan,
zoals elke andere burger. Overigens
is er weinig cryptisch aan de zin waar
Van Zetten naar verwijst.
Loef: "Redenen om iets geheim te
houden kunnen velerlei zijn, meestal
gaat het om politieke gevoeligheid
of privacybescherming." Het NHA gaat
In de inspectierapporten staat dat de
gemeente Haarlem geheel niet in
control is over het informatie- en
archiefbeheer. Waar Van Zetten een
punt van maakt, is dat wanneer het
schort aan goed informatie- en
archiefbeheer, dat gevolgen heeft
voor de inwoners. "Het is slecht voor
de democratie. Immers de
transparantie van handelen van de
gemeente en daarmee de
verantwoording naar de samenleving
komt in gevaar. En dan heb ik het nog
niet eens over de impact op het
dagelijks functioneren van de
gemeente."
specifieker in op het inspectierapport:
"Begin 2010 werd het tweede kritische
rapport uitgebracht. De toenmalige
wethouder [Chris van Velzen, VVD,
overleden in september 2010, red.]
verklaarde het rapport niet openbaar,
met de bedoeling het na de gemeente
raadsverkiezingen openbaar te maken.
Door ernstige ziekte van de wethouder
is dit toen niet gebeurd." Volgens Van
Zetten heeft de ziekte van de wethouder
er niets mee te maken: "Het rapport is
juist na de gemeenteraadsverkiezingen
in maart geheim verklaard." Na de
verkiezingen werd D'66 van oppositie
partij collegepartij, zelfs de grootste van
de coalitie. VVD is collegepartij gebleven.
Van Zetten stelde in september 2010
schriftelijke vragen, waarop zij het
antwoord kreeg dat de inhoud van het
rapport alleen op bedrijfseconomische
consequenties en risico's kon worden
beoordeeld. Dit is volgens Van Zetten
de halve waarheid: "Het oordeel van
de inspectie was dat niet alleen het
functioneren van de organisatie in het
geding was, maar ook de transparantie
van handelen en daarmee de verant-
nummer 10 2010 33
