Bij de overheid neemt de geheimhouding toe en vermindert de openbaarheid.
Koudwatervrees
wet bestuursrecht, dat van toepassing
is op een specifieke maar grote groep:
namelijk degenen die betrokken zijn bij
de uitvoering van de taak van een
bestuursorgaan, alsmede instellingen
en daartoe behorende of daarvoor
werkzame personen die een bij of
krachtens de wet toegekende taak
uitoefenen. Ook hier geldt de verplichting
tot geheimhouding, overigens alleen voor
gegevens waarvan de betrokkene "het
vertrouwelijke karakter kent of redelijker
wijs moet vermoeden". De ambtenaren
onder hen zijn trouwens op grond van
de Ambtenarenwet al verplicht tot
geheimhouding van hetgeen hen
in verband met hun functie ter kennis
is gekomen, voor zover die verplichting uit
de aard der zaak volgt.
Gezien het voorgaande is het dus eigenlijk
overbodig dat de Beroepscode voor
archivarissen verbiedt om informatie die
de archivaris heeft verkregen door
de omgang met niet-openbare archief
bestanden bekend te maken of te
gebruiken. Over de morele dilemma's die
dit kan scheppen, gaat Theo Thomassens
'Archivists between Knowledge and
Power' (S@P jaarboek 2009: Lezen
Teksten over het archief).
De omgang met niet-openbare
archiefbestanden confronteert de archi
varis met geheimen. Slechts zelden zal
een archief(stuk) ook voor de archivaris
een geheim zijn (het verzegelde dossier
over de Greet Hofmans-affaire was zo'n
uitzondering). Maar vaak wil de
archiefvormer bepaalde informatie voor
derden geheim houden, of althans niet
volkomen openbaar maken. Bij die
beslissing speelt de beheerder van
de archiefbewaarplaats een rol (Archief
wet 1995, artikel 15). Daarbij (en ook als
het gaat om particuliere archieven) moet
de archivaris (aldus de Beroepscode)
onredelijke beperkingen van de open
baarheid en het gebruik van archief
ontmoedigen. Steun vindt de archivaris
in wat de regering opmerkte toen in 1991
de gronden voor openbaarheidsbeperking
in de Archiefwet werden opgenomen:
"Slechts bij uiterste noodzaak zal aan het
bijzondere belang dat tot geheimhouding
strekt de doorslag kunnen worden
gegeven. Voor de volledigheid zij op
gemerkt dat een te stellen beperking het
resultaat dient te zijn van een toetsing van
het te beschermen belang aan het
publieke belang van de openbaarheid van
de archiefbescheiden."1
Dat was in 1991. Veel vaker dan toen
komt de archivaris met geheimhouding
in aanraking. De verkorting van
de overbrengingstermijn van 50 naar 20
jaar zorgt ervoor dat tamelijk recente
archieven waarin geheimen voorkomen,
voor overbrenging in aanmerking komen.
Een werkelijke afweging waarvan in 1991
sprake was, blijft vaak achterwege:
koudwatervrees doet archiefvormers
en archiefbeheerders kiezen voor geheim
houding in plaats van openbaarheid.
En als men dan besluit tot een beperking
van de openbaarheid worden alle gronden
van artikel 15, eerste lid, aangevoerd (en
in de door de onderzoeker te onder
tekenen verklaring opgenomen), in plaats
van een zorgvuldige toetsing (per
inventarisnummer!) van "het te bescher
men belang aan het publieke belang van
de openbaarheid van de archief
bescheiden".
Daarenboven neemt bij de overheid
de geheimhouding toe en vermindert
de openbaarheid. Alasdair Roberts wijst
in zijn boek Blacked Out: Government
Secrecy in the Information Age (2006)
vier oorzaken aan.
Oorzaak 1: de security enclave is uit
gebreid, vooral na 9/11, onder andere
omdat veel meer informatie als gevoelig
en geheim wordt aangemerkt. Maar ook
hier heerst vaak koudwatervrees. Mijn
Amerikaanse collega Timothy Ericson
schreef: "Our growing and ever-changing
system of secrecy is simply overused and
it is wasteful of time and resources.
Ultimately, it is also insecure because
people do not take it seriously."2
De commissie-Davids vroeg zich af wat
de redelijke zin kan zijn van de geheim
houding van sommige staatsgeheime
documenten. Er ontbreekt, volgens Davids
in zijn Ketelaar-lezing, "ambtelijke durf"
voor opheffing en bloc van de geheim
houding van "bijvoorbeeld een samen
hangend segment van een archief dat op
een bepaald onderwerp of op een
bepaalde periode betrekking heeft".
18 2010 nummer 10
