Archivaris en openbaar
heid: een gewetenskwestie
Geheim
Gevraagd naar de rol die de archivaris speelt als het gaat om openbaarheid, realiseer ik mij dat de
Universele Verklaring van de Rechten van de Mens voor mij leidend is. Ik doel dan op artikel 19. Daarin
staat: "Een ieder heeft recht op vrijheid van mening en meningsuiting. Dit recht omvat de vrijheid om
zonder inmenging een mening te koesteren en om door alle middelen en ongeacht grenzen, inlichtingen
en denkbeelden op te sporen, te ontvangen en door te geven." Dit betekent dat ik iemand die zich om
informatie bij mij meldt, in principe die informatie zal bieden.
Onredelijke beperkingen
tegengaan
Natuurlijk kent elk recht zijn
beperkingen. Voor het recht op
informatie wordt dat in de Universele
Verklaring aangegeven in artikel 29. Ook
onze ethische code gaat daar op in en
stelt: "De archivaris dient zowel de
openbaarheid als de privacy te
respecteren en te handelen binnen de
grenzen van de relevante wetgeving"
(artikel 7). Die wetgeving is in ons land,
voor mijn handelen als archivaris,
primair de Archiefwet. Ik doel dan op de
bekende trits in artikel 15, die de
openbaarheid beperkt omwille van de
eerbiediging van de persoonlijke
levenssfeer; het belang van de Staat of
zijn bondgenoten en het anderszins
voorkomen van onevenredige
bevoordeling of benadeling van
betrokken natuurlijke personen of
rechtspersonen, dan wel van derden.
Die gronden klinken heel plausibel,
maar ik vind dat een archivaris, met
de genoemde ethische code in de hand,
daar kritisch naar moet kijken. De
toelichting op artikel 6 van de code
meldt niet voor niets dat de archivaris
onredelijke beperkingen van de
openbaarheid moet ontmoedigen.
Fungeren als geweten
Een archivaris zal als het om archieven
uit het recente verleden gaat, altijd
laveren tussen volledige openbaarheid
en de beperkingen daarop, vooral in de
sfeer van de privacy. Codes en
verklaringen formuleren heel mooi hoe
te handelen, maar de praktijk kan
weerbarstig zijn. Archivarissen zijn geen
instituten, maar mensen die in dienst
zijn van een werkgever, die zelf partij
kan zijn bij het al dan niet honoreren
van het recht op informatie. Maar het is
ook lastig om je te weer te stellen tegen
zorgdragers die bij de overbrenging van
archieven de openbaarheid fors willen
inperken. Of die met twee maten willen
meten en raadpleging door bepaalde
groepen van personen willen uitsluiten.
Elders in dit Archievenblad poneert
Mariko Peters de stelling dat
archivarissen het openbaarheidsgeweten
van de overheid moeten zijn. Ik zie
daarbij een rol weggelegd voor de
KVAN. Een archivaris die zijn nek
uitsteekt en als openbaarheidsgeweten
optreedt, moet een beroep op ons
kunnen doen. Die collega verdient alle
steun.
In mijn werk als archivaris weet ik mij
naast de Universele Verklaring van de
Rechten van de Mens gesteund door de
ethische code van de International
Council on Archives (ICA), die in 1997
door de KVAN is aangenomen. Artikel 6
is dan vooral relevant. Daarin lezen we:
"De archivaris dient het gebruik van
archieven zo breed mogelijk te bevor
deren en onpartijdig aan alle gebruikers
diensten te verlenen." Ten slotte is er
sinds september van dit jaar de
Universal Declaration on Archives van
de ICA. In die verklaring zijn, als het om
openbaarheid gaat, enkele relevante
passages te vinden: "Open access to
archives enriches our knowledge of
human society, promotes democracy,
protects citizens' rights and enhances
the quality of life"; archieven zijn van
vitaal belang voor "supporting
accountability and transparency, for
protecting citizens rights, for establishing
individual and collective memory.";
"archives are made accessible to
everyone, while respecting the pertinent
laws and the rights of individuals,
creators, owners and users; archives are
used to contribute to the promotion of
responsible citizenship."
Fred van Kan voorzitter KVAN en
directeur Gelders Archief.
nummer 10 2010 15
