4467266E 1
60929
0A60B99
cm 2
O "7 2
Schoonheidsfoutje
Problemen met duurzaamheid
Oplossingsrichtingen
-I I-*
"I-- pj
wijze in te vullen. De contextinformatie
uit het DMS/RMA zal meer, beter
herkenbare en gedetailleerdere
informatie bevatten dan de onder
tekening zelf. Dit kan zelfs op een hoger
niveau dan de conventionele hand
tekening zou kunnen doen: een DMS/
RMA biedt uitgebreide mogelijkheden
voor autorisaties, documenthistorie,
integriteitbewaking en onweer
legbaarheid (door middel van audit
trails).
De noodzaak voor een kostbare
scanhandeling kan dus ter discussie
komen te staan. Uiteraard zijn
uitzonderingen mogelijk. Het document
als bewijs dient ook om aan te tonen
dat het proces op de juiste wijze heeft
plaatsgevonden. Als het proces een
ondertekening vereist, op juridische
gronden of als vereiste van een derde
partij, zal het archief dus moeten
uitwijzen dat ondertekening heeft
plaatsgevonden. Zo geformuleerd
zouden we echter komen tot de hoofd
regel dat een ondertekend archief
exemplaar niet nodig is, tenzij (als
uitzondering) een ondertekening
aantoonbaar is voorgeschreven.
De nieuwe Archiefregeling lijkt ook
getekende archiefexemplaren als
uitzondering te zien. De Regeling
voorziet in een nieuwe bepaling,
waarin voor digitaal ondertekende
archiefbescheiden specifieke regels
gelden.4 Nadrukkelijk wordt gesteld
dat de digitale handtekening zelf niet
bewaard hoeft te worden: "De digitale
handtekening zélf hoeft ingevolge
de Archiefwet 1995 niet te worden
bewaard. Na controle en validatie
van de handtekening verliest deze zijn
rol en hoeft ten behoeve van archivering
niet te worden bewaard."5
Deze bepaling is atypisch voor het
archiefrecht, waarin conventionele
en digitale archiefbescheiden gelijkelijk
worden behandeld;6 de expliciete
bepaling voor digitale handtekeningen
zou als schoonheidsfoutje in die
systematiek kunnen worden gezien. Uit
de systematiek van het archiefrecht zou
logischerwijs volgen dat bewaring van
de ondertekening van conventionele
stukken ook niet noodzakelijk is, zolang
maar wordt vastgelegd wie de onder
tekenaar was en wanneer dit door wie
is gecontroleerd.7
Digitale handtekening.
Ook de Archiefregeling houdt een slag
om de arm: "Er kunnen echter andere
redenen zijn, bijvoorbeeld juridische,
om toch de digitale handtekening
te bewaren."8 Bewaring van
de ondertekening is echter duidelijk
de uitzondering, niet de regel. Uiteraard
alleen onder de conditie dat
de contextuele informatie wel is geborgd.
Aan de elektronische handtekening
kleven echter duurzaamheidsproblemen.
Bij het gebruik van een digitale hand
tekening9 met een onafhankelijke derde
als certificaatdienstverlener (in een PKI)
zijn deze problemen het grootst. Het
eerste probleem komt voort uit
de controle van de ondertekening door
de derde partij. Als het gebruikte
certificaat niet lang genoeg wordt
bewaard of de derde ophoudt te bestaan,
kan de handtekening niet meer worden
herleid naar een persoon. De hand
tekening is dan nog wel zichtbaar, maar
de verificatie van die ondertekening kan
niet meer plaatsvinden. Deze situatie
is vergelijkbaar met een papieren
document van decennia oud waarbij
de ondertekenaar niet meer leeft en zijn
handtekening kan zetten ter verificatie.
Het tweede gevolg is dat door conversie
de handtekening vervaagt. De onder
tekening is dan niet meer aantoonbaar
te relateren aan het ondertekende. Deze
situatie is vergelijkbaar met een
ondertekening die niet goed overkomt
op een kopie of een fax.
Ook bij andere vormen van elektronische
handtekeningen ontstaan problemen.
Bij gebruik van pincodes, gescande
ondertekeningen of DigiD geldt dat
deze juridisch, als (lage vorm van)
elektronische handtekening, kunnen
worden gebruikt als zij zowel aan
de persoon als aan het ondertekende
te relateren zijn. Deze relaties moeten
nu duurzaam worden vastgelegd om
na jaren als bewijs te dienen. Hoe toon
je anders over jaren aan dat een burger
correct was ingelogd met DigiD bij een
online aanvraag?
Voor deze problemen zijn verschillende
strategieën denkbaar. Filip Boudrez
stelde in 2006 vier oplossingsrichtingen
voor,10 waarvan registeren van
de validatie het meest opvallend en het
best haalbaar is. Concreet houdt dit in
dat de ondertekening wordt getoetst op
het moment waarop het document zijn
rol vervult: bijvoorbeeld bij ontvangst of
voorafgaand aan de nakoming van een
overeenkomst. Juridisch gezien is er veel
te zeggen voor deze aanpak: de onder
tekening dient er immers voor om het
ondertekende aan een persoon te binden
op het moment dat het document zijn rol
vervult. Jaren later blijkt deze relatie dan
vervolgens uit de vastgelegde toetsing
en uit de context. Uit het feit dat een
vergunning werd verleend of een
overeenkomst werd nagekomen, blijkt
immers ook dat op het moment waarop
het document zijn functie vervulde
30 2010 nummer 9
