6300 manjaren
Prioritering
Aanwezig en actief
manier kunnen de plaatselijke
archivarissen in de asielarchieven online
de gevonden archivalia en signaturen
met de situatie voor de instorting
vergelijken, wat de betrouwbaarheid en
snelheid van de bergingswerkzaam
heden duidelijk verhoogt. Tegelijkertijd
werden alle voorhanden zijnde analoge
zoekmiddelen, van inventaris tot
handgeschreven overdrachtslijst van
particuliere archieven, gedigitaliseerd,
zodat werkelijk alle beschikbare
informatie decentraal beschikbaar is.
Met de registratie van de in oktober
2009 geborgen archieven die nu in de
asielarchieven Detmold, Düsseldorf en
St. Augustin liggen, werden tot nu toe
meer dan 185.000 bergingseenheden
geregistreerd (stand eind april 2010),
waarvan toch nog maar zo'n 50% met
zekerheid aan een vroegere signatuur
gekoppeld konden worden. De overige
stukken zullen in een latere tweede of
derde fase van de bergingsregistratie
verder bewerkt worden. Er wordt
rekening mee gehouden dat alleen
voor een eerste beschouwing van alle
asielarchieven drie tot vijf jaar nodig
zijn. In de asielarchieven wordt naast
de signaturen of ten minste de herkomst
van de stukken de schade volgens een
vooraf bepaald schema geregistreerd,
wat een ordening van de geborgen
stukken naar een van de drie schade-
soorten mogelijk maakt. Daarmee wordt
de basis voor de restauratieplanning
gelegd. De hoeveelheid te restaureren
materiaal is gigantisch. Minstens 6300
manjaar is nodig om alle beschadigde
archieven weer zo goed als mogelijk
op peil te krijgen.
De opbouw van een nieuw restauratie
atelier in Keulen als voorzet voor het
benodigde werk werd dan ook al snel na
de instorting gepland. Vanwege de hoge
technische eisen is er nog niet echt
begonnen aan de bouw, maar er wordt
met hoge snelheid aan gewerkt. In dit
restauratie- en digitaliseringscentrum
worden aan de restauratie een leeszaal
en een depot gekoppeld, waarin de
archivalia na de bewerking veilig
opgeslagen kunnen worden. De restauratie
volgt ofwel in het eigen atelier of bij
commerciële aanbieders en openbare
samenwerkingspartners, ondersteund
door een in oprichting zijnde stichting
Stadtgedachtnis.
Het alom tegenwoordige betonstof moet
van elk afzonderlijk blad verwijderd
worden, wat bij een totaalbestand van
30 strekkende kilometers een nooit
eerder gekende inspanning vergt. Bij
lichtere schades kan volstaan worden
met schoonmaken. Dit zal echter slechts
bij zo'n 15% het geval zijn. Bij alle
andere archivalia volgen de kostbare
werkzaamheden van vlakken, scheuren
repareren, instukken van ontbrekende
delen, het fixeren van zegels, het
verwijderen van schimmel en micro
biologische schade, het maken van
nieuwe banden en beschermings
verpakkingen en nog veel meer.
De prioritering van de restauratie vindt
plaats volgens een complexe matrix, die
zowel de soort schade, respectievelijk de
te vrezen vervolgschade bij een minder
goede reiniging meeneemt, als ook de
raadpleegfrequentie, de culturele
waarde of juridische noodzakelijkheid.
Verfilmde bestanden krijgen minder
prioriteit, omdat gebruikers deze ook
zonder het origineel kunnen raadplegen.
Uit alle factoren die bij de prioritering
meegenomen worden, wordt met
behulp van een wiskundige formule een
waarde gevormd, die de basis voor een
volgorde van behandeling van de
bestanden vormt.
Het gebruik van de originelen zal pas
beetje bij beetje met de vorderingen
van de restauratie mogelijk zijn.
Gelukkig waren bijna alle gezamenlijke
oude bestanden op microfilm gezet,
zodat al in zomer 2009 een microfilm
leeszaal geopend kon worden.
De beschikbare meer dan 10 miljoen
microfilmopnamen worden gelijktijdig
gedigitaliseerd. Dit project zal in de
zomer worden afgesloten, zodat het
dan mogelijk is vanuit elke willekeurige
plaats de microfilms te bekijken.
Hierdoor ontstaat een geheel nieuwe,
open raadpleegvorm, die voor zover
mogelijk ook met al gerestaureerde
archivalia uitgebreid zal worden.
Begin september 2009 is de beslissing
gevallen de nieuwbouw op de Eifelwall
op te richten, en wel op een stuk grond
in de nabijheid van Südbahnhof en
universiteit, wat de eisen van veiligheid
met een goede bereikbaarheid combineert.
Tot dan zullen twee provisorische
standplaatsen betrokken worden: ten
eerste bestaat sinds eind april een
gebruikerscentrum in de binnenstad, op
de Heumarkt 14; ten tweede wordt een
in het zuiden van de stadsrand van
Keulen voormalige boerderij tot het
boven nader omschreven restauratie- en
digitaliseringscentrum omgebouwd.
Tegelijkertijd rusten de normale taken
niet: overnamen van overheidsinstanties
of van particuliere nalatenschappen
blijven nodig, net als het verder
ontwikkelen van het digitale depot en
het maken van tentoonstellingen, zoals
onlangs in het gerenommeerde
Martin-Gropiusgebouw in Berlijn. Het
Historisches Archiv blijft op deze manier
ondanks de catastrofe als volksarchief
aanwezig en actief. De hulp van de vele
duizenden vrijwilligers heeft zich ook
terugbetaald: het Historisches Archiv
heeft dan wel zware wonden opgelopen,
maar in de meer dan 12 maanden na de
ramp werden de voorwaarden geschapen
het in de komende jaren weer tot een
van de belangrijkste gemeentearchieven
te laten worden.
Max Plassmann coördinator tijdelijk
archief Historisches Archiv Köln.
redding! (foto's part. coll).
nummer 6 2010 41
