Werken 2.0, Archiveren
Naast bestaande kanalen als post en e-mail verlopen transacties ook via Web 2.0, zoals via blogs, wiki's,
media-sharing en social networking systems. Deze nieuwe manier van werken - Werken 2.0 genaamd
- is de toekomstvisie van veel organisaties. Hierbij dringt de vraag zich op waar de 2.0-informatie wordt
opgeslagen. De Archiefwet heeft het over neerslag uit het bedrijfsproces, "bescheiden, ongeacht hun
vorm". Maar: is de archiefwereld wel goed genoeg toegerust om deze informatie te archiveren? Is er dan
niet ook behoefte aan Archiveren 2.0?
Social networking system: digitale
ontmoetingsplek, bijvoorbeeld Archief 2.0.
Syndication and notification
technologies: abonnement op
attenderingen, bijvoorbeeld RSS-feeds.
Opslag
Virtueel dossier
Marleen Pijpelink
De nieuwe Archiefregeling biedt weinig
praktische hulp bij Archiveren 2.0 en is nog
gefocust op papier. In de Archiefregeling
wordt over bijvoorbeeld de digitale hand
tekening gezegd dat er veel verwarring
over bestaat en dat ontwikkelingen te snel
verlopen om erop in te gaan. Vervolgens
wordt wel pagina's lang verteld over golf
karton en rollerbalpennen. In de regeling
worden 2.0-hulpmiddelen als informa
tiekanalen niet genoemd, dit in tegen
stelling tot een recente DoD-richtlijn die
hier speciaal over gaat. Positief is dat de eis
tot gebruik van een 'metagegevensschema'
volgens de NEN-ISO 23081:2006 voor
ontsluiting is opgenomen en dat specifieke
opslagformaten voor digitale archief
bescheiden zijn losgelaten. Daarnaast is
er de eis tot het vaststellen van het gedrag
van digitale archiefbescheiden om
authenticiteit te kunnen waarborgen.
Werken 2.0: met behulp van online
(overal bereikbare) applicaties digitaal
samenwerken en (informatie) delen.
Blog: digitaal dagboek, bijvoorbeeld
GeenStijl.
Microblog: blog in 140 characters,
bijvoorbeeld Twitter.
Wiki: documenten gezamenlijk bewerken,
bijvoorbeeld Wikipedia.
Media-sharing service: het delen van
media, bijvoorbeeld YouTube.
Archiveren 2.0 sluit aan bij de visie van
het Records Continuum Model van Frank
Upward, betreffende de 'capture' van
records op specifieke momenten in het
werkproces wanneer vooraf bepaalde
'grenzen' zijn overschreden, zoals
beschreven in procedures (gebaseerd op
wet- en regelgeving en standaarden).
Records zijn 'bevroren' in de tijd en ruimte
vanaf het moment van creatie. Door archi
vering kunnen zij voor verschillende doel
einden gebruikt worden door
beschikbaarstelling op verschillende
locaties en tijdstippen. Voor capture is
er diverse capture-software. Van online
transacties of teksten die bijvoorbeeld in
een wiki worden gemaakt, worden
'snapshots' gemaakt of wordt informatie
gedownload. De gebruiker slaat deze
vervolgens lokaal op. Voor de capture van
websites is er HTTTrack, waarmee een site
in zijn geheel te downloaden is. Microsoft
SharePoint is te integreren met Outlook
voor de capture van e-mail. E-mail wordt
mét (originele) metadata/ordening
opgeslagen en gearchiveerd in SharePoint.
Een voorbeeld van archivering van
2.0-content op grote schaal: de Library of
Congress heeft op 14 april 2010 aan
gekondigd alle tweets sinds 2006 te gaan
archiveren.
Bij Werken 2.0 kom je al gauw de term
'the cloud' tegen. The cloud is een online
service voor opslagruimte en functionaliteit
met betrekking tot (de omgang met)
informatie. Het is te vergelijken met
outsourcing in de papieren situatie.
The cloud biedt overal toegankelijke
en hardwareonafhankelijke diensten.
Archiveren gebeurt niet langer lokaal, maar
in the cloud. Beheer en controle is daarbij
belangrijk. Informatieopslag elders heeft
risico's en al helemaal als het gratis is. Zo
biedt Google online ECM-pakketten (ECM:
Enterprise Content Management: opslag,
beheer, delen van zwak of ongestruc
tureerde informatie) in the cloud. In de
gebruikersvoorwaarden voor de gratis
Google Docs staat echter dat Google jouw
opgeslagen informatie voor eigen
doeleinden mag gebruiken. Bij betaalde
versies van Google-hulpmiddelen heb
je meer controle over je informatie.
Een andere aanbieder is Backupify, die alle
2.0-informatie 'captured' en opslaat in de
cloud van Amazon.
Menselijke ontsluiting blijft essentieel om
de juiste context mee te kunnen geven aan
gearchiveerde informatie. Ontsluiting stuit
op weerstand bij hen die beweren dat een
zoekmachine altijd alles kan terugvinden
door automatische classificering. Deze
mensen zouden De Virtuele Sweatshop in
de NRC van 28 januari 2010 eens moeten
lezen. Het artikel gaat over 'Mechanische
Turken' die virtueel werk doen. Zij voorzien
onder andere plaatjes van trefwoorden
voor Google. Ongeacht de opslaglocatie(s)
is het verstandig virtueel één gecontroleerd
geheel te archiveren: het virtueel dossier.
Aan dit virtueel dossier, waarin alle
informatie over één instantie van een
proces samenkomt, worden metadata
als bewaar- en vernietigingstermijnen en
context-metadata toegekend. Metadata
zoals afsluitdatum en procestype leiden
de informatie door het digitale archiverings-
proces en triggeren archiveringsacties.
Marleen Pijpelink senior ECM consultant.
nummer 5 2010 15
