Uitgelezen
Geert-Jan van Bussel en Ferdinand
Ector, Op zoek naar de herinnering....
Verantwoordingssystemen, content-
intensieve organisaties en performance
Van Bussel Document Services (Helmond
2009) ISBN 978-90-889-1126-2, 474
blz., 49,90 excl. verzendkosten.
Ook te vinden via
www.vbds.nl/downloads/pub39.pdf
Het proefschrift Op zoek naar de herin
nering.... Veran twoordingssystemen,
content-intensieve organisaties en
performance van Geert-Jan van Bussel
en Ferdinand Ector beoogt niet alleen
een proeve van academische bekwaam
heid te zijn. Ook zou de dissertatie een
handboek moeten zijn én een soort
Odyssee, een verslag van vijftien jaar
studeren, werken en observeren. In
het boek onderzoeken de auteurs (VBE
in de eigen aanduiding) de verant
woordingsfunctie in content-intensieve
organisaties en de rol die daarin wordt
vervuld door de content. Wat content is,
lezen we in hoofdstuk 2 (vanaf blz. 65),
niet echter nadat eerst 'content' in de
bestaande literatuur aan bod komt en
vele definities van gegevens, informatie,
kennis, documenten en archiefdocu
menten de revue zijn gepasseerd. Aan
het einde van het hoofdstuk (de lezer is
dan bij blz. 87) wordt duidelijk dat het
bij content handelt om "documenten,
archiefdocumenten en nodes bestemd
voor de overdracht van informatie en/
of het leveren van bewijs of verantwoor
ding". Op die nodes (verknoopte digitale
documenten, eerder in het hoofdstuk
aangeduid als dynamische documenten,
waarbij historiciteit niet noodzakelijk is)
gaan de auteurs echter niet nader in.
Dat is jammer, omdat de nodes nauwelijks
gedefinieerd zijn, terwijl ze wel deel
uitmaken van de definitie van content,
en temeer omdat men juist meer zou
willen lezen over een mogelijke rol van
nodes in het verantwoordingssysteem.
Wel is er ruimte voor vier bijlagen (blz.
89-96) waar verschillende definities
van begrippen als content, document,
enzovoorts keurig gegroepeerd aan bod
komen.
Volgens VBE ligt bij organisaties waar
zeer veel gegevens (moeten) worden
vastgelegd (niet noodzakelijkerwijs of
uitsluitend op digitale wijze overigens)
de nadruk vaak meer op het verbeteren
van de doelmatigheid dan op het verbe
teren van de rechtmatigheid. Zij houden
een pleidooi om meer op dat laatste het
accent te leggen. Immers, het afleggen
van verantwoording aan uiteenlopende
stakeholders (de overheid, de rech
terlijke macht, maar ook aandeelhou
ders, klanten, de maatschappij) is een
belangrijke prestatiedoelstelling voor
content-intensieve organisaties, én op de
korte termijn én op de lange(re) termijn.
Met die én-én-benadering wordt het con
cept van het records continuum omarmd,
de opvatting dat archiefdocumenten op
verschillende momenten voor verschillende
doelgroepen een functie kunnen hebben.
VBE benadrukken het belang van
verantwoording, van compliance (het
aantoonbaar naleven van de bestaande
wet- en regelgeving), en van het
waarborgen van het geheugen van de
organisatie. Het kunnen aantonen hoe
het er in een organisatie aan toeging
en waarom (de grondslagen van de
handelingen), dat vraagt om kwaliteit
van het verantwoordingssysteem. Voor
het hoe moeten daarom de procesgebon
den documenten, en voor het waarom
moeten de proceseigen documenten
kwaliteit hebben. VBE propageren het
optimaliseren van de processen die
de kwaliteit van content waarborgen,
ofwel de optimalisatie van de content
value chain. Een beter verantwoordings
systeem kan alleen met het verbeteren
van de kwaliteit, de beschikbaarheid en
de begrijpelijkheid van content, waarvoor
een omvangrijk metadataschema - het
geregistreerde VBE-schema - ontwikkeld
is. Het gaat hier niet om een technisch
metadataschema, dat reserveren de
auteurs voor een volgende studie.
Het verantwoordingssysteem staat
centraal in hoofdstuk 4 en wordt
daar ook met modellen (figuur 4 en
volgende) uitgewerkt c.q. toegelicht.
Ook wordt er gewezen op het belang
van content auditing, het doorlichten/
controleren van een organisatie op de
kwaliteit van de content, meer bepaald
van de content value chain op de drie
componenten kwaliteit (van de content),
context en infrastructuur. Dit wordt
vervolgens in de drie erop volgende
hoofdstukken uitvoerig en met vaak
interessante archivistische gezichtpunten
uitgewerkt. Het centrale hoofdstuk 4
reserveert relatief weinig ruimte voor
het verantwoordingssysteem zelf, het
lijkt eerder een hernieuwde inleiding
en een schakel tussen de ouverture
(het inleidende hoofdstuk) en de erop
volgende hoofdstukken.
Door de multidisciplinaire benadering
die door de auteurs is gekozen, mis ik
een duidelijk ankerpunt. De auteurs
hebben zeer veel moeite gedaan om
uit vele wetenschapsgebieden definities
nummer 4 2010 39
