Testen
Uitvoering
Noten
In totaal is 148 miljoen euro beschikbaar
gesteld om binnen tien jaar schoon schip te
maken en de papieren archieven (circa 800
km) die tussen 1976 en 2005 zijn gevormd
te waarderen, te selecteren, te bewerken
dan wel te vernietigen.
Hiervoor wordt een grote nieuwe archief-
bewerkingsorganisatie opgebouwd, die
onder de naam Doc-Direkt op 1 januari 2010
van start is gegaan. Om deze grote opgave
binnen tien jaar te kunnen afronden, is een
andere, snellere manier van selecteren en
bewerken vereist. Als we de selectiemetho
de niet zouden veranderen, zo is de inschat
ting, zal ongeveer 50 jaar nodig zijn om de
enorme hoeveelheid archieven te selecteren
en te bewerken. Dat is maatschappelijk
gezien volstrekt onaanvaardbaar: het is niet
alleen onbetaalbaar, maar overheidsarchie
ven uit de periode 1975-2005 die misschien
pas over 30, 40 of 50 jaar voor burgers
beschikbaar komen, zijn nauwelijks nog
betekenisvol als instrument waarmee ver
antwoording van het handelen kan worden
afgelegd. Daarnaast is er nog een belang
rijke reden waarom de bewerking van de
reeds gevormde archieven zo snel mogelijk
moet worden voltooid. Voorkomen dient te
worden dat een soortgelijke situatie ontstaat
in de digitale informatiehuishouding, want
dan zal het nauwelijks nog mogelijk zijn om
gericht en in samenhang te waarderen en te
selecteren. Wat dan nog rest is het bedrijven
van een vorm van digitale archiefarcheo-
logie. De energie dient dan ook zo snel
mogelijk gestopt te worden in het creëren
van een duurzame informatiehuishouding,
waarin waarderen en selecteren volledig
geïntegreerd zijn in het informatiemanage
ment. Vanuit dat perspectief wordt nu in een
aantal pilots onderzocht of de instrumenten
die primair ontwikkeld zijn met het oog op
het vroegtijdig kunnen waarderen en selec
teren in een digitale archiefomgeving, ook
op succesvolle wijze ingezet kunnen worden
voor de bewerking van de reeds gevormde
archieven. Zo zijn waarderen en selecteren
van de achterstanden ook een proeftuin voor
het toekomstige instrumentarium.
Sinds begin november 2009 voert het
Nationaal Archief, samen met het ministerie
van Volkhuisvesting, Ruimtelijke Ordening en
Milieu (VROM), in een pilot een zogeheten
prioriteringsschouw uit. Deze pilot heeft
betrekking op zo'n 15 kilometer archiefma
teriaal dat in de periode 1976-2005 door
het kerndepartement is gevormd. Het doel
van deze pilot is drieledig. In de eerste
plaats wordt getest of de uitkomsten van
een trendanalyse, systeemanalyse (over de
werking van deze instrumenten is uitgebreid
verslag gedaan in Archievenblad nummers 1
tot en met 3 van 2009) en van de risicoana
lyse op eenvoudige manier vertaald kunnen
worden naar de archiefbestanden die in
de kelders van het departement bewaard
worden. Daarnaast zijn we benieuwd of
met de inzet van deze instrumenten een
versnelling ten opzichte van de bestaande
methode kan worden gerealiseerd. Tot slot
zijn we benieuwd in hoeverre de resultaten
van deze nieuwe manier van waarderen
en selecteren inhoudelijk afwijken van de
bestaande methode. Daarover kan de pilot
inzicht verschaffen, omdat het grootste deel
van het genoemde bestand ook al volgens
de bestaande selectielijsten is gewaardeerd.
De kern van de pilot bestaat uit het toepas
sen van drie analyses. De drie analyses
dienen elk een verschillend doel.
De trendanalyse brengt de invloeden vanuit
de samenleving in kaart die als zodanig hun
stempel (kunnen) hebben gedrukt op het
handelen van het ministerie. De risicoana
lyse brengt in kaart welke informatie voor
het ministerie van vitaal belang is (geweest)
voor de bedrijfsvoering, of om zich vanuit
een juridisch, politiek en maatschappelijk
perspectief te kunnen verantwoorden.
Het gaat er bij de risicoanalyse primair
om die informatie te identificeren die bij
verlies ervan tot grootschalige ongewenste
effecten zou (hebben) kunnen leiden
(bijvoorbeeld dodelijke slachtoffers, zware
politieke gevolgen, grote juridische claims).
De systeemanalyse tot slot legt een relatie
met de informatie die van vitaal belang is
voor het functioneren van de organisatie als
zodanig. Zonder Kadaster zouden bijvoor
beeld veel processen tot stilstand komen.
Deze hele exercitie is erop gericht om op
basis van deze verschillende invalshoeken
een rangorde aan te kunnen brengen in het
belang van bewerking van de geïdentifi
ceerde bestanden. Dit laatste noemen we
prioritering.
Die prioritering is nodig omdat we er ernstig
rekening mee moeten houden dat de
omvang van het materiaal dat op grond van
een autonome waardering voor bewaring in
aanmerking komt, veel groter zal zijn dan de
beschikbare capaciteit, tijd en geld.
We moeten immers niet vergeten dat de
benodigde tijd bij gebruik van de bestaande
selectie- en bewerkingsmethode veel groter
is dan we beschikbaar hebben. Priorite-
ring heeft tot doel om, op basis van de
genoemde analyses, ervoor te zorgen dat de
meest relevante bestanden voor het kunnen
reconstrueren van het overheidshandelen
worden geïdentificeerd en veiliggesteld.
In de afgelopen maanden zijn de verschil
lende analyses gemaakt. De grootste on
derneming was het maken van een analyse
van de trends, trendbreuken en hotspots
voor zover die een doorwerking hebben
gehad binnen de beleidsvelden volkshuis
vesting, ruimtelijke ordening en milieu in de
periode 1976-2005. Hieraan zitten nog wel
de nodige haken en ogen. Op basis hiervan
zijn de organisatorische eenheden binnen
VROM geïdentificeerd die zich specifiek met
deze ontwikkelingen hebben beziggehou
den. Tegelijkertijd is er volgens een van
te voren bepaald format een bestandsop
name gemaakt van de archieven die in de
depots staan, met het doel een koppeling
te kunnen maken tussen de uitkomsten van
de verschillende analyses en de archief
bestanddelen die de neerslag zijn van het
handelen van het ministerie voor zover ze
gerelateerd zijn aan de geïdentificeerde
trends, trendbreuken en hotspots. Behulp
zaam hierbij was het institutionele overzicht
dat de Centrale Archief Selectiedienst (CAS)
sinds 1 januari onderdeel van de nieuwe
bewerkingsorganisatie Doc-Direkt - maakte
tot op het niveau van directies, met een
bijbehorende opsomming van taken en be
voegdheid binnen het ministerie van VROM
over de periode 1976-2005. In de komende
weken zullen de resultaten van al deze
afzonderlijke analyses worden gekoppeld
aan de uitkomsten van de bestandsopname
(schouw). Dan zal duidelijk worden of en
welke rol deze instrumenten kunnen spelen
bij het kunnen prioriteren van deze archief
achterstanden.
1 www.guardian.co.uk/artandde-
sign/2009/dec/08/richard-wright, geraad
pleegd 12 december 2009.
Charles Jeurgens hoogleraar Archivistlek
en werkzaam bij het Nationaal Archief.
nummer 1 2010 25
