KLEUR, RESOLUTIE EN COMPRESSIE
Op weg naar duidel i jkheid eiiovereenstemming
Waarschijnlijk is het voor niemand
nieuws dat de Archiefwet 1995 overhe
den de mogelijkheid geeft om papieren
documenten te vervangen door digitale
kopieën. Iedereen weet waarschijnlijk ook
dat er voor het vervangen van overheids
archieven die permanent bewaard moeten
blijven verschillende beleidsregels zijn
vastgesteld. De minister van OCW heeft
een beleidsregel voor de onderdelen van
de rijksoverheid en de provincies vastge
steld, terwijl de colleges van Gedeputeerde
Staten van de twaalf provincies ieder een
beleidsregel voor de lokale overheden heb
ben vastgesteld.
De verschillende regels komen groten
deels met elkaar overeen, maar er zijn
enkele kleine verschillen. Zo eist de minis
ter, ongeacht de aard van het originele
analoge document en ongeacht in welke
bitdiepte (zwart-wit, grijstinten of kleur)
wordt gescand, een minimale resolutie van
300 dpi. In de provinciale regel is de mini
male resolutie afhankelijk gemaakt van de
gehanteerde bitdiepte en het kleinste detail
dat op de reproductie zichtbaar moet zijn.
Verder stelt de rijksregeling dat het scan
nen in kleur moet gebeuren, tenzij scan
ning in zwart-wit geen informatieverlies
oplevert. De provincies hebben dit min
of meer omgedraaid, door te eisen dat in
kleur gescand moet worden, als kleur van
belang is bij de interpretatie en het gebruik
van de documenten. In de rijksregeling
wordt het gebruik van compressie expliciet
verboden, terwijl hierover in de provinci
ale beleidsregel geen bepalingen zijn opge
nomen. In de praktijk staan de colleges
van Gedeputeerde Staten het gebruik van
compressie echter niet toe, in verband met
twijfels over de duurzame toegankelijkheid
van gecomprimeerde bestanden. Ten slotte
is in de provinciale regel een rol weggelegd
voor de archivarissen. Zij dienen, bij een
machtigingsverzoek, positief te adviseren
over de vervanging en de beheersomgeving
waar de digitale reproducties in terecht
komen. In de praktijk blijkt dat sommige
archivarissen eisen dat bij vervanging altijd
in kleur gescand wordt.
Deze verschillen tussen de regelingen
leiden bij zorgdragers, archivarissen en
degenen die de machtiging moeten verle
nen tot onduidelijkheid, onzekerheid en in
sommige gevallen zelfs onenigheid. Vooral
de combinatie van scannen in kleur, bij
300 dpi en zonder compressie, is een heikel
punt, doordat de bestandsomvang van de
reproducties heel groot wordt. In sommige
gevallen zelfs zo groot dat de bestanden
onbruikbaar worden, omdat ze niet over
het netwerk opgehaald kunnen worden of
omdat het interne geheugen van de pc's te
klein is om ze te kunnen openen.
In een poging om meer duidelijkheid en
overeenstemming te creëren, organiseerde
de Provinciale Archiefinspectie Noord-
Brabant en Limburg eind september een
bijeenkomst waarin experts uit verschil
lende disciplines, overheidslagen en lan
den hierover met elkaar in discussie zijn
gegaan. Onder de deelnemers bevonden
zich vakgenoten uit de archiefwereld (erf
goedinspectie, provinciale archiefinspec
tie, gemeentelijke archiefinspectie, een
gemeentearchief en het Nationaal Archief),
EDP-auditors van de Belastingdienst, een
emeritus-hoogleraar archiefwetenschap,
een hoogleraar bewijs en bewijsrecht en
een imaging-consultant (zie kader voor een
volledig overzicht).
Om de discussie een beetje te stroom
lijnen werden de experts in eerste instantie
opgedeeld in twee groepen. De ene groep
kreeg een paar technische vragen voor
gelegd, zoals 'Wat zijn de bezwaren tegen
compressie?' en 'Wat is de beste manier om
de minimale kwaliteit van de reproducties
te waarborgen?' De andere groep mocht
van gedachten wisselen over vragen als 'Is
alle kleur altijd relevant voor de uitvoering
van ieder werkproces?', 'Is iedere vervan
ging waarbij de kleuren van het origineel
niet één op één worden gereproduceerd
onrechtmatig?' en 'Welke (juridische) eisen
bepalen de bewijskracht van gereprodu-
14
ceerde documenten?'
In de technische groep kwam men rede
lijk snel tot consensus: grote bestanden
zullen de komende jaren nog voor grote
problemen zorgen. Maar, compressie levert
slechts beperkte extra risico's op voor de
duurzame toegankelijkheid, mits aan een
paar voorwaarden wordt voldaan. Zo moet
het algoritme, dat uit het digitale bestand
weer een beeld op het beeldscherm gene
reert, gestandaardiseerd, gedocumenteerd
en open zijn. Overigens maakt het niet zo
heel veel uit of gebruik gemaakt wordt van
lossless of lossy compressie, als alle rele
vante informatie maar zichtbaar en bruik
baar blijft in de reproductie. Wel is het bij
het gebruik van lossy compressie cruciaal
om herhaalde compressie te voorkomen,
omdat de kans op het verlies van relevante
informatie dan heel groot wordt.
Altijd 300 dpi als minimale resolutie eisen
werd door een van de experts een "onereu-
ze eis" genoemd. We moeten bekennen dat
we in de Van Dale hebben moeten opzoe
ken dat 'onereus' zoveel betekent als 'druk
kend, bezwarend'.
De te gebruiken resolutie is, net als de mate
van compressie en de bitdiepte, afhanke
lijk van de originelen die gescand worden.
Hierbij is de kwaliteitsindex die in de pro
vinciale beleidsregels gebruikt wordt een
geschikt hulpmiddel om de minimale reso
lutie vast te stellen. In veel gevallen zal dan
blijken dat 300 dpi meer is dan eigenlijk
nodig is. Ten slotte, of eigenlijk ten princi
pale, werd vastgesteld dat dpi, bitdiepte en
compressie maar kleine problemen zijn. De
beheersomgeving waar de digitale bestan
den in bewaard worden, is van doorslagge
vend belang voor de betrouwbaarheid en
bruikbaarheid van digitale archiefstukken.
In de andere groep bleek het iets inge
wikkelder te zijn om tot overeenstemming
te komen. De discussie ging vooral over de
vraag of een financieel argument - in kleur
scannen levert grote bestanden op, die
duur zijn om te beheren - legitiem is om
sub-optimale, want zwart-wit, reproducties
te accepteren. Als je originelen weg wilt
gooien, moet je alles in het werk stellen
om deze zo precies mogelijk te reproduce
ren en daarbij zijn de kosten van secundair
belang. Daar werd aan toegevoegd dat de
Archiefwet inderdaad alleen eist dat kleu
ren gereproduceerd worden als ze signifi
cant zijn, maar dat het heel lastig is dit in
alle gevallen vooraf vast te stellen. Daar
werd tegenovergesteld dat het aan de zorg
drager is om een werkwijze te kiezen die
binnen de kaders van de wet het beste bij
de eigen bedrijfsvoering
past. Als de zorgdrager
heeft vastgesteld dat hij
'genoeg' heeft aan zwart
wit reproducties, dan zij
dat zo. Toezichthouders
moeten vermijden om tot
in detail voor te schrijven
op welke manier een zorg
drager zijn vervangings
proces moet inrichten.
Ten slotte werd ook in
deze groep vastgesteld, dat
de betrouwbaarheid van
de reproducties met name
afhangt van de manier waarop ze tot stand
komen én daarna beheerd worden.
Aan het eind van de middag leek er in
ieder geval consensus te bestaan over de
volgende zaken. De beheeromgeving waar
de digitale reproducties in terechtkomen
- DMS, RMA, digitaal depot, noem het wat
je wil - is veel belangrijker dan bitdiepte,
resolutie en compressie. Verder is het uit
gangspunt van de Archiefwet dat voor het
proces relevante informatie moet worden
gereproduceerd. Dus als kleur geen signi
ficante betekenis heeft, hoeven de repro
ducties niet in kleur. Dat betekent ook dat
de scanresolutie afhankelijk is van kwa
liteit van het origineel; bij kleine signifi
cante details dient in een hogere resolutie
gescand te worden dan bij grotere details.
Maar uiteraard mag een zorgdrager er voor
kiezen om alle bestanden in kleur en met
een hoge resolutie te scannen. Een derde
punt van overeenstemming: mits aan een
aantal voorwaarden voldaan wordt, vormt
het comprimeren van bestanden geen
extra bedreiging voor de duurzame toe
gankelijkheid van de bestanden. In de con
cept-Archiefregeling 2009 wordt compres
sietechniek ook toegestaan op voorwaarde
dat de digitale archiefbescheiden (blijven)
voldoen aan de eisen uit de regeling.
Nu we gezamenlijk de uitgangspunten
hebben vastgesteld, moeten die nog ver
taald worden naar de praktijk. Allereerst
zullen een paar dingen bijna vanzelf aan
gepast worden. Als de Archiefregeling 2009
in werking treedt, zal het verbod op com
pressie 'automatisch' uit de beleidsregels
geschrapt worden. Wellicht ten overvloede:
dit betekent dus niet dat altijd alle vormen
van compressie toegestaan zijn. Deze 'ver
ruiming' van de Archiefregeling betekent
vooral dat zorgdragers zich moeten verdie
pen in de toegepaste technieken en moeten
kunnen aangeven of aan de eisen uit de
regeling voldaan wordt. Daarnaast zullen
LOPAI en het Nationaal Archief opnieuw
bekijken of de verschillen in de huidige
regels ongedaan gemaakt kunnen worden.
Hierbij zal het dus vooral gaan om de eisen
voor de minimale resolutie en bitdiepte.
Ten derde zal in ieder geval de Provinciale
Archiefinspectie van Noord-Brabant en
Limburg de verantwoordelijkheid van de
zorgdragers blijven benadrukken. De zorg
drager wordt niet tot vervanging verplicht,
maar als hij hier wel voor kiest, is het
zijn taak om te verantwoorden op welke
manier hij aan de eisen uit de Archiefwet
voldoet, inclusief een goede beheeromge
ving. Overigens werken het LOPAI en het
WGA op dit moment samen aan een soort
normenkader op basis waarvan de beheer
omgeving getoetst zou kunnen worden.
15
digitaliseringen informatisering
Door Ingmar Koch en Jorien Weterings
Overheden die hun analoge archieven willen
vervangen door digitale reproducties worden
soms geconfronteerd met tegengestelde
of lastig te realiseren eisen. De Provinciale
Archiefinspectie van Noord-Brabant en
Limburg organiseerde daarom onlangs een
bijeenkomst waar verschillende deskundigen
met elkaar van gedachten konden wisselen
over de voorwaarden voor vervanging. Doel
van de bijeenkomst was om te komen tot uni
forme eisen bij de vervanging van archieven.
Dit artikel is een tweede bijdrage van
een korte serie over kwaliteitseisen aan
het scannen. Guido Dorssers en Johan
Kerver schreven in het oktobernummer
over de betekenis van kleur in scans.
In het decembernummer zal Hans van
Dormolen verder ingaan op MTF mee
ting, aantal pixels en formaat van de
originelen.
Heikel punt
Deelnemers aan de expertmeeting
Dhr. J. Bogaarts, senior medewerker Digitaal
Depot Nationaal Archief
Dhr. F. Boudrez, consulent digitaal archief,
Felixarchief Antwerpen
Dhr. ir. G. Dorssers, medewerker auditing
Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
Drs. M. Duijghuisen, directeur Regionaal
Historisch Centrum Eindhoven
Mevr. drs. M. van Gorsel, inspecteur
Erfgoedinspectie
Mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken,
provinciaal archiefinspecteur Noord-Brabant
en Limburg
Mevr. drs. S. Hoefnagel, provinciale archief
inspectie Noord-Brabant en Limburg
Dhr. D. Huisman, adviseur Digitale
Duurzaamheid Justitiële informatiedienst
Dhr. R. Jonker, gemeentearchivaris Leeuwarden
Prof. dr. F.C.J. Ketelaar, emeritus-hoogleraar
archiefwetenschappen Universiteit van
Amsterdam
Technisch en juridisch
Drs. I. Koch, provinciale archiefinspec
tie Noord-Brabant en Limburg
Dhr. J. Kuipers RE, RA, EDP-auditor
Belastingdienst
Prof. mr. J. F. Nijboer, hoogleraar bewijs
en bewijsrecht Universiteit Leiden
Dhr. L. van Oosterom, directeur Elveo
B.V. Imaging Architect
Mevr. E.A.T.M. Schreuder, senior mede
werker selectie en bestel Nationaal
Archief
Dhr. R.J. Suir, provinciale archiefinspec
tie Noord-Brabant en Limburg
Drs. J.C. de Vries, archiefinspecteur
Digitale Archivering provincie Groningen
Mevr. drs. J. Weterings, provincale
archiefinspectie Noord-Brabant en
Limburg
Dhr. H.J.C.M. de Wit RE, EDP-auditor
Belastingdienst
archievenblad
november 2009
Financieel argument
Consensus
En nu dan?
Foto Ross Mayfield.
Ingmar Koch en Jorien Weterings zijn beiden
beleidsmedewerkers bij de provinciale archief
inspectie in Noord-Brabant en Limburg. Ten
tijde van de expertmeeting en het schrijven
van dit artikel, lag de concept-Archiefregeling
2009 ter visie bij de EU in Brussel. Zie http://
ec.europa.eu/enterprise/tris/pisa/cfcontent.
cfm?vFile=i20090449NL.PDF (geraadpleegd op
5 oktober 2009).
november 2009
archievenblad
