Een wonderlijk registratuuistelsel
Archiefvorming in Riddekerk, 1813-1870
archieven en collecties
archieven en collecties
Het onderzoek bestond uit een
beschrijving van het beslissingscentrum
(ambacht en gemeente Ridderkerk) en uit
een analyse van een aantal werkprocessen,
zowel vóór als na 1811. Te denken valt
dan aan rechtspraak (alleen vóór 1811,
scheiding der machten), bestuur, finan
cieel beheer, armenzorg, wezenzorg en
openbare orde. Vervolgens maakte ik een
'diepteboring' in het archiveringssysteem,
namelijk welke methoden van opname,
opslag en toekennen van metadata wer
den gebruikt vóór 1811 en de perioden
1811-1821, 1822-1850 en 1851-1870.
De aanname was namelijk dat de Franse
tijd niet voor een schoksgewijze ver
andering in het openbaar bestuur en
de gemeentelijke administratie zorgde,
maar een niet meer te stuiten verande
ringsproces in werking zette, dat tevens
andere processen opriep of in gang zette.
Veranderde nadien immers niet de hele
samenleving en cultuur?
Binnen het bestuur van een ambacht
en een gemeente zijn verschillende werk
processen te ontwaren, die ieder neerslag
voortbrengen. Hoe werden deze archief
bescheiden bewaard vóór 1811? Uit deze
tijd is bijvoorbeeld geen correspondentie
bewaard gebleven. Naast het feit dat de
archiefvorming in een ambacht gering
was, ligt dat aan het in de loop der jaren
verloren gaan van de stukken en aan
het feit dat archiefbescheiden in het
archief van de ambachtsheer thuishoren.
Vermoedelijk is de archiefzorg in de loop
der jaren slecht geweest. Uit twee frag
menten van inventarissen uit de zeven
tiende eeuw blijkt dat de enige reden van
bewaring was dat de ambachtsheer zich
een bepaald besluit moest herinneren.
Alleen wat voor de bedrijfsvoering binnen
het ambacht waarde had, werd bewaard.
In deze periode doen zich drie veran
deringen voor in de administratie van de
gemeente Ridderkerk. Het eerste is de vor
ming van een serie notulen in 1812 door
de schout en gemeenteraad. Het tweede
is de vorming van een serie ingekomen
stukken vanaf 1811, die op chronologi
sche volgorde worden gelegd. Als laatste
zijn er de akten die vanaf 1820 bewaard
worden en een uniek volgnummer en
trefwoord mee krijgen, die later kunnen
worden gebruikt bij het maken van de
index. Hier is voor het eerst nagedacht
over een verbeterde wijze van opslag en
bewaring en ontstaat het begin van een
registratuurstelsel. Deze uitbreiding van
het archiveringssysteem, toename van
de hoeveelheid te bewaren archiefbe
scheiden en noodzakelijke aanpassing
van het registratuurstelsel heeft allereerst
een externe oorzaak. Het bestuur van de
plattelandsgemeenten werd in 1811 en
in 1816 bij Koninklijk Besluit gewijzigd.
In 1811 werd de schepenbank ontbon
den als gevolg van het beginsel van de
scheiding der machten. In 1812 ontstond
de gemeente uit het ambacht en bleef
het ambacht bestaan als een zogeheten
rompambacht met alleen nog maar water
staatstaken. In 1816 werd de bestuur
sinrichting van plattelandsgemeenten
geregeld. De bestuursorganen, zoals een
gemeente, hadden erg weinig autonomie en
daarom zijn er veel ingekomen stukken van
de hogere overheden. Hun aantal neemt toe
en de pakken worden steeds dikker.
Verschillende wijzigingen doen zich
voor, waaruit blijkt dat de dorpsadmini
stratie continu evolueert, maar stapsge
wijs, zeker niet met grote
sprongen. In de eerste plaats
begint de serie notulen van
de gemeenteraad in 1822
opnieuw, na een korte, niet
te verklaren onderbreking.
In de tweede plaats is er
vanaf 1845 een serie notulen
van de vergaderingen van
het college van B&W met
een alfabetische index voor
toegankelijkheid op langere
termijn. In de derde plaats
is er vanaf 1845 een regi
stratie van ingekomen stuk
ken, te kenmerken als een
agendastelsel type C, want
de ingekomen en uitgaande
stukken worden ieder afzon
derlijk chronologisch inge
schreven.
In 1851 doet de
Gemeentewet haar intrede
en laat de gemeentelijke
administratie een nieuwe
fase ingaan, want zij regelt
een mate van afhankelijk
heid en autonomie in rela
tie tot de centrale bestuurs
organen. Als gevolg hiervan
professionaliseert de gemeentelijke admi
nistratie. Op de notulen van de gemeen
teraad wordt vanaf 1852 een alfabetische
index gevonden. Een van de grote poli
tieke gevolgen van de Gemeentewet is dat
de gemeenteraad veel meer bevoegdheid
krijgt dan voorheen. De toenemende aan
tallen uitgaande stukken worden vanaf
1853 geregistreerd in correspondentie
boeken. Om de toegankelijkheid te waar
borgen, worden de onderwerpen in een
separaat boek ingeschreven onder de let
ters A (armenzorg), B (justitie- en politie
zaken), C (Nationale Militie en schutterij)
en D (algemene zaken).
Een laatste grote verandering in de
administratie is het verfijnen en aanpas
sen van het al genoemde agendastelsel C.
De in 1845 begonnen registratie van inge
komen stukken in de agenda deed maar
één ding: op volgorde van binnenkomst
de stukken inschrijven met als enige toe
gang een alfabetische index, verwijzende
naar het briefnummer. Iedere keer als er
een brief geregistreerd was, werd dit regis
ter aangevuld in een vuistdik boek, waarin
het zoeken naar ingekomen stukken las
tig was. Door de enorme toename van het
aantal ingekomen stukken na 1851 wordt
de vindbaarheid van de stukken gering.
Daarom wordt het agendastelsel geperfec
tioneerd en worden ingekomen stukken
geregistreerd in een 'eerste registratie' en
in een 'tweede registratie'. Tijdens de eer
ste registratie wordt melding gemaakt van
het stuk en op volgorde van het door de
secretarie toegekende nummer is het stuk
opgeborgen. Daarom blijft er sprake van
een agendastelsel en verandert het stelsel
zélf dus niet.
De tweede registratie is bedoeld om,
via een aparte agenda, de stukken snel
ler terug te kunnen vinden. Binnen deze
agenda maakte men een onderscheid op
sub-onderwerp. Bijzonder is dat, ondanks
de tweede registratie die zelf ook weer
subjes kent (want de agenda Armenzaken
is alfabetisch geordend en de Burgerlijke
Stand op 'onderwerp'), de ingekomen
stukken op de wijze van de eerste regi
stratie geordend bleven - het nummer
dat door de secretarie werd toegekend.
Men had dus een klapper kunnen maken
op alle ingekomen stukken,
maar men koos voor sub
agenda's. Want ze hebben
die vorm. Wat zal de achter
liggende reden geweest zijn?
Zoals gezegd, speelt als poli
tieke cesuur de - als gevolg
van de Grondwet van 1848
ingevoerde - Gemeentewet
van 1851 een rol. Wat het
belangrijke werkproces
'besturen' ook zeer beïnvloed
heeft, is de samenvoeging
in 1855 van de gemeen
ten Ridderkerk en Rijsoord
(in 1845 was Strevelshoek
al in Rijsoord opgegaan).
Bij de besprekingen is een
van de tegenargumenten
van Rijsoord dat de secre
tarie niet graag de admini
stratie uit handen geeft aan
Ridderkerk. Ook zou de te
verwachten toename van
te registreren stukken de
Ridderkerkse secretarie doen
vastlopen. Dat verklaart niet
elke verandering in de regi
stratuur, maar volgens mij is
de samenvoeging een impuls
geweest om het registratuur
stelsel verder te modernise
ren en te verbeteren. Dit geldt met name
voor de ingekomen en uitgaande stukken
en voor de notulen, die, zoals te zien is,
letterlijk bijna twee keer zoveel worden.
Een derde en laatste argument is de invoe
ring van de Onderwijswet in 1857, die
de gemeenten klaarblijkelijk een grotere
administratieve last bezorgde, want in de
registers van ingekomen stukken 'algeme
ne zaken', vanaf 1862, komen relatief veel
onderwijszaken voor.
Wat is de oorzaak van deze plotselin
ge wijziging in het registratuurstelsel na
1851 en hoe kan het dat het plaatsvindt
in een kleine gemeente? Ik heb niet kun
nen ontdekken of het samenhangt met
de komst van een ambitieuze klerk naar
Ridderkerk. Wél is aantoonbaar dat de
gemeentelijke administratie groeit en dat
het hoofdwerkproces 'besturen' complexer
wordt. Er wordt intensiever vergaderd en
de hoeveelheid archiefbescheiden neemt
navenant toe. Dit betreft externe facto-
'77 7/ 7'a-
V7 -/-H - 5
ren, terwijl een interne factor de samen
voeging van Ridderkerk met Rijsoord (en
Strevelshoek) is.
Uit dit alles blijkt dat voor de evolutie van
de gemeentelijke administratie meerdere
cesuren een voorname rol spelen, en niet
één cesuur zoals de Franse tijd - al is die
wél de gangmaker geweest. Kortom, voor
de groei van de gemeentelijke admini
stratie is een verklaring gevonden. Maar
waarom is nu uitgerekend dit registra
tuurstelsel gebruikt met een eerste en
tweede registratie? Terwijl het toch sim
peler had gekund? Het blijft vreemd.
18
19
gggg
Door Theo H. Vermeer
Van januari tot en met juli 2007 volgde
ik het duale semester van de master
Archiefwetenschap bij het Gemeentearchief
Rotterdam. De eerste module 'Organisatie
en Registratuur' had als onderzoeksobject
'Ambacht en Gemeente Ridderkerk'.
Ik kwam erachter dat de Franse tijd nog wei
nig invloed had op de archiefvorming, die
pas halverwege de negentiende eeuw een
metamorfose onderging. Ik ontdekte ook een
wijze van registratie van ingekomen stukken
die, zover het Gemeentearchief en mijn
scriptiebegeleider bekend, in geen enkele
andere gemeente is vertoond.
Vóór 1811
1811-1822
Bladzijde uit de sub-agenda Burgerlijke Stand van
de Gemeente Ridderkerk (foto's Gemeentearchief
Rotterdam).
c^y ~T,
c ss se r rs*
-V-
\/j~' S/-
Méi Af*»
Af') ..S., „Sy
s y
AV//
Sr /-■■/
X /?-.
Ji .4
/Vóp
1823-1850
1851-1870
Agendastelsel
Sub-agenda's
io
Conclusie
y,/v.*.j
V
IXHOt'D .X I fci'EH STl'I.
tff
/Sf; .ïC., 'J
tJ&êtsr
T
to /n/ to A..- -M. wUvytf xfc-..«./w <9?
y y 7
yjyr' nj x#
Ai ayr .y
't*
///Ai yyUji x,y../v /t.,/L.A
,//yó //.Ky«.,„ yt .X<xwW/ >.£/>-.
yj X,'™
y.y t,.e x
i/'t /i :,fi /r
/fijt /l /tf h Ic, i,
S\,~.
/(if //"- it, it t
ub
Ijl6
li 1 A
t - 77'..
Bladzijde uit de agenda van de Nationale Militie over de
jaren 1863-1865.
Theo H. Vermeer is medewerker Archieven
bij het Gemeentearchief Rotterdam.
Bij hem kan men zich ook melden als iemand
de niet vermelde voetnoten en bronnen mist
en die nodig heeft om de context te begrij
pen: t.h.vermeer@wanadoo.nl
archievenblad
oktober 2009
oktober 2009
archievenblad
