DEVENT it<fo
^JïUn f^jïïüq I
Het e-depot van Stockholm
voorzee
Developers Inventors in IT
araneavjirafimedia
Lijkt uw (digitaal) archief
op een doolhof?
Hét platform voor
multimediaal collectiebeheer
Pji. archiefburo
Stadsarchivaris Björn JordeTL: "We realize the people's rights"
Beeldbanken 'j
'S//M
'///s
Virtuele 'O'
Tel: (+31) 33 - 2992277
Fax: (+31) 33 - 2992270
office@deventit.nl
www.deventit.nl
Dieselweg 10
Postbus 60 3750 GB
Bunschoten
Archieven
en toegangen
Krantenklappers
en knipselarchieven
Museale
collecties
Microfiches en
-films
Akten en registers
tentoonstellingen
Gedrukte
bronnen
Botanische
collecties
Straatnamen
Bibliotheek
collecties
Uw bouwtekeningen overal
beschikbaar.
4*
aranea Offset aranea Repro
Wij helpen U van A tot Z (met 20 jaar ervaring)
buitenland
De eerste indruk die een bezoeker
krijgt van het Stadsarchief in Stockholm
is niet schokkend. Zoals we in ons land
gewend zijn, heeft ook de Zweedse hoofd
stad een archief dat stukken op papier en
perkament beheert van de middeleeu
wen tot heden, en dat beschikt over een
gebouw met de gebruikelijke kantoor
ruimten, een tamelijke lege studiezaal,
een tentoonstellingsruimte die op het
oog nauwelijks wordt bezocht en archief
depots as usual. Ook de directeur komt
tamelijk traditioneel over. Hij leidt ons
voor we zijn archief bezoeken eerst rond
door het monumentale stadhuis en ont
popt zich als stadshistoricus. Ook van
de presentatie van de website ben ik niet
echt onder de indruk. Weinig doorzoek
bare databases. Maar ik zit direct recht op
mijn stoel als Björn Jordell vol enthousi
asme begint te spreken over de ontwikke
ling van 'zijn' digitale depot.
In de herfst van 2007 begon het
archief met het project Navet of 'hub'. Met
dit project moet voor decem
ber van dit jaar een digitaal
archief voor Stockholm zijn
opgezet. Het model van het
Amerikaanse Open Archival
Information System (OAIS) is
daarbij leidend. Aan de basis
van het project staat het ste
delijke beleid om te komen tot
een volwaardige e-overheid,
waarbij de burger in principe
alle communicatie met de
overheid digitaal kan laten
verlopen. Het gemeentelijke
apparaat in Stockholm zal daartoe volle
dig op de schop gaan. In de werkproces
sen wordt, meer dan nu het geval is, de
digitale wereld leidend.
Binnen Navet wordt allereerst één digitaal
archief voor het gehele overheidsapparaat
gerealiseerd, maar daar blijft het niet bij.
Een gemeenschappelijk stedelijk digitaai
informatiepunt wordt hier volledig mee
vervlochten. Het digitale archief staat
straks zowel voor duurzaam en authentiek
behoud, als voor de bron waar gegoogled
kan worden naar zelfs heel actuele infor
matie. In principe zullen hier dus de
bekende archieftaken verzorgd worden.
Voor dit digitale archief in al zijn facet
ten is het Stadsarchief Stockholm straks
verantwoordelijk. Stadsarchivaris Björn
Jordell is daar bijzonder tevreden over.
Door de rol die het archief gaat spelen
in de beschikbaarstelling van informatie
aan het ambtelijk apparaat en aan bur-
gers, is het ontwikkelen
en in stand houden van
een digitaal depot goed te
verwezenlijken. Het gaat,
om in digitale termen te
spreken, werkelijk om een
'hub', een hoofdverbin
ding, die in handen is van
het Stadsarchief. Waar het
archief tot voor kort voor
al een rol op de achtergrond speelde als
bewaarplaats van historische bescheiden,
treedt het nu op de voorgrond en wordt
het de informatieleverancier bij uitstek
voor de burger. Die positie in de schijn
werpers zal, zo hoopt Jordell, leiden tot
een flinke verruiming van het archiefbud
get, ook voor andere zaken dan alleen het
digitale depot.
De openbaarheid van bestuur is
gediend met het digitale archief. Nu nog
moet een inwoner van Stockholm zich
voor recente overheidsinformatie wen
den tot afzonderlijke gemeentelijke dien
sten; straks kan hij via één overzichtelijk
digitaal archief het overheidshandelen
volgen. Natuurlijk blijven er beperkin
gen op grond van de wet- en regelgeving,
zoals de Wet op de geheimhouding en de
Wet op de bescherming van persoonsge
gevens. Met het stedelijke digitale archief
komt er een einde aan een praktijk waar
bij elke overheidsdienst een eigen archief
beheerssysteem ontwikkelde. Een praktijk
ook waarin te bewaren bescheiden wer
den uitgeprint en op papier aan het stads
archief werden overgedragen.
In Stockholm is het records continuum
straks realiteit want het digitale archief is
niet alleen bedoeld voor duurzaam behoud,
maar ook voor de lopende zaken; de resul
taten van de werkprocessen worden direct
in het digitale archief vastgelegd.
Tot het einde van dit jaar worden aan de
hand van pilots ervaringen opgedaan, in
principe wordt het digitale archief daarna
stap voor stap geopend voor de verschil
lende gemeentelijke sectoren.
17
PRINTEN
DRUKKEN
documentbehandeling, training en service
Burg. Verwielstraat 44a, 5062 GD Oisterwijk, 013-5211290,
www.voorzee.nl,oisterkwartier@voorzee.nl
WWW.ARANEAGRAFIMEDIA.COM
Archiveren, zoeken, bekijken, afdrukken en
distribueren van tekeningen uit uw tekening
archief wordt zo wel heel eenvoudig. U bespaart
veel zoektijd en ruimte met een digitaal
archief. Tegen ongekend lage kosten
digitaliseert en codeert Aranea uw
bestaande analoge tekeningen.
ARANEA - RONDE TOCHT 10 - 1507 CC ZAANDAM
TEL. 075- 61 69 219
Ordenen en beschrijven van archieven
Opslag en beheer in ons archiefdepot
Wegwerken van achterstanden
Adviseur voor al uw archiefzaken, documentmanagement en
kwaliteitsbeheer
Digitalisering
Begeleiding, training en opleiding van uw medewerkers
Neem vrijblijvend contact met ons op.
Door Fred van Kan
Dit voorjaar nam ik deel aan de bestuurs
vergadering van de SPA, de sectie voor
beroepsverenigingen van de ICA in
Stockholm. Dit gaf mij de gelegenheid om
een bezoek te brengen aan het Stadsarchief
Stockholm, waar het digitale archief momen
teel in hoog tempo wordt gerealiseerd.
Duurzaam en authentiek behoud
Het Stadsarchief Stockholm (foto Holger Ellgaard).
Björn Jordell, directeur van het
Stadsarchief Stockholm (foto
gemeente Stockholm).
Realiteit met beperkingen
Fred van Kan is directeur van het Gelders
Archief en voorzitter van de KVAN.
oktober 2009
archievenblad
