DOX
I
^Support
U kunt ons inschakelen voor:
DIGITALISEREN
INDEXEREN
CONUERSIESLAGEN
UIJU.GMSNL.COM
Vervolg van pagina 13
attributen automatisch worden toegekend. Het
gebruik van templates en sjablonen voor het
beschrijven van werkprocessen draagt hieraan
bij. In RDFa worden de relaties tussen documen
ten vastgelegd met een relatie-attribuut. De hië
rarchie tussen documenten ligt dan vast.
Reageren? Job.sueters@hotmail.com
Een analyse van de theoretische en prakti
sche problemen bij de (digitale) toegankelijkheid
van gemeentelijke code-archieven, op basis van
een literatuuronderzoek en een onderzoek van
de casusorganisatie 's-Hertogenbosch, levert drie
conclusies op. De beperkte toegankelijkheid van
code-archieven wordt veroorzaakt door:
- De scheiding tussen registratuur en archief
bewaarplaats in het levensloopmodel met
desastreuze gevolgen voor het semi-statisch
archiefbeheer;
- De verschillende interpretaties van toeganke
lijkheid;
- Het geleid zoeken in de klassieke inventarissen
botst met de ongeleide zoekvraag van de (digi
tale) archiefbezoeker.
Het recordscontinuum-model moet meer en beter
toegepast worden bij het ordenen en beschrijven
van papieren archiefbestanddelen in een digitale
toegang, ongeacht fase, functie en gebruiker van
de archieven. Bij de digitale toegankelijkheid in
archiefbewaarplaatsen dient bovendien, in aan
sluiting op de registratuur, meer aandacht te
Het recordscontinuum-model moet meer
en beter toegepast worden bij het ordenen
en beschrijven van papieren archiefbestand
delen in een digitale toegang.
zeer nuttig zijn om archiefbescheiden makke
lijker en sneller te kunnen vinden. Meer info:
http://members.lycos.nl/verheesdatabase/
Reageren? e.verhees@nijmegen.nl
Hoe werkt een afdelingsarchief aan toe
gankelijkheid en beheer bij een groot bedrijf?
Dit heeft Zwier onderzocht bij de afdeling
Procesbeheer bij NUON. Medewerkers blijken
moeizaam informatie terug te kunnen vinden.
Een duidelijke ordening van de informatie, die
voor alle medewerkers begrijpelijk is, is de oplos
sing. Daarnaast dient het informatiebeheer beter
Archiveren 'zit tussen de oren'.
georganiseerd te worden, zodat een duurzame
informatievoorziening wordt gewaarborgd. Het
onderzoek is gericht op de knelpunten in de
dagelijkse praktijk van de medewerkers en lei
dinggevenden. Goed archiefbeheer is volgens
Zwier vooral een kwestie van mentaliteit, ofwel
archiveren 'zit tussen de oren'. De aanbevelin
gen sluiten aan bij de dagelijkse praktijk en bij
de archivistische regels. Een heldere en ondub
belzinnige ordening van het archief, met daarbij
de noodzakelijke procedures en werkinstructie, is
de basis voor het oplossen voor information retri-
val, versie-beheer en accountability. De afdeling
zou door het gebruik van het NUON-brede docu
mentmanagementsysteem Livelink een goede
stap zetten in de richting van duurzame archive
ring en een goed archiefbeheer.
Reageren? sanne.zwier@uwv.nl
komen voor de kwaliteit van het 'zoeken en vin
den' en de inzet van moderne zoekstrategieën en
technische hulpmiddelen. Verhees heeft voor
beelden van zoekfuncties in digitale toegangen
gepubliceerd. Het gebruik van de (gestandaardi
seerde) VNG-thesaurus kan voor het toekennen
van archivistische metadata bij de beschrijving
oktober 2009
PROJECTBUREAU VOOR DOCUMENTAIRE
ONDERSTEUNING EN CONSULTANCY
Postbus 18, 1474 ZG Oosthuizen
Tel.: 0299-40 21 30 Fax:0299-40 21 31
http://vwwv.doxsupport.nl E-mail: info@doxsupport.nl
DOXsupport is een landelijk werkende organisatie, die zich bezig houdt met dienstverlening op het gebied van (documentaire) informatievoorziening.
Onze klantenkring bevindt zich voornamelijk binnen de overheid, alsmede non-profit organisaties. Aangesloten bij de branchevereniging PIM.
Alle middelen, kennis en ervaring worden door GMS ingezet bij het
digitaliseren van archiefcollecties - zeker als het gaat om cultureel
erfgoed. Unieke en dus kostbare archiefstukken die met de grootst
mogelijke zorg moeten worden behandeld en waarbij uiterst hoge
eisen worden gesteld aan het digitaliseren. Bureau Metamorfoze van
de Koninklijke Bibliotheek heeft GMS erkend als een kwalitatieve en
deskundige digitaliseringspartner. Een bevestiging van onze kennis en
kunde, die al onze klanten de garantie geeft van kwaliteitswerk.
Ernest Verhees
Verbetering van de digitale toegankelijk
heid van gemeentelijke code-archieven in een
archiefbewaarplaats
Sanne Zwier
Toegankelijkheid en behoud van een afdelings
archief in een groot bedrijf
Marieke de Haan is als coördinator communicatie en
contractactiviteiten verbonden aan de Archiefschool
van de Hogeschool van Amsterdam.
archievenblad
