@\YR\digit Group
Restauratieatelier
'De Tiendschuur'
Scan point
M R micro-imaging bv
M R ARCHIEFBEHEER
I EN OPSLAG
Telefoon: 013 - 46 41 777 Fax: 013 - 46 41 771
E-mail: tiendschuur@diamant-groep.nl
Bij calamiteiten buiten kantooruren:
06 - 538 96 318
onderdeel van Diamant-Groep Tilburg
I Archiefrestauratie
- ':i: Papierconservering
l 9 Charterrestauratie
Handboekbinderij
Vacuümvriesdrogen
Behandeling van brand-, roet- en waterschade
Calamiteitenservice
Inktvraatbehandeling
Insulindestraat 5, 5013 BA Tilburg
Postbus 4123, 5004 JC Tilburg
onderwijs en onderzoek
Het Arsip Nasional te Jakarta
(Indonesië) heeft opdracht gegeven
een methodiek te ontwikkelen voor het
beschrijven van archieven door archief
medewerkers. De methodiek is geba
seerd op de beschrijvingsstandaard
ISAD(G). Indonesië heeft van oudsher
een belangrijke rol gespeeld in een inter
nationale context, waardoor veel interes
sante archieven zijn gevormd. Het Arsip
Nasional beheert kilometers aan onbe
schreven en dus ontoegankelijk archief
materiaal uit deze voorbije eeuwen.
Indonesië heeft van oudsher een
belangrijke rol gespeeld in een interna
tionale context, waardoor veel interes
sante archieven zijn gevormd.
Dit materiaal is van onschatbare cultuur
historische waarde, ook internationaal
gezien. De archiefmedewerkers ontslui
ten onder meer archieven uit de kolo
niale periode. Deze archieven zijn voor
het grootste gedeelte Nederlandstalig,
een taal die vaak onvoldoende door de
Indonesische archiefmedewerkers wordt
beheerst om adequate archiefbeschrij
vingen te kunnen maken. Een project
groep heeft een casusarchief bewerkt,
waarbij een aantal praktische knelpun
ten naar voren kwam bij het beschrijven.
De methodiek is hierop aangepast en
verbeterd. Zo zijn meer velden opgeno
men waarin de fysieke kenmerken van de
archiefdocumenten beschreven worden.
Dit levert belangrijke extra contextinfor
matie over het archief op. De archivaris
sen zijn gewend om zeer gedetailleerde
archiefbeschrijvingen te maken op stu
kniveau. Dat geeft een grote kans op
misinterpretatie van een document. De
nieuwe methodiek zet in op generieke
beschrijvingen op een hoger niveau. Dat
komt de overzichtelijkheid en de duide
lijkheid van de inventaris ten goede.
Reageren? r.lassche@vhic.nl
Om de zichtbaarheid van de archie
ven binnen het historische en het erf
goedaanbod te verbeteren streeft de
erfgoedsector naar een publieksgericht
archiefbestel. Door gebrek aan kennis,
personeel en financiën moeten kleine
archiefinstellingen vaak nog een slag
maken. Reijm heeft hier in opdracht van
het streekarchief Rijnstreek onderzoek
naar verricht. Erfgoedinstellingen digita
liseren en presenteren massaal hun col
lectie digitaal, maar van eenduidigheid in
aanpak en methodiek is geen sprake. De
kans is reëel dat een project wordt wegge
concurreerd of offline gaat door aanhou
dende technische problemen (en kosten)
bij het onderhoud. Bij online publiceren
is het belangrijk goed te kijken naar de
levensvatbaarheid van het project en de
flexibiliteit waarmee de bestanden over
te zetten zijn. EAD biedt mogelijk de
oplossing. Het is applicatie- en platformo
nafhankelijk, waardoor archiefdiensten
zich onafhankelijker op kunnen stellen.
Daarnaast biedt EAD mogelijkheden op
het gebied van presentatie, zoeken, infor
matie-uitwisseling en samenwerking. De
zoekstructuren en presentatiemogelijk
heden die binnen W3C zijn ontwikkeld,
Bij online publiceren is het
belangrijk goed te kijken naar de
levensvatbaarheid van het project en
de flexibiliteit waarmee de bestanden
over te zetten zijn.
kunnen snel toegepast worden. Dit kan
de zichtbaarheid van archiefinstellingen
in het informatieaanbod flink verbete
ren. Cultuureducatie, cultuurtoerisme,
publieksonderzoek, kwaliteitsmonito-
ring en doelgroepenbenadering bieden
goede mogelijkheden om het informatie
aanbod voor verschillende doelgroepen
te verbeteren tegen relatief lage kosten.
Samenwerking met andere (erfgoed)orga-
nisaties is juist voor de kleinere archie
finstelling gewenst. Het omslagpunt om
goed zelfstandig publieksgericht te kun
nen werken, ligt bij middelgrote archie
finstellingen; ofwel een personeelsbe
zetting van rond de 10,7 fte. Meer info:
www.w3.org
Reageren? reijm.j@woerden.nl
Job Sueters
Op welke manier kan kantoorsoft
ware automatisch metadata genere
ren voor digitale documenten? Sueters
onderzocht archiveringsfunctionalitei-
ten op toegankelijkheid en gebruik in
kantoorsoftware. In het recordsconti-
nuum winnen archiefbescheiden aan
informatiewaarde. Documenten spelen
Zonder een goed beheer en goede
structuur is toegankelijkheid van infor
matie een illusie.
een rol in verschillende werkprocessen,
mits zij te vinden, te lezen en te begrij
pen zijn. De organisatie is verantwoor
delijk voor de archiefbescheiden en haar
toegankelijkheid. Metadata beschermen
en structureren documenten. Metadata
kunnen handmatig worden toegevoegd
(kost veel tijd en is wisselvallig in kwa
liteit) of kunnen automatisch door kan
toorsoftware worden gegenereerd. De
toegankelijkheid van informatie neemt
toe als gezocht kan worden op gecontro
leerde metadata in combinatie met tuil
text search. Zonder een goed beheer en
goede structuur is toegankelijkheid van
informatie een illusie. Een Electronic
Record Manage System kan zorgen voor
toegankelijkheid en geordende informa
tie. Zeker als het ERMS is gebaseerd op
het metadatamodel van Dublin Core of
van ReMANO, én als de archivistische
Lees verder op pagina 15
13
Carlsonstraat 13 8263 CA Kampen
utilize your knowledge
Digitalisering backlogscanning
Automatische factuurherkenning en -verwerking
Alle gewenste formaten en documentsoorten
Zwart/wit of (sterk gecomprimeerde) kleurenscans
Scanning op locatie of extern
Scanning on Demand (SoD) i.c.m. archiefopslag
Beheer van uw digitale archief via ons ASP-model
tel: 0475-411170 fax: 0475-411741
info@scanpointnl.nl www.scanpointnl.nl
van bilsen consultancy
Archiefbewerking
Advisering
Interim- project management
Detachering
Opleiding
Applicatiebeheer
Implementatie DMS RMS
Van Bilsen Consultancy en Scanpoint Nederland zijn onderdeel van de
Samen sterk in Document Management!
Archiefopslag, beheer,
bewerking, selectie en
schoning van archieven
Document scanning en
microfilm
Professionals van huis uit
M R archiefbeheer en
opslag alsmede M R
archiefbewerking en selectie
zijn zusterbedrijven van M R
micro-imaging bv te Kampen
pilInlijstwerk
Archiefinrichtingen en
bewaarplaatsen
volledig conform de archief
wet.
Tele-archivering
Digitale dienstverlening
en oplevering.
Meestal sneller dan u
naar uw archief kunt
lopen.
Voor meer informatie:
M R archiefbeheer en
opslag bv
Postbus 360
8260 AJ Kampen
038-3326918
info@mr.nl
www.mr.nl
tel: 0475-411481 fax:0475-411741
info@vanbilsenconsultancy.nl www.vanbilsenconsuItancy.nl
Bellweg 11 - 6101 XA Echt
y Vervolg van pagina 11
Robin Lassche
Balanced Descriptions. A description
project at the Arsip Nationale Republik
Indonesia
Jolanda Reijm
Publieksgericht werken binnen kleine
tot middelgrote archiefinstellingen
Automatisch extraheren van metadata
uit documenten gemaakt met behulp
van kantoorsoftware
oktober 2009
archievenblad
