Eindscripties Archivistiel
jaar 2008
onderwijs en onderzoek
In samenwerking met het Archief-
en Documentatiecentrum (ADC) in
Kampen heeft Geelhoed een onderzoek
verricht naar de archivering van digi
tale documenten bij de kleinere protes
tantse kerkgenootschappen. Geelhoed
heeft literatuuronderzoek verricht en een
enquête gehouden onder 160 archivaris
sen en scriba's over hun werkwijze ten
aanzien van het digitale archiefbeheer.
Zijn belangrijkste aanbevelingen voor het
ADC zijn:
- Uitbreiding van de richtlijn voor ker
kelijke archivarissen en archiefvormers
met een digitale component;
- Actualisering van het archiefschema in
overleg met het werkveld;
- Zorg voor voorlichting over digi
taal archiefbeheer dat aansluit bij het
kennisniveau van het werkveld;
- Onderzoek de mogelijkheid van digi
tale archiefsystemen bij plaatselijke
gemeenten;
- Onderzoek of het zinvol is dat het ADC
zelf een recordsmanagementapplicatie
aanschaft en die inzet voor plaatselijke
kerken.
Reageren? mgeelhoed@tiscali.nl
Stadsarchief Breda. In een digitale onder-
zoeksomgeving staat het proces centraal.
Niet het aanbod van bronnen, maar het
proces van zoeken, vinden, interpreteren
Het proces van zoeken, vinden, inter
preteren en publiceren van informatie en
kennis is het kenmerkende aspect van
de digitale onderzoeksomgeving
en publiceren van informatie en kennis is
het kenmerkende aspect van de digitale
onderzoeksomgeving. Zowel actuele als his
torische informatie, onderzoek en discus
sies maken deel uit van de onderzoeksom
geving. Een digitale onderzoeksomgeving
is de plek op internet waar informatie
van en over historische onderwerpen
worden uitgewisseld. "Hoe richt je in een
digitale onderzoeksomgeving de instru
menten in waarmee een bezoeker zijn
onderzoeksproces kan ondersteunen?"
Dat is de vraag die in de scriptie centraal
staat. Literatuuronderzoek is verricht en
twee digitale onderzoeksomgevingen zijn
met elkaar vergeleken, te weten www.
footnote.com en www.a2a.org.uk. Jansen
concludeert dat er vele mogelijkheden
zijn om instrumenten aan te bieden
aan gebruikers van een digitale onder
zoeksomgeving. Bij de inrichting van een
onderzoeksomgeving dient een archief
dienst een heldere afweging te maken.
De keuze die een archiefdienst maakt, is
afhankelijk van het belang dat zij hecht
aan de vindbaarheid van documenten,
het gebruik en het beheer van instrumen
ten.
Reageren? ilsejansen@online.nl
Jansen onderzocht een digitale
onderzoeksomgeving in opdracht van het
Het bestaansrecht van bedrijfsarchi-
vering is gebaseerd op de invulling van
de bedrijfsdoelstelling rechtmatigheid.
De nadruk ligt op het kunnen afleggen
van verantwoording over daden uit het
verleden. De invulling van deze verant-
woording is onderhevig aan tijdbeeld en
cultuur. Bij centrale archivering dwingt
het bedrijf de eigenaren van processen
tot het afstaan van archiefbescheiden. Bij
decentrale archivering dwingt het bedrijf
de eigenaren van processen zelf de archi
vering te regelen en ondersteunt het dit
proces. Bij beide vormen van archivering
moet het bedrijf deze activiteit inbou
wen in een systeem, om op geïntegreerde
basis risico's te analyseren. De uitkomst
van deze analyses bepaalt namelijk of
er wel of niet een registratiesysteem in
een werkproces moet worden ingebed.
Bij zowel centrale als decentrale archi
vering is steun van het management in
de vorm van directieven een vereiste.
Ontbreekt deze dan komt een beheerste
bedrijfsarchivering niet tot stand. De
casusorganisatie - Corus IJmuiden - heeft
Bij zowel centrale als decentrale archive
ring is steun van het management in de
vorm van directieven een vereiste.
in de praktijk gekozen voor decentrale
archivering. De eigenaren van bedrijfs
processen hebben geen richtlijnen ont
vangen vanuit de centrale organisatie.
Het ontbreekt hen aan archivistische
kennis en inzicht die nodig is om als
archivaris te kunnen optreden. Om de
archieffunctie - verantwoord - te kunnen
vormgeven binnen het eigen werkproces
dient het bedrijf de juiste voorwaarden te
scheppen.
Reageren? erik@tua.tweakdsl.nl
Om de toegankelijkheid van beeld
collecties te vergroten, digitaliseren
bedrijven en erfgoedinstellingen hun
beeldcollecties. De casusorganisatie,
Veronica Story, streeft naar (her)bruik-
baarheid, duurzaamheid, toegankelijk
heid en online beschikbaarheid van haar
beelden. De Jong heeft de mogelijkheden
onderwijs en onderzoek
en voorwaarden onderzocht die duur
zaam behoud van digitaal beeld waarbor
gen. Het opzetten van een digitale beeld
bank is getoetst. Een digitale beeldbank
dient te voldoen aan eisen ten aanzien
van duurzaamheid, vindbaarheid, con-
textgegevens en metadata. Technische
metadata zijn belangrijk voor de duur
zaamheid. Beschrijvende metadata zijn
belangrijk voor de (her)bruikbaarheid en
toegankelijkheid. De Jong heeft op basis
van literatuur onderzocht welke eisen aan
software en hardware worden gesteld.
De functie van de beeldbank (veel raadple
gen of een duurzame opslag) is bepalend
voor de keuze van het bestandsformaat.
De Jong heeft bij de digitale beeldop
slag onderzocht bij het ANP, de Zeeuwse
Bibliotheek en Stichting Prentenkabinet
Van der Linden. Deze organisaties digita
liseren zelf hun materiaal, slaan beelden
op een server op en vragen bezoekers naar
aanvullende contextgegevens. De Jong
heeft de volgende aanbevelingen voor
het opzetten van een beeldbank:
- Stel een projectgroep samen vanuit alle
disciplines van de organisatie;
- Bepaal de wensen van de doelgroep;
- Achterhaal de rechten en de context-
egevens van de beelden;
- Vraag bezoekers aan de beeldbank de
contextgegevens aan te vullen;
- Gebruik voor het beheer van de origi
nelen de juiste opbergmaterialen;
- Maak voor de opslag een keuze in multi-
platform of platformonafhankelijk.
Reageren?jantine.de.jong@live.nl
In een digitale omgeving nemen
archiefvormers beslissingen over het
beheer en de waardering van archieven,
die gevolgen hebben voor belangheb
benden. Dat geldt ook voor de over-
heids-organen. Ministeriële regelingen
schrijven 'selectie aan de bron' zelfs
impliciet voor. Van een overheids- of
semi-overheidsorgaan mag verwacht
worden dat zij rekening houden met de
verschillende maatschappelijke belangen
bij archieven. Dit onderzoek brengt de
belanghebbenden en hun belangen bij
archieven in beeld. De kernvragen zijn:
Wat zijn de verschillende belangen bij
overheidsarchieven in de rechtsstaat? Wie
zijn de belanghebbenden? Hoe kunnen
overheidsorganisaties hun archiverings
systeem naar de verschillende belangen
inrichten?
De rechtsstaat heeft zich ontwikkeld in
reactie op veranderingen in de maat-
Van een overheids- of semi-
overheidsorgaan mag verwacht worden
dat zij rekening houden met de
verschillende maatschappelijke
belangen bij archieven.
schappelijke omgeving. De recente ont
wikkelingen ten aanzien van de rechts
staat leiden tot nieuwe visies op het infor
matie- en archiefbeleid van de overheid.
Meijer heeft de belanghebbenden bij
archieven in de rechtsstaat onderzocht:
de archiefvormer, de burger, de centrale over
heid, het werkveld en historici. Per archive-
ringsproces is aangegeven hoe de (over-
heids)organisatie rekening kan houden
met hun belangen bij de inrichting van
het archiveringssysteem. De overheids
organen zouden daarvoor de volgende
maatregelen kunnen treffen:
- Criteria vaststellen in de archief-
beheersregels die rekening houden met
de verschillende belanghebbenden;
- De archiefvormer dient op de hoogte te
zijn welke gegevens voor de organisatie
van belang zijn voor verantwoording;
- Zorg dragen voor blijvende toegan
kelijkheid en begrijpelijkheid van het
archief voor onderzoekers met verschil
lende achtergronden;
- Richtlijnen opstellen voor de openbaar
heid van de recente archieven bij de
organisatie;
- Rekening houden met burgerlijke
informatierechten bij het opstellen van
selectielijsten;
- Bij automatiseringssystemen rekening
houden met publieke verantwoording.
Reageren? joeri.meijer@bureau.knaw.nl
Wat zijn de voor- en nadelen zijn van
het gebruik van Open Standaarden en
Open Source Software voor archiefinstel
lingen en DIV-afdelingen? Mugie heeft in
opdracht van het Gemeentearchief Ede
onderzocht of Open Source Software een
alternatief kan zijn voor de archiefsoft-
ware. Open Standaarden zijn metadata-
standaarden en open bestandsformaten.
Metadatastandaarden beschrijven archie
ven en hun context. Zij zijn nodig om
de toegankelijkheid en interoperabiliteit
van archieven te waarborgen. Een archief
kan inhoudelijk worden beschreven met
ISAD(G) of met EAD. Een archiefvormer
kan inhoudelijk worden beschreven met
ISAAR(CPF) of de XML-implementatie
EAC. Dublin Core is geschikt voor inter
operabiliteit met de rest van de erfgoed
sector. Een open bestandsformaat is een
bestandsformaat dat is goedgekeurd door
een non-profitorganisatie, is gepubli
ceerd en ter beschikking gesteld op basis
van royalty-free, en geen beperkingen op
het hergebruik heeft. De overheid stelt
het gebruik van open bestandsformaten
als norm en zorgt voor leverancierson
afhankelijkheid, toegankelijkheid, inter
operabiliteit en digitale duurzaamheid.
Goed bruikbare open bestandsformaten
zijn HTML, TIFF, PDF/A en ODF. Open
Source Software is een economisch en
juridisch model voor softwareontwikke
ling waarbij de broncode vrij beschikbaar
is en de licentienemer het recht heeft de
broncode te wijzigen en te verspreiden.
De grootste voordelen zijn dat de leve
ranciersonafhankelijkheid, het ontbreken
van licentiekosten en de ondersteuning
van Open Standaarden. Er is nog geen
bruikbare Open Source archiefsoftware
in Nederland. Bekende Open Source
Software voor DIV-afdelingen zijn Alfresco
en Typo3. Voor repositories bestaat onder
andere DSpace en Greenstone.
Reageren? hfmxyz@gmail.com
Lees verder op pagina 13
oktober 2009
11
§111
In 2008 behaalden 11 van de 32 studenten
Informatie Media het diploma Archivistiek B,
naast het bachelordiploma Media, Informa
tie en Communicatie aan de Hogeschool van
Amsterdam. Zes van hen zijn werkzaam als
archivaris in het archiefwezen en vijf in de
documentaire informatievoorziening bij de
overheid of in het bedrijfsleven. Hieronder de
samenvattingen van hun scripties.
Marien Geelhoed
Digitaal archiveren en kerkelijke
archieven
Duurzaamheid van een digitale beeld
collectie. Hoe kun je de duurzaamheid
van een digitale beeldcollectie waar
borgen?
Ilse Jansen Erik de Jong
"Waar vind ik de stamboom van mijn De kern van Corus
familie?". Een onderzoek naar de vind
baarheid, het gebruik en beheer van
instrumenten in een digitale onder
zoeksomgeving
Jantine de Jong
Door Marieke de Haan
archievenblad
oktober 2009
Joeri Meijer
Belangen en belanghebbenden bij
archieven in de rechtsstaat.
Verslag van een afstudeeronderzoek
naar de verschillende belangen bij
archieven in relatie tot de rechtsstaat
Hade Mugie
Archieven open u! Open Standaarden
en Open Source Software in de archief
wereld
archievenblad
