Regionaal Archief Nijmegen introditeert de Archiefwizard
S
1
i 1
1 J
U
dienstverlening
dienstverlening
Het hoofddoel van de Archiefwizard
is het leiden van de onervaren digitale
bezoeker naar de voor hem relevante
bronnen door middel van een systema
tische manier van zoeken. Terwijl studie
zaalmedewerkers de fysieke klant bij zijn
eerste bezoek helpen, laten archieven op
internet de klant meestal aan zijn lot over.
De bezoeker krijgt vaak verschillende
collectie-afhankelijke zoekschermen
voorgeschoteld waarin een trefwoord
ingevoerd kan worden. Welk zoekscherm,
of, als alle collecties tegelijk doorzocht
worden, welke treffers nu het meest van
belang zijn, blijft onduidelijk. Het is dus
maar de vraag of de digitale klant door
middel van dit 'vrije zoeken' wel bij de
juiste gegevens komt en antwoord krijgt
op zijn vraag.
Julia Romijn-Wixley en Aron de Vries
besteden in hun scriptie Eigentijdse toe
gankelijkheid aandacht aan de problemen
van de digitale archiefbezoeker.2 Eén van
de te overbruggen kloven is die tussen de
inhoudelijke vraag en de noodzakelijke
vertaling hiervan in een query voor het
zoeksysteem. In de digitale situatie valt de
persoonlijke hulpvraagbegeleiding weg.
De Archiefwizard probeert precies dit gat
op te vullen.
Begin 2008 kreeg het RAN de moge
lijkheid van de gemeente om een pilot
te draaien voor een nieuw te implemen
teren programma - 'Tripleforms' - voor
webformulieren. Dit sloot goed aan bij
de het reeds opgestarte traject voor een
klantvraaggeleidingssysteem. Tripleforms
is gemaakt voor het ontwerpen van
vragenbomen en wordt veel gebruikt
door overheidsinstellingen voor het over
zetten van papieren (aanvraagformulie
ren naar internet.
Het RAN stond vooral de vraaggeleiding
bij het boeken van zoiets als een vlieg
reis of vakantie op internet voor ogen.
Aan de hand van de door de bezoeker
opgegeven criteria (stad, periode, klasse)
biedt het systeem de beschikbare vluch
ten die eventueel tot een transactie leidt.
Vergelijkbare stappen komen ook terug in
de Archiefwizard.
De meeste processen en aanvraag
procedures waar webformulieren voor
worden ingezet, zijn redelijk rechtlijnige
vragenbomen met soms enkele splitsin
gen en dus andere vervolgvragen. Het
bekendste voorbeeld is het digitale belas
tingformulier waarin je na vraag 21 auto
matisch doorgaat naar vraag 26 omdat de
vragen 22-25 voor jou niet relevant zijn.
De twee scenario's die we voor Geleid
Zoeken ontwikkelden - voor genealo
gisch en historisch onderzoek - bleken
veel gecompliceerder met een uitgebreide
vragenboom en veel achterliggende data
en berekeningen tot gevolg. Beide scena
rio's zijn verdeeld in drie stappen: 1) De
specificatie van de onderzoeksvraag; 2)
De verwijzing naar de juiste bronnen; 3)
De mogelijkheid voor evaluatie, contact
en transactie (aanvragen stukken, bestel
len kopie).
De eerste stap bestaat uit een aantal
meerkeuzevragen over de context van de
inhoudelijke vraag.
Deze specifieke vraag
zelf wordt dus niet
gevraagd door de
wizard. De vervolg
vragen of opties zijn
soms afhankelijk van
het in de vraag daar
voor gegeven ant
woord. Iemand die
op zoek blijkt te zijn
naar een geboorte
uit 1880 hoeft uiter
aard geen vragen te
beantwoorden over
de DTB-boeken en
zal hier ook niet naar
verwezen worden.
De bezoeker krijgt in
de wizard alleen rele
vante informatie.
vraag- en antwoordspel van de
studiezaalmedewerker en de beginnen
de archiefbezoeker. Deze maken samen,
al dan niet bewust, de vertaling van de
inhoudelijke vraag naar de vraag naar de
bronnen, door aan de hand van bepaalde
criteria uit het totale aanbod het aantal
geschikte bronnen te beperken. Bij his
torisch onderzoek kan dit - zeer globaal
- op basis van de vragen waar, wanneer
en wat. Door vast te stellen over welke
plaats, welke periode en welk onder
werp de vraag gaat (de context), kan
aangegeven worden in welke bronnen
het antwoord (waarschijnlijk) te vinden
is. Dezelfde criteria zijn ook bij genealo
gisch onderzoek van toepassing, al betreft
het dan specifieke perioden (vóór of na
1810) en onderwerpen (geboorte, huwe
lijk, overlijden, adres). In de laatste vraag
van stap 1 kan de onderzoeker zelf nog
uit de beschikbare bronnen kiezen waar
hij of zij een verwijzing naar wil hebben
(de hoe-vraag). Bij elke type bron is er
een korte inhoudelijke toelichting met
informatie over de beschikbaarheid en
eventueel openbaarheid.
Bij het uitwer
ken van de eer
ste stap maakten
we zoveel moge
lijk gebruik van het
Bij de verwijzingen naar de bron
nen in stap 2 wordt per type bron aan
gegeven of deze wel of niet digitaal
beschikbaar zijn, met eventueel een link
naar de beschrijvingen van de relevante
archieven, afbeeldingen en publicaties.
Op basis van de opgegeven criteria vindt
er een filtering plaats uit het totale aan
bod van bronnen binnen het specifieke
type. Iemand die in stap 1 bij historisch
onderzoek heeft gekozen voor Beuningen
(waar), 1500-1800 (wanneer) en afbeel
dingen (hoe) krijgt in stap 2 een koppe
ling naar de beeldbank met daarin met
een als resultaten de beschikbare afbeel
dingen van Beuningen uit de periode
1500-1800.
De verwijzingen hoeven zich overigens
niet te beperken tot bronnen bij het
RAN. Er kan ook verwezen worden naar
andere instellingen of afdelingen van de
gemeente, bijvoorbeeld als het gaat om
archiefstukken die nog niet zijn overge
bracht. Mensen die een geboorteakte uit
1920 zoeken, krijgen dus een verwijzing
naar Burgerzaken voor het aanvragen van
een uittreksel en de bijbehorende voor
waarden.
Volgens planning kon begin juli 2008 de
Archiefwizard gepresenteerd worden, maar
we besloten de Archiefwizard nog low profile
aan te bieden en een jaar te benutten voor
het testen, evalueren en verder verbeteren,
mede op basis van ervaringen van bezoekers.
Een belangrijke les was bijvoorbeeld dat als
mensen in stap
2 zijn verwezen
naar een andere
pagina, ze niet
makkelijk meer
terugkeren naar
de Archiefwizard
en ook van stap
3 gebruikma
ken. Het was bij
het ontwerp al
bekend dat de
Archiefwizard
niet vaak door
dezelfde perso
nen gebmikt zal
gaan worden.
Ook iemand die
in de fysieke stu
diezaal door een studiezaalmedewerker een
paar keer is verwezen naar de vindplaats van
bijvoorbeeld de microfiches van de burger
lijke stand, zal de derde keer geen hulp meer
nodig hebben. De Archiefwizard heeft als
doel om mensen zelfstandig een onderzoek
uit te kunnen laten voeren.
De Archiefwizard zal wel altijd werk vergen.
Bij een uitbreiding van het aanbod van bron
nen in de studiezaal of op internet is het uiter-
het archievenoverzicht op systematische
wijze toegekend. De bij archieven meestal
ontbrekende trefwoorden vormen bij het
beeldmateriaal en de literatuur weer juist
de enige inhoudelijke ontsluitingsmidde
len. Deze zijn echter, zoals bij de meeste
archiefinstellingen, zelden of nooit geba
seerd op een vaste trefwoordenlijst of
thesaurus, en zeker niet op elkaar (collec-
tieoverstijgend) afgestemd. De mogelijk
heid om systematisch door een collectie te
zoeken is alleen in het archievenoverzicht
aanwezig.
Door het ontbreken van collectieoverstij-
gende, gestandaardiseerde metadata kan
de Archiefwizard bij het opgeven van alle
criteria alleen in het archievenoverzicht
de meest volledig gefilterde resultaten
tonen (op basis van waar, wanneer en
wat). Bij de bibliotheek blijft de filtering
noodgedwongen beperkt tot de plaats en
bij de beeldbank tot de plaats en periode.
Kortom, hier is nog heel wat (retro)werk
aan de winkel.
Met de ontwikkeling van de
Archiefwizard heeft het RAN een eer
ste stap gezet om de kloof met de digi-
aard noodzakelijk dat ook de Archiefwizard
wordt uitgebreid.
Het grootste probleem bij de verwij
zingen voor historisch onderzoek was de
inhoudelijke ontsluiting van de verschil
lende collecties (bibliotheek, beeldmateri
aal en archieven). Met name het ontbre
ken van een systematische indeling op
onderwerp bleek een struikelblok. Van alle
bronnen zijn in de meeste gevallen de
plaatsnaam, titel- en/of trefwoord opgeno
men. Bij foto's is vaak een datum of jaartal
gegeven en bij archieven de periode (loop
tijd). Boeken en artikelen hebben eventueel
een periode als trefwoord, zoals 'middeleeu
wen', 'gouden tijd' of 'negentiende eeuw'.
Het onderwerp is alleen bij archieven in
tale bezoeker te overbruggen. Verbetering
van de metadata van de collecties en van
de usability van de zoekmachines en uit
eindelijk de ontwikkeling van één digitale
studiezaal met alle huimiddelen bij elkaar
zijn de volgende grote stappen.
21
Door Ernest Verhees
Het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) intro
duceerde in juli 2008 de Archiefwizard, een
digitaal klantvraaggeleidingssysteem voor
archiefonderzoek.1 Uitbreiding en verbete
ring volgde in 2009. Dit artikel bevat een
overzicht van de uitgangspunten en ontwik
keling van de Archiefwizard.
Project Geleid Zoeken
Specificering klantvraag
CbMItNTl
tS H CEI Raadplegen beeldbank
001
1 1
Uitwerken
Vn)B««n V
pwats !"irm—i--'i
Straat V
Petiodc vanaf |l500~| t/m |l800~|
Alles (fleHetecteren
Q Arrows
Bewegend oeeXI
folngranscrw materialen
Ggöuw
Kaarten en plattegronden
Toon pagina.
1262 afbeeldingen gevonden)
oetónp nog nel digitaal txfel-.it baar
Documenttype:
De vismarkt aan de waai begin 19c eeuw. De vu
afgebroken m 1830. Spelende landen
Schildering op gias met gcaquardeerde achtergrond.
Nijmegen Achter de Vismarkt
1800 - 1830
Regionaal Archwr Nijmegen
rd aangelegd in 1633 en
Fotografische materialen
Fotograaf:
Documenttype:
Reproductie van een schilden] met daarop de Ktaanpoort. uitgegeven ais ansichtkaart
Nijmegen
1620 - 1630
Hoet. Fa. H. ten. Nijmegen
Foto
igtograhscne materialen
Beeldbank resultaat na het zoeken met de Archiefwizard, na het geven van de volgende
antwoorden: gemeente: Nijmegen, periode: 1500-1800, hoofdrubriek: Culturele leven,
subrubriek: Vrijetijdsbesteding en verenigingsleven, bronnen: Afbeeldingen.
(El
gen
^Mjchen «"«VIM y IJbbcrgWl j
(AfeaiPreeies> vVaarPreci» WoarPreoes yVMrPreoes cVVaarPrea
2sV~j 25^|2S^j-^ 20^25
..Beuwgen
es AtoarPreoes
y. SW60J
vmmi
Warneer
_SW80.1
IA] Burgert stond
S850.I
entkwo\
'-x a
1
ce Eice
ace ace
Vraagstructuur voor genealogisch onderzoek.
Verwijzingen
Verbetering en uitbreiding
Kloof overbruggen
Plaats (waar)
Periode (wanneer)
Onderwerp (wat)
in cijfers
als trefwoord
trefwoord
systematisch
Boeken en artikelen
X
X
X
Beeldmateriaal
X
X
X
Archieven
X
X
X
De inhoudelijke ontsluiting van collecties en bronnen.
Metadata
Ernest Verhees is archivaris bij Bureau
Dienstverlening van het Regionaal Archief
Nijmegen.
Noten
De twee varianten van de Archiefwizard zijn
te bereiken via de internetpagina van het
RAN (www.nijmegen.nl/archief) bij Historisch
Onderzoek en Genealogisch Onderzoek.
2 J.M. Romijn-Wixley en A.C.J. de Vries,
Eigentijdse toegankelijkheid. Rekening
houden met de competenties van archiefge
bruikers (2009) 56-5/ (te downloaden via
http://www.geju.ni/l/library/download/405).
20
archievenblad
oktober 2009
oktober 2009
archievenblad
